Salesforceの基礎 プロファイルについて知ろう
Salesforceのプロファイルって？
システム管理者として初めに覚える作業といっても過言ではないのが
「ユーザー登録」です。
ユーザー登録作業は基本的に登録してほしい情報をもらってその通りに登録する場合が多いと思います。
ですので、さほど難しい作業ではないです。
ですが、ここで気を付けなければいけないことがあります。
それが、プロファイルの設定です。
Salesforce初心者の方はそもそもプロファイルってなに？っと思っていますよね。
プロファイルとはSalesforceの認定アドミニストレーターの試験にも
プロファイルに関しての問題は多く出題されているくらいSalesforceにとってとても需要なものになりので、ここでも少し説明をしておきます。
※試験の出題率は公式サイトにて確認できます
プロファイルとはSalesforceを使うユーザーが何を目的に使うか？
どの部署に所属し、どのような業務を行うか？
に深く関係しています。
例えば、営業部の方用にsalesというプロファイルを作成したとしましょう。
salesのプロファイルには営業部が関係する取引先や商談を見れる権限を設定しています。
なおかつ、ホーム画面も営業部に関わるものだけ（売上表のグラフやその他営業に関わる情報）を表示するように設定してあります。
一つプロファイルを作成すれば営業部の方にこのプロファイルを設定してあげれば
登録の度に毎度毎度設定しなくても重要な部分は共有できるようになります。
Salesforceのプロファイル設定は間違えないで
プロファイルって間違うことあるの？っと思うかもしれませんが
実際の作業では複数名同時に登録の申請がきます。
この場合とてもヒューマンエラーが発生しやすくなります。
※もちろん業務ではダブルチェックやクロスチェックを行いヒューマンエラーを未然に防ぐようにしています
プロファイルを間違えても社内だけのミスでしょ？では済まないこともありますので、少し例を出して説明します。
人事の方
営業の方
上記2名分の登録時にプロファイルを逆に設定してしまうと
お互いが業務に関係ない情報を知れる状態になってしまい
情報漏洩のリスクが高くなります。
この情報漏洩を事前に防ぐセキュリティ面もプロファイルの役目の一部です。
プロファイルの権限ではで足りない場合は？
では、所属部署のユーザー全て（部長～新人）まで
同じプロファイルを設定しておけばOK？
もちろんそんなわけではないです。
部長だけには見れたり、作成したりできる権限を
新人に付与するとこれも大問題になります。
この場合はどうするのか？
そもそもプロファイルは「その部署で必ず必要な権限」や「その部署で基本的には必要になる権限」を設定するものだと思ってくれれば大丈夫です。
その他の権限は付与、ミュートをすることもできます。
例えば、部長や課長に合わして作成したプロフ
ァイルがあるとします。
係長を含め課長の部下にはプロファイル内にある権限の「決済申請書作成権限」と「決済申請書削除権限」を与えたくないと考えた場合、※権限セットグループを作成します。
※権限セットグループとは複数の権限を付与やミュートしたりを設定したグループで
作成した権限セットを付与すれば毎回個別に権限セットしなくて済む便利な機能です
これで部長や課長以外には使用してほしくない機能を制限できるようになります。
最後に
プロファイルはとても重要ですので、実際にハンズオンで作成、設定の練習をして
設定後の確認をすれば理解が深まると思います。
次回は実際のユーザー登録の手順の記事をしたいと思います。
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