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【n8nでなんでも自動化】請求書管理をStripe×HubSpot連携で業務効率を3倍にするn8nワークフロー

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はじめに

どうもこんにちは、のりまっくすです！

このNoteでは、僕が愛用している「n8n（エヌエイトエヌ）」というローコードのワークフロー自動化ツールを使って、どんなことができるのかをシリーズで紹介しています。

「何が嬉しいのか？」「どんな業務に使えるのか？」という視点を大切に、実用的なテンプレートや自作ノウハウを分かりやすくお届けしていきます。

少しでも「これ、使えるかも」と思ったら、ぜひフォローしてチェックしてみてください！

n8nってなに？

n8n（エヌエイトエヌ） は、プログラミングができなくても使える「ノーコード／ローコードの自動化ツール」です。
Google SheetsやSlack、Notion、ChatGPTなど、さまざまなサービスと連携しながら、業務やアイデアを自分の手でどんどん仕組み化できるのが魅力です。

無料で始められて、クラウドでも自分のPCでも使えるので、「まず試してみたい」という方にもぴったりです。

今回紹介するワークフロー

本記事では以下のワークフローについて解説します。

✅ こんな人におすすめ

  • Stripeでの支払い情報をHubSpotに手動で反映する作業に時間を取られている方
  • 経理および営業の業務効率化・人的ミス削減を目指すバックオフィス担当者
  • 支払い成功をリアルタイムでチーム共有し、業務を素早く前に進めたい経営者・マネージャー
  • 複数システム間のデータ連携を簡単に実現したい非エンジニアの方
  • ノーコードで業務フローの自動化に取り組んでいるn8n初心者〜中級者

🚀 このワークフローでできること

  • 請求処理の自動化とCRM連携: Stripeで請求書支払いが完了すると、HubSpotの該当案件（Deal）ステータスが自動で「支払い済み」へ更新されます。
  • Slackへの即時通知と情報共有: 業務進捗をチーム内にリアルタイムで自動報告し、経理・営業間の迅速なコミュニケーションが可能になります。
  • 情報不足やエラーの即座な検知と通知: PO番号未入力や該当案件の不在を検知すると、即Slack通知で対処促進。人的ミスや処理漏れの防止を徹底サポート。
  • Stripe、HubSpot、Slackという主要ツールの情報をシームレスに連携し、バックオフィス業務の時間を月20時間以上節約することも可能になります。

🧩 ワークフロー全体の流れ

🛎️ パート1: Stripeインボイス支払い検出

  • 目的: Stripeにおける請求書の支払い完了イベントを自動検知し、ワークフローを起動
  • 使用ノードと役割
    • Stripe Trigger (When Invoice Paid): Stripeから「invoice.payment_succeeded」イベントを受信し、支払い情報を処理に流します。

🔍 パート2: PO番号確認・有無判定

  • 目的: 支払い情報内のPO番号有無を判定し、ない場合はSlackへ即座にアラート通知
  • 使用ノードと役割
    • IFノード (If no PO number): PO番号が未記入の場合はSlack通知へ、ある場合は次パートへ進みます。
    • Slackノード (Send no PO Message): PO番号不足時に経理・営業チャンネルにアラートを自動投稿。

🔖 パート3: HubSpot案件探索と妥当性チェック

  • 目的: PO番号をキーとしてHubSpot内で対応するDeal（案件）を検索
  • 使用ノードと役割
    • HubSpotノード (Find Deal based on PO Number): HubSpot内の案件をPO番号で検索します。
    • IFノード (If no deal found): 該当Dealがない場合はSlackへエラー通知、ある場合のみ次へ進めます。

🎯 パート4: HubSpotの案件更新 & エラー通知処理

  • 目的: 該当案件のステータスを「Paid（支払い済み）」へ自動更新
  • 使用ノードと役割
    • HubSpotノード (Update Deal to Paid): 見つかったDealを更新し、支払い済み処理を完了。
    • Slackノード (Send Deal not found message): Deal未発見時、Slack経由でチームへ詳細付き即時エラー通知を実施。

📢 パート5: Slackで支払い処理完了の通知共有

  • 目的: 案件更新後、Slack内で処理完了の情報を即時共有
  • 使用ノードと役割
    • Slackノード (Send invoice paid message): Slackのチャンネルで支払い詳細（顧客名、取引額、PO番号など）を共有し、業務の視認性を高めます。

🛠 導入に必要な設定・API

Stripe連携

  • Stripeアカウントと「invoice.payment_succeeded」イベント用のWebhook設定
  • APIキーの取得とn8nへの登録（Stripeダッシュボードの開発者メニューから取得可能）
  • 請求書にカスタムフィールドとしてPO番号を設定できる環境

HubSpot連携

  • HubSpotアカウントとAPI認証情報（OAuth2またはAPIキー）
  • Dealオブジェクトにpo_numberプロパティが設定されている必要あり
  • 支払いステータスを更新するためのDealプロパティの設定

Slack連携

  • Slackワークスペースへのアクセス権と適切なチャンネルの設定
  • Slack APIトークンの取得とn8nへの登録
  • メッセージ投稿権限の付与

💡 ノード活用のポイント・Tips

Stripe Triggerの活用

  • 特定イベントだけを捕捉することで、不要な処理実行を避け、パフォーマンスを最適化
  • カスタムフィールドからPO番号を取得する際は、Stripeの管理画面でフィールド名と一致していることを確認

IFノードでの条件分岐の工夫

  • PO番号の有無チェックを最初に行うことで、無駄な処理を早期に回避し、エラー検知を効率化
  • 「IFノード」の早期判定活用は、エラーや漏れを業務フローの初期段階で把握しやすくする重要ポイントです。

HubSpot連携の最適化

  • Dealの検索条件にはpo_numberプロパティを指定し、正確な紐付けを実現
  • HubSpotのDeal検索・更新時は、プロパティ仕様をよく確認し、業務フローに合った設定調整を行いましょう。

Slackメッセージのカスタマイズ

  • attachmentsとfields機能を使って、見やすく情報価値の高い通知を設計
  • 成功・エラー・警告など状況別に異なる通知フォーマットで視認性を向上
  • 通知メッセージに動的データを挿入して、受け取り側チームの理解・対応スピードを向上させましょう。

📌 まとめ

このワークフローを導入することで、請求書の支払い状況をStripeからHubSpotへ自動反映させ、さらにチーム全体への情報共有までをシームレスに実現できます。手作業による情報転記の時間が削減され、人的ミスも防止できるため、バックオフィス業務の効率化に大きく貢献します。

最大のメリットは、支払いから状況更新、関係者への通知までの一連のプロセスが完全自動化されることで、チームメンバーは顧客対応や戦略的な業務に集中できるようになります。また、例外処理も組み込まれているため、問題が発生した場合も即座に関係者へアラートが届く仕組みになっています。

プログラミング不要で導入できるこのワークフローは、Stripe・HubSpot・Slackを利用している企業にとって、顧客管理と収益管理のプロセスを大幅に効率化するための強力なツールとなるでしょう。

最後に

いかがでしたか？このワークフローを使えば、請求書管理の手間が大幅に削減され、本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。私も実際に導入してから経理部門からの「更新してください」という連絡がぴたりと止まり、とても快適になりました。

これからもn8nで業務効率化できる様々なワークフローを紹介していきますので、もしこの記事が参考になったらぜひフォローしてください！また、n8nやBaaSツールについてわからないことがあれば、お気軽にコメントやDMでご質問ください。みなさんの業務改善のお手伝いができれば嬉しいです！

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