miroを使った付箋議事録とは - 議事録の苦痛を少しでも軽減したい

こんにちはみなさん

私は議事録を書くのがすごく苦手でして、議論の応酬があると、前の人が話したことを書きながら次の人の話を聞いて、それを書き出すころにはもう議論が次に進んでいる、なんてことが多々あります。
議事録では「だれが」「何を」言ったのかが大事になりますが、そんなの覚えてられません。
よく、新人に議事録を書かせるなんてありますが、こんなのもう特殊技能ですわ。

とはいえ、やらなきゃ始まらんこともあるわけで、すこしでもその苦痛を軽減するために、自分でやっているmiroの付箋を使った議事録を紹介したいと思います。

準備

miro

オンラインホワイトボードと銘打たれたWEBサービスです。
https://miro.com/ja/
正直、こいつのおかげでリモートやれたといっても過言ではありません。

付箋

miroではホワイトボード上に付箋を張り付けることができます。

付箋には簡単な文章を書くことができます。あまり長すぎると読みにくくなったり、入力できなくなるので、適宜新しい付箋を使うなりしましょう。

付箋のタグ

付箋にはタグをつけることができます。

感覚的にわかるようになっています。
今回は議事録を作るので、タグには人の名前とか識別子をつけておきます。

フレーム

フレームを作って、付箋やその他の絵を一つのまとまりの中に入れられます。

フレームは結構便利でして、まとまりの中にある付箋を一気に移動させることもできるのでいろいろ試してみるといいでしょう。

付箋議事録

議事をとる

付箋議事録を実践してみましょう。
まず、図のようにフレームを用意し、さらにあらかじめ参加者名のタグをつけた付箋をフレームの外に用意しておきます。
フレームはある程度横に幅をとります。

私はテーマのまとまりごとに一つ付箋をつけていますが、なくてもいいです。

ミーティングが開始したら、議事をとるわけですが、やり方としてはしゃべっている人のタグの付いた付箋をAlt+ドラッグでコピーしながらフレームの中に持ってきて、その内容を書き込みます。話が長ければ要約するなり、新しい付箋を持ってくるなりして対応します。
別の人が話し始めたら、その人のタグが付いた付箋を持ってきます。
話が続いている場合の新しい付箋の位置は、直前の付箋の右隣に置くようにしてください。
話が変わった場合は、一つ下の段から付箋を貼るようにしてください。
話が続いていて、フレームの右まで付箋が埋まったら、一つ下の段に移動して付箋を貼っていきます。

とにかく付箋の貼り方は左から右、上から下です。
こうしておくと、後で便利になります。

議事を出力する

付箋で議事録を作るだけでも随分と見やすいですが、世の中にはこれを文章でほしがる人もいるわけです。
そこで、この付箋を文章にしてみます。
やり方は簡単で、フレームのタイトル部分を選択してCtrl+Cでコピーした後、適当なところに貼り付けるだけです。

これを貼るとこんな感じです。

第n会 採用相談会

採用活動について  
どうすればうちにたくさん応募してくれますかね [niisan] 
登壇したり、記事をいっぱい書いて知名度を上げるとか [yamada] 
SNSの活動も大事な気がする [yamada] 
採用活動のふりかえり  
採用活動の振り返りってやってるんですか？ [niisan] 
やってるよ [yamada] 
その議事録って見れます？ [niisan] 
ドライブにあったはず。採用で検索してみて [yamada] 
ありました [niisan] 
よかった [yamada] 

なんと付箋の中身を展開して、文章に起こしてくれます。
しかも、タグ付きです。
あとはちょちょいと整理してやれば立派な議事録の完成というわけです。
付箋の貼る方向を気にしていたのは、文章出力の際に、いい感じに出力してもらうためでした

まとめ

要するにmiroがすごいっていう話ですな。
いや、javascriptというかchromeの音声認識使って議事録自動生成できないか試したんですが、えらいことになっちゃいまして。。。

まあ、便利なツールは便利に使うに限ります。
miroは本当にいろいろやれますので、皆さんも使って、いろいろな使い道を発見してみると面白いと思います。
それでは今回はこんなところです。