はじめに
日々楽しくEMできてますか?
記事タイトルがいきなり煽っててすみません🙇が、今年は、以下の気になる本が出ており、そこから記事のタイトルをつけてみました。
ちなみに、前者は、データ分析して見えてきた管理職の心理的負担やタスク量的負担の増加、その増加に対する時代背景を踏まえた分析、解決法のアプローチまで記載されています。後者は、課題に対する着眼点とHowがつまった書籍です。個人的には、前者の書籍の分析部分が、見たことのない切り口だったので面白かったです。
さて、話を戻すと、このような似たタイトル（＝「罰ゲーム」「無理ゲー」と表現されている部分）の本が出ていることからも、管理職であるEMのみなさんは、「心理的負担やタスク量的負担の増加」を感じてらっしゃるかもしれません。
私も、日々多くのタスクを抱えています😄
ただ、私は、日々楽しんで課題解決に取り組めています。
この点に、ギャップあるな🤔と感じたので、本記事を書いてみることしました。
弊社のEMのタスクとは？
弊社のEMのミッションは『開発組織を適応させて、組織の能力を最大限に引き出すこと』です。
※会社ごとにEMのスコープは異なります。
もう少し細かく言い換えると、開発組織に対して、さまざまな手段(チーム構造変化、採用、育成、PMO、予実管理、制度設計、パートナー・オフショア体制 etc.)を駆使して、組織の外部環境の変化(他組織の機能、事業、業績、予算、技術進歩 etc.)に「適応」させ、最大限の成果が出るように手助けする事が求められていると考えています。その中には、チームや組織の間に落ちるような誰のタスクか？わからないタスクを上手く拾う場面も含まれています。
このような「適応」の為に、日々さまざまなEMのタスクが生まれてきます。
「適応」できたら、みんながハッピーになるので、めちゃめちゃやりがいがあります。💪
ただ、弊社は、組織は50名規模で、EMチームは、SeniorEMの私1名＋派遣社員のEMアシスタント2名です。私も人の子なのでパワーは有限で、すべてのタスクを解決しようとすると、まさに「無理ゲー」です😄
そこで、EMタスクにどう対応しているのか？について、今回は大きく2つのTipsについて纏めてみました。
Tips1:定型化できるタスク
定型化できるタスクは手順化して、EMアシスタントの皆さんに運営してもらい、ほぼ確認だけで物事が進むように仕組み化しています。
定型化業務は、100業務を超えてます。
例えば、ID管理、採用アポ調整、社員・業務委託者の管理、契約管理、コスト予実管理・購買申請、定例会議の運営準備、事務的なオンボード、データ集計などなど。エンジニアにはなるべくコード書いてもらうための時間を確保したいので、ID管理なども可能な限りEMチームで対応しています。
日々、EMアシスタントさんには、本当に助けられており、感謝しかないです。🙇
定型化できるタスクをお持ちのEMの皆さんにはオススメです。
Tips2:それ以外の本来EMがやるべきタスクへの対応
次に、どうやって大事なタスクに、EMのワーク時間を当て続けられるか？が課題となります。
シンプルな解ではあるのですが、弊社では、EMタスク一覧を使って、CTO,CPO,GM(AI Hub.)とSEM(私TechDivのGM)の4名で日次の30分会議を実施しています。
会議では、課題に対する解像度を上げるためのディスカッションして言語化したり、たたき台を確認したり、タスク一覧をその場でUpdateして議事録を残しつつ、直近やるべきことだけに集中して対話して進めていってます。
上記には、以下の色々な考え方が詰まってますので、以下で紐解きます。
優先順位を決めて、大きめタスクのマルチタスク化を防ぐ
大きめのタスクを複数抱えすぎると、タスクの切り替え毎に、段取り時間、脳の切り替え負担が増えるので、疲れる割に仕事が進まない構造を生んでしまいます。また仕掛りのタスクが多くても、何も進んでいないのと同じです。そのため、この会議では「組織として」のタスクの優先順位を決めるのがポイントとなります。優先順位で迷うムダをなくしています。
参考としては以下。
直前やることだけに集中
直近やるべきことだけに集中するのは、まさにScrumのPBLの作り方で、直近のタスクほど明確化し、あとで良いと判断したタスクに時間を使わないようにしています。Max30分の会議なので、重要順に会話します。自ずと優先度低いものは後という構造になり、脳内からタスクを追い出せます。
不確実性を下げ、解像度を上げる
このレイヤーでのタスクは、不確実性・抽象度が高いものも多く、AといったらBのような簡単な答えでないものも多いです。参加者のバックグラウンドも違ったり、経営会議などタスクが生まれた会議などに出ていた方に背景を聞かないとわからないものもあります。そのため、対話をすることで、素早く解像度を上げて、不確実性を下げ、アウトプットの手戻りを減らしつつ、組織マネジメント行う我々の目線を合わせています。
参考としては以下。
たたき台をα版で持ち込む
日次で会議を行っているので、ゆるいたたき台になってしまう😅場合もありますが、この場でサクッとみてもらって、会話して仕上げていくこともしています。早い段階で見てもらえば見てもらうほど、ブレなくなるので、非常に助かっています。
参考としては以下。
心理的安全性
時には意見が違うこともあります。それでもこの場でちゃんと議論をすることができるので、変なもやもやが残らないので、脳にとってとても良い環境となっています。心理的安全性をキープ頂けるCTO、CPOには感謝しかないです。
グロースマインドセット
我々もやったことのないことを「やってみますか？」と決めて、チャレンジもしています。今は「Leadership Development Program β」を組織に仕掛けていってます。またいつかZennブログに書こうと思います。
会議まで待てる話は、まとめて会議で解決
弊社のCTOはコード書いており、集中時間は必要で、割り込みをなるべく減らしたいとおもっています。Slackだと、急いでないタスクもメンションつけるので、集中力をそいでしまう可能性があるなと感じており、この種のタスクは、EMタスク一覧にまとめておいて、会議で一気に解決し、会議とSlackを使い分けています。
まとめ
まとめると、EMのタスクは、無限 たくさんあるとは思います。😄
そんな中で、弊社のやり方としては、以下でした。
「定型タスクの対応方法」＋「取り組むべきタスクへの対応方法」
＝「楽しくEMができる」(＝心理的負担の軽減し、仕事に集中できる状態をつくる)
少しでも一例として、皆様のお役に立てれば幸いです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
あーそうそう。EMがいればもっと加速できることもあります。
そのため、VPoE/SEM/EMは絶賛募集中です。 🙇🙇♀️🙇♂️
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