複数プロジェクトをかけ持ちしていると、頭の切り替えが大変ですよね。
私自身はコンサルや開発のPMとして複数のプロジェクトに参画しています。社内外のステークホルダーから連絡が頻繁に来ますし、その上で自身の作業もこなさなければなりません。
そんな私がアタマの切り替えのスピードを上げるために工夫していることをまとめてみました。
他にもアイデアがあれば教えてください！
マルチタスクは生産性が下がる
そもそも、マルチタスクは生産性を低下させてしまうようです。
『ワインバーグのシステム思考法』の中では以下のような表が紹介されています。
| 作業数 | 各作業時間 | 合計作業時間 | スイッチングコスト |
|---|---|---|---|
| 1 | 100% | 100% | 0% |
| 2 | 40% | 80% | 20% |
| 3 | 20% | 60% | 40% |
| 4 | 10% | 40% | 60% |
| 5 | 5% | 25% | 75% |
作業の数と、その各作業に充てられる時間の対応表です。同時に作業するべきタスクが2つあるだけで、タスクのスイッチにかかるコストは20%もかかってしまいます。
ならシングルタスクにすれば？
という意見はあるかと思いますが、特に開発PMや管理職のような複数のステークホルダーと関わる人にとってはあまり現実的ではないでしょう。
マルチタスクは減らせても無くならないという前提で、マルチタスクとうまく付き合っていくための具体的なTipsを書いていこうと思います。
作業環境
その前に私の作業環境を載せておきます。
WindowsやTeamsでも似たようなことはできるかもしれないですが、そこまでは調べてません。
- PC：Mac
- チャット：Slack
- ストレージ：GoogleDrive、Dropbox
Tips
以下の7つを紹介したいと思います。
- PJ毎に仮想デスクトップをつくる
- 便利なブラウザを使う
- ブラウザでアカウントを切り替える
- デスクトップを綺麗に保つ
- Slackのセクションを整理する
- よく使うアプリはすぐ触れる場所に
- 簡単なTODOアプリを使う
PJ毎に仮想デスクトップをつくる
MacにはMission Controlという仮想デスクトップを追加できる標準機能があります。
これを使って以下のようにデスクトップをプロジェクトごとに分けています。
プロジェクト以外でも使えるように「何に使ってもOKなデスクトップ」を一つは用意しておいてます。
デスクトップが分かれていると、別のタスクから戻ってきた時に「あの資料ブラウザで開いてたはずなんだけどな...」といった探し物に時間を取られなくて済みます。
また、余計なものが目に入らないので集中できるようになります。余計な情報は見えるだけでコンマ何秒か思考してしまうので、今いらないものは見えない方が良いです。
そして、いちいちウィンドウを消さなくて済むので、今は邪魔だけど後で使うウィンドウは別のデスクトップに追いやるだけで済みます。
便利なブラウザを使う
以前はSidekickというブラウザを使ってましたが、今はBraveというブラウザを使ってます。
「とりあえずChrome」でも悪くないとは思いますが他にもChromeベースで便利なブラウザがたくさんあるので探してみると良いと思います。最近はArcなんかが話題ですよね。触ってみたいです。
Sidekickはサイドバーからお気に入りのアプリやリンクの呼び出しが簡単で、アカウントの切り替えなども容易でした。また1つのウィンドウ内で Split View が使えるので画面共有している時に2つ並べたい時に便利でした。
ですが課金しないとイマイチだったのでBraveに乗り換えました。
Braveは広告を自動でブロックしてくれるのが特徴です。
広告が出ないだけ？と思われるかもしれませんが、調べ物を多くする人にとっては地味に便利です。目的の情報に辿り着くまでに余計な情報が目に入らないですし探す手間を省けます。使い心地も普通のChormeと全く変わりません。
ブラウザでアカウントを切り替える
アプリやサービスによって複数のアカウントを切り替えたいときに便利です。
ブラウザの右上のアイコンからアカウントを追加して、アカウントによってブックマークやログイン情報を分けることができます。
いちいちログアウトしてから入り直す、なんてことはしなくてOKです。
デスクトップを綺麗に保つ
すぐ汚くなってしまいがちですが、ものが多いと重要な情報は埋もれるし探すのも大変です。
私のデスクトップは以下の通りスッキリさせてます。
-
Archive：終わったプロジェクトのDropboxのエイリアス -
Docs：とりあえず何か手元に置いておきたいドキュメント -
InProgress：進行中のプロジェクトのDropboxのエイリアス -
Others：ドキュメント以外ですぐにアクセスしたいDropboxのエイリアス -
Template：パワポやエクセルなどのテンプレファイルと、そのDropboxのエイリアス
基本的にDropboxのエイリアスを入れておき、アクセスしたい情報があればとりあえずデスクトップに行けばなんとかなるようにしています。
また、Macだとスクショを撮るとデスクトップに溜まっていきますが、Skitchというアプリを使えば自動でクラウドに保存されてデスクトップを綺麗に保てます。
Slackのセクションを整理する
Slackはチャンネル増えがちです。セクションで分類することで、重要なチャンネルが埋もれない、目当てのチャンネルにすぐアクセスできる、セクションごとに通知設定できるなどのメリットがあります。
-
Project（collaborate）：お客さんとコネクトしているPJのチャンネル -
Project(internal)：社内メンバーのみのPJのチャンネル -
Project（archive）：過去のPJのチャンネルで、セクションごと通知をオフ
他にも部署やチーム、雑談、timesなどもまとめてます。
よく使うアプリはすぐ触れる場所に
Vanillaというアプリでメニューバーをスッキリさせてます。
先ほど記載したSkitchと、この後説明するTickTickはメニューバーに出せるので常に出しておくようにしてます。これも余計な情報は隠して探すときに迷わないためです。
close時
open時
簡単なTODOアプリを使う
私は先ほども触れたTickTickを使ってます。
NotionやBacklogなどを使って自分のタスクを管理してみましたが、わざわざアプリを開いて入力する手間に見合わなかった印象です。TickTick以外でも全然OKですが、どこからでもサッとTODOを追加できるアプリが良いと思います。
何か自分のタスクが発生したら粒度など気にせずとりあえず放り込んでおき、タスクの内容や優先度は頭の中に残しておかないようにすることで、目の前のタスクに集中することが期待できます。
まとめ
基本的には「何かを探すための時間を削減する」「余計なものは隠す」ことにフォーカスしています。部屋の片付けと似ているかもしれませんね。ちなみに私の部屋は汚いです。
これらで劇的に変わるかと言われると微妙ですが、多少効果が感じられると思います。またWindowsでも似たようなことはできると思うのでぜひ試してみてください。
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