SharePoint サイトコンテンツタイプを使って複数ライブラリに複数の列を一括で作成する

SharePoint のドキュメントライブラリやカスタムリストは、用途に合わせて自由に列を追加することができます。
同じような用途のライブラリやリストに対しては、同じような列を何度も作ることがあると思います。

今回は、同じような列を何度も作成しなくていいように、あらかじめ用意したサイト列とサイトコンテンツタイプをライブラリやリストに紐づけることで、用途に合わせた列一式を一括で作成する方法を記載します。
これを使うことで以下のようなメリットがあります。

• 複数の同じ用途で利用するコンテンツの列情報の管理を一カ所にて行うことができます。
• 同じ用途で利用したいコンテンツへの列情報の複製が簡単になります。
• 同じ意味を持った列の定義が一定に保たれ、勘違いを減らすことができます。
• 同じ意味を持った列は内部名も一定になることから SharePoint REST API や Power Automate からの操作しやすくなります。

手順

今回は、サイト(サイトコレクション)内で有効な、ライブラリに紐づけられるサイトコンテンツタイプを作成します。

サイトコンテンツタイプの作成

• まず、対象のサイト(サイトコレクション)のすべてのサイトの設定を表示をクリックします。
  

• 次に、サイトコンテンツタイプをクリックします。
  

• コンテンツタイプの作成をクリックし、以下のような値を入力、その後作成をクリックします。
  

項目	入力例	補足
名前	{任意の値}
説明	{任意の値}
カテゴリ	新しいカテゴリの作成
分類名	{任意の値}	後で、サイトコンテンツタイプを一覧で表示したときに目印になる
親カテゴリ	ドキュメントコンテンツタイプ	リストに適用したい場合は、リストコンテンツタイプを選択
コンテンツの種類	ドキュメント	リストに適用したい場合は、アイテムを選択

これでサイトコンテンツタイプが完成しました。

サイト列の作成と、サイトコンテンツタイプへの紐づけ

• サイト列の追加をクリックし、サイト内の新しい列の保存をクリックします。
  

• 以下のような値を入力、その後作成をクリックします。
  

項目	入力例	補足
名前	{任意の値}
説明	{任意の値}
カテゴリ	新しいカテゴリの作成
新規カテゴリ名	{任意の値}	後で、サイト列を一覧で表示したときに目印になる
列の種類を選択と以下	{任意の値}	以下は普段通りの列を作成する

• (任意)いろいろカスタマイズするから内部名を英語にしておきたい場合はサイト列を英語で作って
  

• (任意)日本語に直しておくと
  

• (任意)その内部名のまま複数のライブラリやリストに展開が可能になります。
  

これでサイト列を紐づけたサイトコンテンツタイプが完成しました。

ライブラリへのサイトコンテンツタイプの紐づけ

• 対象のライブラリを表示します。この時点では列は紐づいていません。
  

• 列の追加から、コンテンツタイプをクリックします。
  

• 作成したコンテンツタイプを選択し、適用をクリックします。
  

• コンテンツタイプと、それに紐づけた列がライブラリに紐づきます。
  

サイトコンテンツタイプの更新によるライブラリへの列の追加

• サイトコンテンツタイプに新しいサイト列を追加します。
  

• 追加されると、コンテンツタイプが紐づいたライブラリに列が追加されます。
  

サイト列の更新によるライブラリへの列の更新

• サイトコンテンツタイプに紐づいた既存のサイト列を更新します。
  

• 追加されると、コンテンツタイプが紐づいた列が更新されます。
  

これで同じサイトコンテンツタイプが紐づいた複数のライブラリの列の定義を一括で設定することができました。

テナント全体で利用したい場合

上記設定では、あくまでサイト(コレクション)の中でしか利用できません。
テナント全体で利用したい場合は、管理者画面からサイトコンテンツを作成する必要があります。

作成の流れ

• 管理者画面から、以下の画面に遷移して、サイトコンテンツタイプを作成します。
  

• 作成したら、公開をクリックします。
  

• 公開されると、各サイトでサイトコンテンツタイプが利用できるようになります。
  

• 紐づけを行えば、サイト列が追加されます。
  

更新の流れ

ちなみに、こちらはサイトコンテンツタイプに列を追加しただけでは反映されません。

• 管理者画面にて、列の追加や編集を行ったら、発行もしくは再公開をクリックします。
  

• 次に、サイト側のサイトコンテンツタイプの画面にて、更新をクリックします。
  

• 追加された列が、コンテンツタイプが紐づいたライブラリに列が追加されます。
  

注意点

• ファイルやアイテムを新規作成する際に、紐づけたコンテンツタイプが表示されるようになる(設定で非表示にすることもできる)
• カスタムリストにコンテンツタイプを紐づける場合は、リストの設定からコンテンツタイプの管理を許可を行う必要がある
• 一度作った列の更新は不慮の事故を防ぐためあまりお勧めしない
• アイテムやドキュメントなどもともとあるサイトコンテンツの設定変更は、影響範囲が大きいためお勧めしない
• すでにたくさんのデータに紐づいているサイトコンテンツタイプの更新は完了まで時間がかかることもある
• サイト列にて参照列を定義するのはあまりお勧めしない

少しややこしいですが、多くのライブラリやリストを管理する場合には非常に便利な機能です。
他の設定項目も多くありますので、上記を参考にいろいろ触ってみてください。

ぶっ壊してもよいサイトでいろいろ触ってみると良いと思います。

おわり