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【効率化】Notionで旅の立替精算を自動計算!~無料テンプレート配布~

2022/06/09に公開約4,700字

概要

このNotionテンプレートを使用すれば、旅行の最終日の面倒な精算金額の計算をする必要が無くなります!

→発生した立替費用を逐次入力すれば、各々の精算(集金・返還金額)が自動で計算されて表示される仕組みです。

アピールポイント

  • 費用と関係人物を入力すれば、複雑な立替え計算を自動で計算してくます。
  • また、作成したNotionページを共有することにより、精算額及び精算内容の詳細をメンバーに共有することができます。
    • Google Spreadsheetを使うよりもページ全体の視認性が良く、スマホでも編集できるのでプライベートな旅行に最適な精算シートだと思います。(個人意見)

実現できること

複数人でのおでかけや旅行で面倒になる立替精算。
人によって立替負担額が異なったり、途中参加・離脱者が発生してしまうと、メンバーで等分できない立替費も発生する場合があります。

そのような、複雑なシチュエーションでも、立替費を入力すれば、自動でメンバーごとの集金・返還金額を計算できるNotionテンプレートを作成いたしました!

想定するシチュエーション

  • 知人数名(3~6名ほど?)と旅行やおでかけ
  • 費用の精算は最終日に集金・返還して調整
  • できるだけ楽に費用精算額がわかるようにしたい!

目指すゴール

せっかくの楽しいおでかけなのに、ストレスやトラブルの原因になりやすい費用精算。
今回ご紹介するNotionテンプレートでは以下のゴールを目指した設計になっています。

1. 計算詳細の見える化

  • 精算管理の透明化を図るため、参加者全員が精算内容を理解できる設計を目指しました。
  • これは、Notionページの共有機能を利用することを前提としています。

2. 費用管理者と非管理者が共同で使用できる

  • できるだけシンプルな設計にするために、共通のNotionページに費用管理者用のダッシュボードと非管理者(単なるメンバー)用のダッシュボードを共存させた設計にしました。

3. 細かい立替設定

  • 出費内容によってはメンバー全体ではなく、一部のメンバーのみが対象となるものもあると思います。そのような、細かいシチュエーションにも対応できる設計を目指しました。

以上、できるだけ細かいシチュエーションでも対応でき、透明性の高い費用精算管理ページの作成を目指しました。

Notionテンプレート

以下が今回作成した費用精算用のテンプレートです。

テンプレートは2種類あります。
1つめは使用方法がわかりやすいようにサンプルデータが入った【①初心者用テンプレート】です。
2つめはすぐにご自分のデータを入力できるように、サンプルデータを排除した【②即戦力テンプレート】です。

まずは、【①初心者用テンプレート】を使用しながら操作感に慣れていただき、実際にご自身で使用される場合は【②即戦力テンプレート】を複製していただければスムースにページ作成ができると思います。

【①初心者用テンプレート】

  • サンプルデータ・解説文:あり

https://leather-dichondra-43a.notion.site/a6200d7d195d4b7cbaf838dfbe98008a

【②即戦力テンプレート】

  • サンプルデータ・解説文:なし

https://leather-dichondra-43a.notion.site/ver-43f7057cca8145fcad92846b526e4ae6

使用方法・コツ

実際の使用シーンを想定したテンプレートの使用方法についてご説明します。
詳細については、【①初心者用テンプレート】に記載がございます!!

①事前準備

  1. Notionページの複製
    • テンプレートの右上の「複製」ボタンをクリックし、ご自身のNotionにNotionページを複製します。
    • 「費用計算_イベント名」と「個人精算_イベント名」の2つのデータベースの”イベント名”の部分を任意の名前に変更してください。
  2. メンバー名の入力
    • 「個人精算_イベント名」のデータベースの「メンバー名」列に参加者の名前を入力します。
  3. メンバーに共有

②イベント中(費用入力)

「費用計算_イベント名」データベースに費用を入力します。

  1. 「出費名目」を入力
    • 例:”行き 1号車 ガソリン代”、”宿泊料立替え”、”レンタカー代”
  2. 「立替え者を選択」
    • 注意:立替者は1名のみ選択してください
  3. 「金額(円)」を入力
    • 立替えた金額(対象者全員分の合計を入力してください)
    • 例えば、
      • 1泊5000円の宿を自分も含めて4名分立替えた場合は20000円入力してください。
        • ただし、この場合は次の「後払い対象者」に自分自身を選択してください。
  4. 「後払い対象者」を選択
    • 全員分の立替ならメンバー全員を選択。
    • 毎回、全メンバーを選択するのは面倒なので….
      • 以下画像のように既に全メンバーを選択している費用を「複製」することをおすすめします!

③精算額確定

すべての費用を入力したら、「個人精算_イベント名」データベースの「【最終】徴収・返還額:自動計算」列に各メンバーから徴収または返還する金額の計算結果が表示されています。

  • 表示内容の解釈

    • マイナス表示ならば:徴収額(集金額)
    • プラス表示ならば:返還額


    例えば、上の画像の例では、

  • B, C, Dさんから860円を集金

  • F, G, H, Iさんから1260円を集金

  • 集金したお金の中から

    • Aに240円返還
    • Eに2140円返還
    • Jに5240円返還

設計の詳細

本テンプレートの肝はNotionデータベースの機能であるリレーションとロールアップを用いて2つのデータベースを相互連携している点です。

「費用計算_イベント名」データベースは各費用の入力を目的としたデータベース、「個人精算_イベント名」データベースは各メンバーの精算内容を集約することを目的としたデータベースです。

「費用計算_イベント名」データベースの「立替者」・「後払い対象者」列で「個人精算_イベント名」データベースに予め入力してあるメンバーを選択することにより、自動的に「個人精算_イベント名」データベースに立替費用や後払い額が反映される仕組みになっています。

そして、この結果をNotionのFormula(関数)を用いて自動で各々の支払額を計算して、「個人精算_イベント名」データベースの「【最終】徴収・返還額:自動計算」列に表示するようにしています。

まとめ

いかがでしたか?
不明点や改善提案がありましたら、ぜひコメントをお願いいたします。

現状のいまいちポイントとしてはスマートフォンでは少し使いにくい点です...
これは、Notion自体がスマートフォンでは使用しにくい側面があるため仕方ないかもしれないですが、もう少し工夫してスマートフォンでもストレスなく使用できるUI設計を検討中です。(アイデア募集中)

実際にこちらのテンプレートを友人6名と旅行に行った際に使用しましたが、費用入力さえちゃんとできれば、自動で立替費用を計算してくれるのでとても便利でした。

ぜひ、たくさんの人に使用していただき、改善できればと思います。

それでは、また!

Discussion

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