ふりかえりファシリで気をつけている３つのこと

概要

スプリントレトロスペクティブ（ふりかえり）のファシリテーション時に自分で気をつけていることを３つご紹介する記事です。

• 時間を測る
• 事実を集め、解像度を調節し、フォーカスを決める
• 確かめ算をする

記事を書いた背景

自チームでふりかえりファシリ中に意識していることや、他チームのふりかえりを観察しながら考えたことを言語化してみたら、当たり前の情報かもしれないけど、他の方々にも再現性があるのでは、と考えました。

ねらい

• ふりかえりのタイムボックスを守りやすくする
• ふりかえりの満足度を高める
• ふりかえりで疲れなくする

やりかた

１．時間を測る

ちょっと短いかな、くらいでテンポよく進められるよう心がけています。
じっくり時間をかけたほうがいいときもありますが、このタイムボックスのなかで集められたデータをもとにしてふりかえりを進行するほうが必要以上に疲労せず健康的です。ただし、いつでもなんでも早く促せば良い、というわけではなく、場の流れや熱量を見ながら適度にStop&Goを調節しています。例えば、バリエーションを多く出したいような場合、時間を区切る方が効果的です。例えばデータ網羅率90%を100%にしなくても主要なポイントから収集できてさえいればふりかえりは可能、と考えるためです。

２．事実を集め、解像度を調節し、フォーカスを決める

集まった事実から因果関係を読み取りやすくするため、ふせんに書いた類似データを寄せてグループ化し、分かりやすいラベル付けすることで抽象度を一段階上げます。これは扱う情報数の絶対量を減らすことで認知負荷を下げ、データ相互の関連性にも気づきやすくなります。その結果、このスプリントで最も注目すべき話題、次のスプリントでも意識を向けるべき話題が浮き上がり、参加者が掘り下げるべきテーマにフォーカスをあわせやすくなると考えています。特に、フォーカスを決める取捨選択時にはドット投票もよく使います。

３．確かめ算をする

特定したテーマからTRYが出せたあとに、「このTRYをやることで、我々は今スプリントより1%でもベターなチームになれるのか？」という問いを投げます。その際、SMART目標であるか？をよく問います。
具体的(S)で、計測可能(M)で、実現可能(A)で、まではよく意識できるのですが、意外と忘れがちなのが関連性があるか(R)という要素です。テーマを掘り下げていくなかでついついやりやすいことをTRYにしがちです。その場合、TRY達成しても元課題の解消・削減に寄与しないことが時々起こります。特にふりかえりの進行に疲れていると起きがちです。その回避のため、ファシリ中に 「このアイディアが達成したら元の課題は無くなりそうですかね？」 とボソッと言ったりします。

おまけ

ファシリした自分自身のために「今日のファシリ、どうだった？」というフィードバックをカジュアルに集めるため、ふりかえりの最後はいつも「ふりかえりのふりかえり」としてプラス／デルタをやっています。これは次回ファシリ時にどこを改善するとよりベターか、ファシリ役に参加者からポジ／ネガ両面のフィードバックを提供するというものです。自分がファシリ時に工夫したことや、場の流れをうまく回せたりしたことについて褒められると心の栄養になりますし、ネガティブフィードバックでも教えてくれたことに深く感謝し、次までにカイゼンと準備を重ねよう！と思えます。

最後に

ふりかえりは生き物です。何回やっても全く同じ回はありません。それゆえ、必ず成功する手法は無いと感じていますが、それでも上記を気にかけてファシリすることで、力も抜け、ムダが減り、進行がスムーズになりました。参加者からのフィードバックも良くなっています。
この記事が、お読みいただいた皆様に何らか少しでもヒントになったら嬉しいです！！
ふりかえり、楽しんでください！！