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GWSのファイル管理
はじめに
GWSの共有ドライブまわりのメモ
方針例
| 概要 | 作成要否 | 例 |
|---|---|---|
| 役職ごと | 予め作成 | 社員、部長、マネージャー... |
| 部ごと | 要望があれば | コーポレート部、営業部... |
| チームごと | 要望があれば | 情シスチーム、マーケティングチーム... |
理由
部ごとの運用は推奨しない。
- 情報の縦割りのサイロ化を引き起こす
- 部を異動した人が元のファイルにアクセスできなくなることで、業務弊害が出る
役職降格では理由2がむしろ妥当になり業務弊害が少ないため、役職での共有ドライブ分化を行う。
- 部署異動の際にアクセス権限が複雑になるケース
- 各部にあった営業チームが営業部にまとまった。そのため各部だけにある営業情報にアクセスできなくなった。
- 部署間の情報共有が阻害されるケース
- 他部署とのプロジェクトで協業する場合
どうcorp-ITは維持するか
役職共有ドライブの維持
マネージャーの共有ドライブは部長がアクアスしてもいいが、その逆ではない。共有ドライブのメンバーは次のようになる。
| 共有ドライブ名 | 加入グループ |
|---|---|
| 経営層 | keiei@-- |
| 部長 | keiei@--, bucho@-- |
| マネージャー | keiei@--, bucho@--, manager@-- |
※グループとして使用しないなら、bucho@--のメンバーにkeiei@--を追加してもいい。その場合は以下。
-- | --
経営層 | keiei@--
部長 | bucho@--(keiei@--を内包)
マネージャー | manager@--(keiei@--、bucho@--を内包)
チーム表の維持
のようなツールを運用して、「部署ごとの適切なグループメンバー」を維持する。異動のタイミングで行うのが望ましい。
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