SharePointで社外にZIPファイルを共有する方法とよるある失敗ケース
こまりごと
仕事柄、大き目のファイルや実行ファイルのやりとりを頻繁に行います。
メールでのファイルのやり取りはセキュリティではじかれるこや、容量ではじかれることが多々あります。
そこで、ファイル共有用のファイルサーバが各社そなわったりしているのですが、取引先ごとのお作法を覚えるのも面倒です。
会社てきにはMicrosoft 365が導入されており、SharePoint ファイル共有を使用してほしいとの指針があったりします。
試してみると、なぜか「ダウンロードできませんでした」、「ログインできませんでした」、「ダウンロードのしかたがわかりません」という報告の山が、、、
ファイル共有の方法と、共有相手が実際にダウンロードするまでの手順を記載します。
SharePoint ファイル共有の想定パターン
- Microsoft 365が導入されており、SharePointフォルダにアクセスすることができる
- 匿名でのSharePointの共有ができず、共有先のメールアドレスが必要
- 大き目のZIPファイルのため、メールに添付ができない
- 共有相手は複数になり、誰に共有しているか公開したくない
共有先環境
- 組織外（他社のユーザ）
- メールアドレスがわかっている
ファイルアップロードからダウンロードまでの流れ
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共有したいZIPファイルをアップロードし、対象のZIPファイルを選択・表示する。
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「共有」をクリックし、共有相手のメールアドレスのメールアドレスを入力する。
その後、「リンクのコピー」をクリックする。
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メール・チャット等で共有相手に「コピー」したリンクを送る。
※直前のステップで「メッセージ」を入力し、「送信」を押してもかまいません。共有相手のメールアドレスにリンクが送られます。
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共有相手がリンクを開くと「共有リンクの検証」画面が表示されるので、「次へ」をクリックする。
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「コードの入力」を求める画面が表示され、アクセスのためのコードが共有先のメールアドレスに送られる。
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メールボックスを確認すると、Microsoft から「一時使用コード」が記載されたメールが届く。
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「コードの入力」を求められた画面で、メールボックスに届いた「一時使用コード」を入力し、「サインイン」をクリックする。
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「サインインの状態を維持しますか」と聞かれる画面で「はい」をクリックする。
※ファイルを一時使用するだけであればどちらを選んでも構いません。
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ZIPファイルをダウンロードできる画面が表示されるので、「ダウンロード」をクリックする。
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ダウンロードが開始されるので、完了するまで待つ。
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ダウンロードを確認し、共有完了！
よくある共有できないときのパターン
ログインに失敗する・ログインができない
ケース
「コードの入力」画面ではなく、「パスワードの入力」画面が表示される。適当なパスワードを入力しても、ログインすることができない。ログインに失敗して共有ファイルまでたどりつかない。
(共有相手はMicrosoft 365のアカウントを持っており、本人のアカウントでログインを試みてもログインできない)
解決方法
「サインインするための他の方法」をクリックする。
「メールアドレスにメールを送信」をクリックする。
「コードの入力」を求められる画面が表示されるので、メールアドレスに届いた「一時使用コード」を入力し、ログインする。
「一時使用コード」メールが届かない
ケース
「コードの入力」が求められる画面まではきており、「一時使用コード」がメールボックスに届いているはずなのに、メールボックスに「一時使用コード」のメールが届いていない。
解決方法
「迷惑メール」に振り分けられている可能性がありますので、「迷惑メール」アドレスを確認してください。
account-security-noreply@accountprotection.microsoft.comから「一時使用コード」のメールが届きますので、予めブロックされている場合はブロックを解除してください。
最後に
共有した相手がうまくファイルをダウンロードできず、SharePointでの共有をあきらめているケースが多々ありました。
毎回メールでファイルをやりとりをするよりも便利なので、つまづきポイントを解消してSharePointファイル共有を布教していきたいです。
またSharePointのファイル共有は共有相手の情報や「アクティビティ」が見えてしまうといったセキュリティ上気を付けるべきポイントがあります。次はそのあたりの挙動をもう少し深掘りしていきます。
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