こんにちは！
株式会社ミラボ 開発部の山口です。社内でNotionの知見を展開していこうと日々画策中です。
皆さんNotionのデータベース機能使っておりますか？便利な機能ですが、複数のデータベースでの管理は少し大変な時もありますよね。
今回はそんな複数のデータベースを扱っている時に使えるTIPSを紹介します！
既存のデータベース機能と問題点について
Notionのデータベースは、ただのテーブルとしてだけでなく、各行がNotionのページとして役割を果たしたり、それぞれに好きなプロパティを設定して後からそれを活用してデータを整理したりもできます。
しかし、複数のデータベース管理は扱いが難しい場面がありました。データベース上で参照できる情報はそのデータベースが持つ情報のみとなっており、他をまとめて一緒には見られないためです。そのため、他のデータベースを見たいという時はページを切り替えるなどの手間が発生していたのです。
解決TIPS① データソース
つい先日リリースされたデータソース機能は、1つのデータベース上で複数のデータベースが参照できるようになる機能です。
複数データベースの紐づけが可能
タブから他のデータベースの追加や切り替えができ、画面移動などの手間なくデータを確認することができます。具体的には、対象のデータベースのタブから「新しいデータ」→ 「既存のデータソースにリンク」で対象のデータベースを選択することで紐付けが完了します。
例えば、日々の中で頻繁に閲覧・編集するデータベースが複数存在する場合は、このデータソース機能を活用することで行き来の手間を減らすことができそうです！
ビューの切り替え
これまで通り、複数のデータベースを追加している場合でもビュー表示形式の切り替えが可能ですが、1つのビューにつき1つのデータベース用ビューとなるため対象を選ぶ必要があります。その場合はビューのタブからソースを選択し、現在のデータソースを複数回クリックすることで切り替えが可能です。
ただし、総じてデータソース機能は複数のデータベースを同じビュー上に表示することはできません。あくまでも別のデータベースとしてタブ切り替えで対象の表示ができるという機能です。
解決TIPS② マイタスク
ホーム画面にあるマイタスクというウィジェットであれば、限定的ですが複数データベースを同一ビュー上に表示することができます。
Notionのホーム限定となるのですが、「マイタスク」という項目があり、ここにさまざまなデータベースのタスクが一覧で表示されます。もし表示されていない方は、Notionホームの画面上にある3点リーダーを開き、「表示するウィジェット」の「マイタスク」にチェックをつけてください。
なお、この一覧に追加される対象のデータはタスク用データベースのみとなります。もしすでにタスク用データベースが存在していて担当者が自分自身になっている場合は、そのマイタスクに表示されるはずです。
タスク用データベースへの変換
マイタスクに表示されるように、タスク用データベースを作ってみます。
すでに既存のデータベースでタスクを管理してしまっているという状況でも大丈夫です。既存のデータベースであっても、タスク用データベースへの変換は簡単にできます。
作成済みデータベースの設定から「その他の設定」→ 「タスクに変換」をクリックすることで変換することができます。変換する際にプロパティとしてステータス・担当者・期限の追加が必要となり、既存プロパティでその役割に該当するものがあればそれらを設定しましょう。なければ新たにプロパティとして追加されます。
できあがったタスク用データベースの担当者プロパティとして自分自身を設定すれば、マイタスクに表示されるようになります。
おわりに
今回はNotionで複数データベースをまとめたい時のTIPSとしてデータソース機能とマイタスクのウィジェットについてご紹介しました。データベース機能を使いこなせるとできることはかなり増えるので、覚えていて損はないと思います。状況は少し限定的になりますが、ぜひ作業の効率化等にご活用ください。
参考
株式会社ミラボの社名は「ミライ × labo（ラボ）」に由来します。「いまここにない未来を創造」し「社会に貢献する」ことを基本理念に、主に電子申請サービスや母子保健・福祉・医療・教育に関するDXサービスを展開しており、約300自治体のDX支援を行っております。
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