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営業だけど案件情報をチケットで運用したい

2023/01/16に公開約1,700字

はじめに

元エンジニアで今は営業として日々活動していますが仕事の中で両者の違いに驚くことが多いです。
特にITリテラシーの違いには驚きます。

ということで、もっとITを活用して仕事を楽にできないかと日々奔走しているのですが、せっかくなので今実践している案件情報をチケットで管理するという運用のアイデアを共有します。

背景

弊社はとあるシステムのベンダーなので我々営業はお客様からヒアリングした内容を技術方に渡す必要があります。
その際、メールでやり取りをするのが主な手段となっていますがこれだと対応状況をトラックできません。
また、メールに入っている人しかキャッチアップ出来ないのでフォローをすることも出来ない状況です。

今の運用

  • ツール
    ツールはMS Plannerを利用しています。
    本当はもっと使いやすいものに変えたいですが、弊社はMS365の法人契約をしていて社員は全員Plannerを使えるので暫定的に利用しています。

  • 運用
    運用を以下の通り定め、運用ルールとして周知しています。

  • チケット起票は自由

  • 起票時は以下の情報を入力

    • アサインする人
    • 締切日→暫定でOK
    • 依頼背景・期待する出力・クローズ条件
    • 適宜必要なリソースを添付
  • アサインされた人は内容を確認しOKならステータスを作業中に変更

    • 確認することがあればアサインを作成者に戻し確認
  • チケットの作業が完了したら、ステータスを作業完了にし、チケット作成者にアサインを戻す

  • チケット作成者は作業内容を確認し、問題なければクローズ

  • 作業進捗
    ルールには定めていませんが進捗は適宜コメント欄に残すことを推奨しています。

今後やりたいこと

  • もっと使いやすいツールに変えたい
    • MS Plannerは必要最低限の機能しかなく不便、チケットテンプレの作成やカスタム項目、処理の自動化など容易にできるようになってほしい
  • チケットでの運用の参加者を増やしたい
    • 今のところ一部のメンバーが使っている状況なのでより活発にしたい
  • 運用の改善

導入にあたって気づいた注意すべき点

前職と比較して、営業にも使ってもらう場合いくつか注意点が見えました。

  • 小さく始める
    営業さんの多くは新システム導入についていけません。
    リテラシーの問題から活用できないことと活用イメージがわかないこと、そして自分のやり方が変わるのを嫌がることが関係しているように見えます。
    よってまずは一部の人間を巻き込んで始めてしまって、ある程度型ができてから全体に展開する方がうまくいきます。(弊社はまだ全体展開まで持っていけていないのでこれからの課題)
    私の場合は前職でスタートアップのテクサポをやっていた人間を巻き込んで始めました。

  • 新規アカウント発行はハードルが高い
    よくある話ですが、新しくチケットシステムを導入するからとそのシステム用のアカウントを配布するのは良策とは思えません。
    まずは既存のアカウントでログインできる仕組みから始める、もしくはSSOできるようにしてから始めた方がいいです。
    前職では情シス的に社内のAWSアカウントを管理していたので何度も痛い目見ています。

  • 営業のサポートは想像の3倍手厚く
    上記の理由からいくら丁寧なドキュメントを作っても前年ながらそれを読まない人がいることは間違いありません。
    1on1で実際に画面を共有しながらやり方を説明して、月一で確認するつもりがちょうどいいかなと感じます。
    ※ほんとにびっくりするくらいIT使えない人が多い。

最後に

世の営業はもっとITを活用すべきという感想は変わりませんが、本来ツールの活用は手段であるはずですからツールの勉強のために時間を割くのも変な話です。
マニュアルをすべて読み込ませる必要はありません。
一方で、情シスがいかに苦労しているかも知っているので何とかうまいやり方が見つからないものかと日々試行錯誤しています。

Discussion

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