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めちゃくちゃ使われる業務システムのポイント

2021/09/09に公開

Slack

Bot

idea

はじめに

メディアエンジン株式会社のナバロです！

弊社ではメディアの運営にまつわる事業を展開していますので、
エンジニアチームでは、運営の効率化、自動化のための仕組みをいくつか用意しています。

そのなかでも、特に、エンジニアでの運用コストが低く、かつ、ユーザー（社員）に利用されまくってる仕組みをご紹介できればと思います。

弊社の業務システムの種類を紹介

弊社ではいくつかのパターンで業務システムを構築しております。
※ユーザーは、メディアを担当している社員の方になります。

Web アプリ
- わかりやすいインターフェイスで様々な機能を提供
- 自由度が高い
Jenkins
- Jenkins に様々なジョブ(指定された記事を分析するジョブなど)を用意しておき、ユーザーが独自でジョブをビルドして結果を CSV として受け取る
- Jenkins をフロントエンドとして使用しているので、エンジニアは入力値を受け取って CSV を返すジョブの開発だけに集中できる
Slack Chat Bot
- Slack 上で気軽に Bot に指示を出し、結果をテキストで受け取る

他にもあったりしますが、だいたいこのパターンになります。

そのなかでも、弊社の体制にうまくハマり、いい感じに運用できているものは・・・

Slack Chat Botでした。

イメージしやすいように、実際に使ってみたスクショも貼っておきます。どんな機能かは気にしないでください笑
ちなみにチャットボットだからといって、ショボい機能しかできないわけではありません！
バックエンドと API 通信して、面倒な処理を任せてたりします！

今回は、下記の観点でうまく運用されていると思うものを選びました！
※それぞれに搭載されている機能の重要度に応じて運用のしやすさの評価が変わってしまわないように気をつけています。

使うまでのハードルが低い
機能がみんなに知れ渡るようになっている
マニュアルのメンテナンスコストの低さ

ひとつずつ深ぼっていこうと思います。

1. 使うまでのハードルが低い

理由はSlack のメンバーなら誰もが使えるところにあると思っています。

誤解のないようにいいますが、Web アプリや Jenkins も社内のメンバーなら誰でも使えます。
ただし、どちらも、権限管理の観点でアカウントが必要になります。
そのため、アカウントを作成する必要があります。

特定の部署が Web アプリをめちゃくちゃ使いますが、それ以外の部署はあまり使いません。
ただし使うことで便利なことは実はあります。
ただし中身が見えないシステムに、アカウントを作ってまで入ろうとする人はなかなかいません。
この点、Slack Chat Botは、全員がログイン済みの Slack で使えるため、使うまでのハードルがとても少ないです。

2. 機能がみんなに知れ渡るようになっている

ズバリ、Slack のみんながいるオープンな場所で機能が使われているからです！

自然と他人の目に触れることで機能を認識し、勝手に広がっています。

例えば、Web アプリや Jenkins の場合はどうでしょう？
新機能を開発したら関係各所に周知したりすると思います。
したとしても、意外とそういう周知って見てないものですよね。

実際に、依頼があったから機能を作ったのに、いつの間にか忘れられて全く使われなかったということもあると思います。(本当に必要なものしか作らないのは当たり前ですが、、、)
Slack Chat Botの場合は使われるごとに周知されているようなものなので、
長く使ってもらえてるのかなと思っています。

3. マニュアルのメンテナンスコストの低さ

システムをユーザーに使ってもらうために、マニュアルを作ったり、情報が古くならないようにメンテナンスしたりとコストが掛かるものです。
弊社のシステムも複雑な部分があったりするので、そういった部分をカバーするために、マニュアルを作ったりしています。

ただし、Slack Chat Botは、オープンな場所で実行されており、使ってない人からも、入力と出力が丸見えです。

Bot に何を指示したら、何が返ってくるかは、シンプルなため直感的にすぐ理解できます。
そのため、詳細のマニュアルがなくても、結構運用が回ります。
現在はそもそもSlack Chat Botの機能数が少なく、仕組みもシンプルなためマニュアルはないのですが、機能が多くなったとしても、
シンプルな仕組みなので、マニュアルのメンテナンスコストも低そうです。

おわりに

システムを作るときも大変ですが、作った後の運用も大変ですよね。
機能によって、ユーザーに届ける形って様々だと思いますが、
めっちゃシンプルにできる場合は Slack で済ませるぐらいでいいのかもしれません。

今回は以前感じた学びを書かせて頂きました！

最後に、弊社ではエンジニアやデザイナーなどの職種で積極的に採用中です！

弊社チームの紹介ページがあるのでぜひ、見に来てください！