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『ナレッジの形骸化は防げない？〜 Notionならそのサイクルを回せます 〜』Notion活用LTに参加してみた🌟
まさぴょん🐱『ナレッジの形骸化は防げない？〜 Notionならそのサイクルを回せます 〜』Notion活用LTに参加してみた🌟
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ナレッジ管理は、メンバーの「知識」や「経験」を共有しチーム全体の能力、生産性の向上を図るために非常に有効な管理手法です。
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しかし「知識」や「経験」のアウトプット自体がメンバーにとって負担であったり、蓄積した情報は必ず時間と共に陳腐化するため状況に応じて最適な姿に変えていく必要があります。
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「Notion」なら、ナレッジを蓄積し都度最適化させるサイクルを回していくことが可能です。
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今回は、ナレッジ管理に大切なポイントを基に、Notionを使ってどのようにナレッジを管理できるか、いかにナレッジの形骸化を防ぐか、お伝えいたします。
まさぴょん🐱Notionとは？
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Notionは、オールインワンの情報共有サービス
- ナレッジ： 議事録,
- Database： Wiki
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Notionで、何ができる？
- 社内のポータルサイトを作ってみたり。
- カンバン形式で、プロジェクト管理ができたり。
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レゴ・ブロックのように自由に仕組みを作れる
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Notion AI によるサポート
まさぴょん🐱ストック情報とナレッジ管理
- ナレッジ管理には、ストック情報が必要不可欠です。
フロー情報と、ストック情報
情報には、フロー情報と、ストック情報があります。
- フロー情報： 会話のような時系列で、流れていく情報
- Chatツールでのチャット内容, 会話, 会議の議論内容
- 会社の存続に必須
- ストック情報： テキストとして、まとめられた情報
- 課題管理表, 工程表, スケジュール
- 会社の成長に必須
- フロー情報と、ストック情報は、サイクルを回す要領で回転していく。
ナレッジ管理のサイクル
- 知識は身につけた瞬間から、古くなっている。
- ナレッジ管理 = 積み重ねた知識を共有して、活用する。
- ナレッジ管理では、古い知識を新しい知識へUpdateする作業が必須となる。
- ナレッジ管理のサイクルを回す。
暗黙知と形式知
- 暗黙知： 明文化されていない知識
- 形式知： Textベースで明文化・Outputされている知識
ナレッジ管理の4つのStep
- 共同化： 暗黙知を共有しているような状態
- 表出化： チーム内などで暗黙知を共有できるような状態に、Textベースの形式知に変換している状態
- 連結化： 暗黙知がない新任者にもわかるレベルの Textベースの形式知に変換している状態
- 内面化： 1人1人が、形式知を内面に取り込み実践している状態
まさぴょん🐱なぜ、ナレッジは、形骸化するのか？
- ナレッジ管理の4つのStepには、それぞれ壁がある。。。
- ナレッジの形骸化は、防げない。。。
- サイクルをとにかく速く回す🔥
Notionとナレッジ管理
- 共同化 -> 表出化
- 共同化と、表出化を同時並行で、実施する。
- 会議しながら、共同編集で議事録を残す。
- 表出化 -> 連結化
- 移行負荷を減らしていくのがポイント
- Notionでは、気軽な連結化がしやすいツール
- 連結化 -> 内面化
- 内面化したくなるような情報の形にする。
- 情報の鮮度をチェックできる (更新日時)
- Notionでは、お互いに情報を見ていることがわかる。
- 内面化 -> 共同化
- 壁が低くなれば、個々人で実践しやすくなる。
まさぴょん🐱質疑応答
Notionの連結化における強みとは？
- 簡単な状態なデータをサラッと作れるのが、Notionの強み🌟
ナレッジ管理の4つのStep の具体的な事例などはありますか？
- 共同化は、先輩から後輩への知識の共有(ナレッジ・トランスファー)など
- 表出化は、要点をまとめた簡単なメモなど
- 連結化は、Excelにまとめるとか、マニュアル化するなど
- 内面化は、知識・ナレッジとして、個人に浸透しており、説明できるような状態
ファイル・サーバーに分散されているという問題
- Topページに、この情報は、こちらというindexまとめをしたりしている会社さんもあったりします。
案件管理などでも、Notionは使っていますか？
- 弊社でも案件管理で使っています。
- プロジェクトごとに、プロジェクトという枠組みを用意して、その中にTaskを作成する
- 散財したTaskは、一覧化もできる
おすすめの Notion機能
- 同期ブロックも、ナレッジ管理で役立ちます。
- 自分のページのコンテンツ内容を他のページで同期的に表示できる。