ミーティングを時間内で終わらせるコツ

ミーティング前

• 議事録を事前に作って共有、参加者が書き込めるようにしておく
• 議題や基本的な進め方を書いておく（問題→完了条件→情報→議論→結論）
• ミーティング時間を5〜10%短くして、適度な緊張感をつくる
• 必要な最小人数で開催する

ミーティング中

• 開始時間が来たら始める
• リアルタイムに議事録を書き込み、全員でそれを見ながら合意をとる
• ミーティング全体の進め方を決めることから始める
• 大枠の理解・合意状況を確認してから、詳細な議論を進める
• 情報のインプットに黙読（時間を決めて各自で読み込む）を活用する
• アイデア出しは時間を設定して黙々とおこない、整理にはラウンドロビン（一人ずつ意見を1つ提示→似た意見はラベルを付けてグルーピング→なくなるまでくり返す）を活用する
• 優先度が高く、参加者全員の意見や承認が必要な議題から始め、必要に応じてミーティングを分割する
• 論点から外れた議論が出てきたら、その論点と必要な参加者だけを決めて、別のミーティングを設定する

ミーティング終盤

• ミーティング予定時間の75%経過時を目安にして、終盤10〜15分をクロージング（まとめ、収束）にあてる
• 決定事項と未決事項を具体的に整理してから、このミーティングをどのように終わらせるか相談する
• 時間が足りなければ、延長か別のミーティングを設定するか決める