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「問題解決の6階層」で話し合いのプロセスを明確にする
問題を話し合う時に起きてしまいやすいのが、お互いに意見は出し合っているのに、なんだか議論が噛み合わないこと。
認識を合わせるために必要な視点として、「世界で一番やさしい会議の教科書」で紹介されていた「問題解決の5階層」がとても便利です。
- 事象：「何が」起こっているのか
- 問題：「何に」困っているのか
- 原因：「なぜ」問題が起きるのか
- 施策：「どんな」解決策があるのか（どんなことができそうか）
- 効果：「どの」施策の効果が大きいのか（根本原因は何か、中核問題は何か、優先順位はどうか）
ここで大切なのは、1.事象から5.効果の順で前提を揃えていく必要があること。
必ずしも順番に話す必要はありませんが、4.施策で解決策を出す前に3.原因の認識が揃っていないとズレた議論になる可能性が高いです。つまり、これは前提の順序になっているので、ズレたら戻り、合ったら進むということですね。
もう少し具体的にすると次のような感じでしょうか。
「問題解決の5階層」の具体化バージョン
- 事象：現在起こっている具体的な出来事や状況を明確にし、関連する数字やデータを収集する
- 問題：困っている具体的な点を特定、うまくいっている/いない部分を分析し、理想的な状態や解決策について考える
- 原因：問題が発生するタイミングや条件を特定、常に同じ結果が得られるかどうかを確認し、前提条件や制約条件を明らかにする
- 施策：解決策の候補を挙げ、当たり前な方法から難しいかもしれないアイデアまで幅広く考え、理解しきれていない点や追加のアイデアを探る
- 効果：施策の中から費用対効果が高いものを選び、依存関係や実施の順番を考慮する
「問題解決の6階層」
「問題解決の5階層」に「期待（値）」を加えた6階層にするのが使いやすいと考えています（2024/1/3更新）。
- 状況：実際に「いつ」「どこで」「どのような出来事が」起こりましたか？
- 問題：困っているのは具体的に「何が」「どのように」なってしまうからですか？
- 期待：「何が」「どのような」状態になれば解決したと言えそうですか？
- 原因：「何を」「どのような」状況にすると問題を再現できそうですか？
- 対策：現実的かに関わらず「どのような」解決策がありそうですか？
- 評価：望んだ結果にするために「どの」対策が有効そうですか？
議論する時に使えそうな質問をいくつか載せました。これらを参考にしながら、色々な視点で話し合ってみてください。
1. 状況：実際に「いつ」「どこで」「どのような出来事が」起こりましたか？
- 「実際にどんな出来事が起こりましたか？」
- 「どのような時系列でしたか？」
- 「誰が何をしていましたか？」
- 「数字やデータなどの客観的に確認できるものはありますか？」
- 「それらを知っている・確認できる人はいますか？」
2. 問題：困っているのは具体的に「何が」「どのように」なってしまうからですか？
- 「困っているのは誰ですか？」
- 「どのようなことに不安を感じますか？」
- 「どんなことが滞ってしまったり、できなくなるのですか？」
- 「どのような指標に影響がありますか？」
- 「それが続くと、どのような結果が起きてしまいそうですか？」
- 「それが問題だと判断する客観的な情報はありますか？」
3. 期待：「何が」「どのような」状態になれば解決したと言えそうですか？
- 「誰にどのような行動を起こしてほしいですか？」
- 「誰にどのような気持ちになってほしいですか？」
- 「どの指標をどのように変化させたいですか？」
4. 原因：「何を」「どのような」状況にすると問題を再現できそうですか？
- 「問題はいつも起きますか？問題が起きないこともありますか？」
- 「すべてがうまくいきませんか？継続するとよさそうなことはありますか？」
- 「問題が起きるのは、どのタイミングで何をしたときですか？」
- 「誰がやっても同じ結果になりそうですか？うまくできそうな人は何が違うと思いますか？」
- 「難易度を上げてしまっている状況や制約はありませんか？」
5. 対策：現実的かに関わらず「どのような」解決策がありそうですか？
- 「何となくイメージしているものはありますか？」
- 「実現性は置いておいて、思いついたアイデアはありますか？」
- 「当たり前かもしれないけれど、まだ場に出ていないアイデアはありますか？」
- 「出ているアイデアの良いところを具体的に教えてください」
- 「出ているアイデアにあえて付け足せるものはありますか？」
- 「うまく表現できていないものがあれば、整理できていなくていいので教えてください」
6. 評価：望んだ結果にするために「どの」対策が有効そうですか？
- 「期待値に直結しなさそうな、優先順位の低い対策はありますか？」
- 「難易度が高そうだけど、いちばん効果が高そうな対策はありますか？」
- 「直感的にどの対策がいちばん費用対効果が高そうですか？」
- 「効果的ですぐに取り組めそうな対策はありますか？」
- 「具体的なタスクに落とし込めていない解像度の低い対策はありますか？」
- 「これが現実的な方法だなと思える対策はありますか？」
- 「対策に対して『条件なしで賛成』『条件付きで賛成』『条件付きで反対』『条件なしで反対』のいずれかで投票してください」
- 「実施する対策はどのように進めていきますか？」
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