いい会議は準備で決まる！ - 意思決定を効率的にすすめるTips

こんにちは。Magic Momentの髙橋です。

現在Magic MomentのTechチームはスクラムで開発を推進しています。ご存じの方も多いと思いますがスクラムではスクラムイベントと呼ばれる様々な会議が存在します。

これらを回そうとした時、以下のような課題に気づいてきました。

• なんかうまくファシリテートできない…
• 時間内に終わらない…
• 意見がまとまらない…

そんな課題感に応えるべく私の方で社内LT会で「会議をうまくすすめるためのTips」を紹介しました。前職で培った経験からのものではありましたが、メンバーからの反響も大きく、スクラム開発をより加速できると思います。

そんなTipsを社内だけで留めるのももったいないので、ぜひ社外の方の参考にしていただきたいと思っています。

会議の目的は、意思決定をするため

会議は”ある事柄に対して意思決定を効率よく行うため”に行うものだと思います。

意思決定者は忙しいことが多く、情報を渡しておけば全部読んで判断してくれるということはありません。意思決定者に素早く意思決定をしてもらうために情報を揃えてどのような決定をしてほしいのか促すことが必要です。

そのような場合に会議という方法を使うのが効率がよいのです。

場合によっては情報共有や報告をする場を会議と呼ぶこともあると思いますが、以下では意思決定をする場と考えていきたいと思います。

コストが高いので会議はできるだけやりたくない

会議は意思決定には効率がいいとはいえ、コストが高いことは間違いないです。

そもそも会議は人を揃えるのでその人件費と拘束時間を考えれば非常にコストが高い業務行動です。そのための準備をどれだけ周到に行うかで会議が10分で終わるのか1時間以上もかかるのかが変わってきます。

つまり、会議を効率的に行うために準備を周到に行うことが、コスト削減にもつながってくるのです。

会議の半分は準備で決まる

先にも述べたとおり、会議はその準備によって効率が大きく変わってきますし、私の体感ですが、半分くらいの会議は準備をきちんとすれば、自分の想定通りの結果に持っていくこともできます。

もちろん、人が絡むものなので想定通りにいかないこともありますので絶対すべてコントロールできるなどとは言いません。それでも準備をしないとあらゆるコントロールができなくて会議が破綻しますから、必ず準備は必要です。

では、会議の準備をするとなったとき、最も大事なのはなんでしょうか。

それは、会議で得られる結果とプロセスを想定してしまうことです。

例えば、以下のようなことを検討してみます。

• 意思決定できるだけの判断材料を用意できるか？
• 出席者のこれまでの会議に対するスタンスはどんなものだったか？
• どんな話がわかりにくいと言われそうか？
• 参加者の知識レベルから必要な補足はなにか？
• この情報を与えたときのXXさんの反応はどうなりそうか？
• どこで反論をもらいそうか？その反論はどんなものか？だったら補足できるか？反論させない情報を盛り込めるか？

このように会議内の具体的な会話をイメージしてみるのです。そこで答えられない事柄があれば調べ、間に合わなければなぜ間に合わないのか？を補足しましょう。ただし、その情報がもし意思決定に必要な情報であるならそれが揃うまでは会議の予定を延期することも準備として必要なことです。

要は、その会議で意思決定を効率よくしてもらうことが目的であり、会議をスケジュール通りに開くことが目的ではないということを肝に銘じなければならないということです。

会議の具体的な準備とは？

ここまで準備の重要性を説明しましたが、では具体的な準備をどうすればよいか例を示したいと思います。

資料を準備するなら、以下は必ず抑えましょう。

• 目的を必ず書く
• 議論したいことを書く
  • ラフな質問の場ではない限り、必ず自分の意見を持っておくこと
  • 想定したプロセスのとおりに、言葉を上から並べていくなどの工夫もする
• 最終的な着地点（どのように意思決定されるか）を想定する
• 言葉尻に気をつける

先ほどまでと少し毛色の違う話は最後の”言葉尻に気をつける”というものです。

意思決定という場面においては、少しの言葉の違いで違う意味で取られることがあるため、言葉を厳密に使うことが求められます。そのためちょっとした言葉の違いで意図したとおりに進めることができないなど、会議の状況が一変することがありますので、細心の注意を払わなければなりません。

次に、予定をおさえる時の具体的な準備です。

最近はGoogleカレンダーやOutlookなどに登録すると思いますので、そのときに抑えておくべきポイントです。

• タイトルを具体的にする
  • 何をしたいかが一言でわかるようにする
  • 〜について、とかは絶対ダメ
• 説明をしっかり書く
  • 何をしたいか詳細に書いておく
  • 参加者がどういうスタンスで臨めばいいかを書いて心の準備をしてもらうことが重要
  • 事前に資料を用意できるなら、必ず添付する
  • やってきてほしいことがあれば明記する

このように会議は自分だけが準備するのではなく、会議の参加者にもできるだけ準備をしてもらうことが必要だということです。

会議はファシリテーターが一人でするものではなく参加者全員でするものですから、全員が準備をきちんとすることでスムーズに進めることができるのです。

会議中はとにかく話して欲しい人にふる

会議中は、準備したアジェンダと資料のとおりに進めることを徹底しましょう。

ただし、途中で参加者に意見を聞きたいときなどがあると思います。そういうときには、「みなさんどうですか？」と言わないようにしましょう。

「みんな」という言葉は、全員を指しているからこそ個人は指されていないと認識してしまい、結局誰も答えてくれません。

なので、ほんとに意見を聞きたかったら誰かを指名してしまいましょう。そうすると必ずなにかしらは答えてくれるはずです。

このようにしてうまく沈黙を回避して効率的に意見を出してもらえる時間にしましょう。

最後は議事録で証跡を残す

最後は会議の基本ですが、議事録を残しましょう。これがないと後日言った言わないという状況になることになってしまいかねません。

ビデオや音声が記録できるならそれでもよいですが、ほとんどの場合見返すことはないと思いますのでテキストで残しておくのが無難です。

議事録を書くときには一言一句すべてを書くことは不可能ですが、特に以下は絶対忘れないようにすることが重要です。

• 決定事項
• アクションアイテム

会議の目的である意思決定の結果としての決定事項は必須ですし、意思決定したからこそ次のアクションが決まって然るべきです。

このようにして会議そのものの手戻りも防止することが、会議を効率的なものとしておくために重要です。

まとめ

今回の会議のTipsを書いたもともとのきっかけはスクラムでのファシリテーションの話から来ていました。

ここまで意思決定の会議として書いていたことは、スクラムイベントと少し異なる部分もあるかもしれませんが、準備が重要である、という基本的な考え方は何も変わらないと思います。

エンジニアとして仕事をしているとしても結局会議から逃れることはできないものですし、いかに開発を効率的に進めるかというのは、いかに会議を効率的に進めるかということが直結してくるものと思います。

ぜひエンジニアのみなさんも会議をファシリテートする側としてもされる側としても準備が大切であることを肝に銘じて会議効率を上げていきましょう！

最後に

弊社 Magic Moment では、フロントエンド・バックエンドにかかわらず全方位的にエンジニアを募集中です！Magic Momentに少しでも興味を持っていただけたら是非エントリーください！

8/30にはFindy様主催のイベントにMagic Momentから石田さんが登壇されます！
よろしければぜひご視聴ください！

さらに、こちらのイベントも8/29開催予定です！こちらはオンラインイベントです。Magic Momentの開発がどんなものか興味を持っていただいた方は是非ご参加ください！