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SharePoint を外部のゲストユーザーと一緒に利用する

2024/08/31に公開
 前提条件SharePoint が含まれているプランを既に購入していること
admin アカウント、管理者アカウントを利用できること

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business/compare-all-microsoft-365-business-products

 概要SharePoint を外部のゲストユーザーと一緒に利用する、ゲストユーザー招待設定の手順を解説します。

招待されたゲストユーザー側の操作手順も解説しています。
もちろん組織の体制によって設定の内容は変わりますが、標準的な設定は当記事の手順で大丈夫だと思います。

 (初回のみ)(admin) Microsoft Entra 管理センター : ユーザー設定admin アカウントで以下リンクの [Microsoft Entra 管理センター] を開いてください。

https://entra.microsoft.com/
画面左側の [ユーザー] を展開してください。

続いて、[ユーザー設定] をクリックしてください。

ユーザー設定を行います。

ユーザー設定の補足事項

以下の設定を終えたら上部にある [更新] をクリックし、その次に下部にある [保存] をクリックしてください。
既定のユーザーロールのアクセス許可 : 管理者以外のユーザーによるテナントの作成を制限する

[はい] を選択してください。
ゲストユーザーのアクセス : ゲスト ユーザーのアクセス制限

以下の項目にチェックを入れてください。

[ゲスト ユーザーのアクセスは、各自のディレクトリ オブジェクトのプロパティとメンバーシップに制限されます (最も制限が多い)]
管理センター : Microsoft Entra 管理センターへのアクセスを制限する

[はい] を選択してください。

 (初回のみ)(admin) Microsoft Entra 管理センター : 外部コラボレーションの設定admin アカウントで以下リンクの [Microsoft Entra 管理センター] を開いてください。

https://entra.microsoft.com/
画面左側の [Eternal Identities] を展開してください。

続いて、[外部コラボレーションの設定] をクリックしてください。

ゲストユーザーの設定を行います。

以下の設定を終えたら上部にある [保存] をクリックしてください。
ゲストユーザーのアクセス : ゲストユーザーのアクセス制限

以下の項目にチェックを入れてください。

[ゲスト ユーザーのアクセスは、各自のディレクトリ オブジェクトのプロパティとメンバーシップに制限されます (最も制限が多い)]
ゲスト招待の設定 : ゲスト招待の制限

以下の項目にチェックを入れてください。

[特定の管理者ロールに割り当てられているユーザーのみがゲスト ユーザーを招待できる]
ゲスト招待の設定 : ユーザーフローによるゲストセルフサービスのサインアップを有効にする

[いいえ] を選択してください。
外部ユーザーの脱退設定 : 外部ユーザーが組織から自分自身を削除することを許可する (推奨)

[はい] を選択してください。
コラボレーションの制限

以下の項目にチェックを入れてください。

[招待を任意のドメインに送信することを許可します (許可の範囲が最大)]

 (admin or 管理者) SharePoint 管理センター：サイトの作成
SharePoint 管理センター を開いてください。
画面左側の [サイト] を展開してください。

続いて、[アクティブなサイト] をクリックしてください。

新規の SharePoint サイトを作成します。

[＋作成] をクリックしてください。

[チームサイト] をクリックしてください。

任意のテンプレートを選択してください。例では標準テンプレートを選択しクリックしました。

[テンプレートを使用] をクリックしてください。

[サイト名] の箇所に入力を開始すると、詳細入力画面へ自動的に移動します。

各項目に入力し、[次へ] をクリックしてください。

[プライバシーの設定] で [プライベート] を選択してください。

その他の項目はお住まいの地域に合わせて設定してください。

最後に [サイトの設定] をクリックしてください。

[メンバーの追加] 項目では、何も入力せずに [完了] をクリックしてください。

 (admin) Microsoft Entra 管理センター : 外部のゲストユーザーの追加と特定サイトへの招待ゲストユーザー追加と同時に、特定サイトへの招待も行う例を解説します。

招待ユーザーは、[Microsoft Entra 管理センター] に登録されていることが必要条件です。
admin アカウントで以下リンクの [Microsoft Entra 管理センター] を開いてください。

https://entra.microsoft.com/
画面左側の [ユーザー] を展開してください。

続いて、[すべてのユーザー] をクリックしてください。

[新しいユーザー] を展開し、[外部ユーザーの招待] をクリックしてください。

[基本] タブで、[メール] の項目を入力してください。

※サイトへの割り当てが不要な場合はスキップしてください。

[割り当て] タブで、[グループの追加] をクリックしてください。

※サイトへの割り当てが不要な場合はスキップしてください。

前項で作成したサイトの箇所にチェックを入れてください。

続いて、[選択] をクリックしてください。

[レビューと招待] をクリックしてください。

[招待] をクリックしてください。

 (admin or 管理者) SharePoint 管理センター：特定サイトに外部のゲストユーザーを追加特定サイトにゲストへアクセス権を与えるパターンを解説します。

例でのアクセス権は、ゲストユーザーに [表示できる] 権限（編集できないが表示可能でダウンロードも可能な権限）を与えることとします。

前提条件として、[Microsoft Entra 管理センター] に対象のユーザーが登録されていることが必要です。
SharePoint 管理センター を開いてください。
画面左側の [サイト] を展開してください。

続いて、[アクティブなサイト] をクリックしてください。

対象のサイト名をクリックしてください。

[メンバーシップ] タブをクリックしてください。

続いて、[サイトの訪問者] をクリックしてください。

最後に、[サイト訪問者を追加する] をクリックしてください。

追加したいゲストのメールアドレスを入力してください。

[追加] をクリックしてください。

[←] をクリックして戻ってください。

アクセス権がゲストに付与されたことが確認できました。

（補足）ゲスト側の操作で [表示できる] 権限（編集できないが表示可能でダウンロードも可能な権限）が反映されていることの確認

 (admin or 管理者) サイト中の特定ディレクトリに外部のゲストユーザーを追加特定サイトの特定ディレクトリにのみゲストへアクセス権を与えるパターンを解説します。

例でのアクセス権は、ゲストユーザーに [表示できるがダウンロードできない] 権限を与えることとします。

前提条件として、[Microsoft Entra 管理センター] に対象のユーザーが登録されていることが必要です。
特定サイトの特定ディレクトリの行の [・・・] をクリックしてください。

続いて [アクセス許可の管理] をクリックしてください。

[共有を開始] をクリックしてください。

赤丸で囲ったアイコンをクリックし、展開して表示された [ダウンロードできません] を選択してください。

メールアドレスを入力し、[送信] をクリックしてください。

これでアクセス権付与は完了です。

（補足）アクセス権の違いによる表示の違い

 招待を受けた外部のゲストユーザー側の操作※ゲストユーザー側の操作です。メール画面です。

招待メールが届くので、メールを開いて [招待の承諾] をクリックしてください。

※ゲストユーザー側の操作です。インターネットブラウザです。

[コードの送信] をクリックしてください。

※ゲストユーザー側の操作です。メール画面です。

[アカウント確認コード] をメモしてください。

※ゲストユーザー側の操作です。インターネットブラウザです。

先ほどメモした [アカウント確認コード] を入力してください。

続いて、[サインイン] をクリックしてください。

※ゲストユーザー側の操作です。インターネットブラウザです。

[承諾] をクリックしてください。

※ゲストユーザー側の操作です。インターネットブラウザです。

アカウントを選択しクリックしてください。

※ゲストユーザー側の操作です。メール画面です。

メール文中の [Go to SharePoint] の箇所のリンクをクリックしてください。

※ゲストユーザー側の操作です。インターネットブラウザです。

アカウントを選択しクリックしてください。

※ゲストユーザー側の操作です。インターネットブラウザです。

以上の操作により、SharePoint のサイトを開くことができました。