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GPTを使った爆速ドキュメント作成術

2023/12/07に公開

アドベントカレンダー6日目

本記事は Labbase テックカレンダー Advent Calendar 2023 6日目です。

TLDR;

  • ChatGPTは、ドキュメント作成プロセスを効率化し、時間を節約しながら正確性を高める。
  • テクノロジーの進化に対応するため、爆速ドキュメント作成がプロジェクト成功の鍵。
  • 長期的には、整理されたドキュメントが知識共有を促進し、全体の作業効率を向上させる。

はじめに: 現代のドキュメント作成の課題

現代の開発プロジェクトでは、ドキュメント作成が重要な役割を果たしますが、同時に大きな課題も抱えています。特にWeb系開発のような分野では、技術の進化が速く、ドキュメントがすぐに陳腐化する問題があります。新機能の追加や技術変更に伴い、ドキュメントも常に最新の状態に保たなければならず、これが開発者の効率を低下させることがあります。しかし、ドキュメントはプロジェクトの透明性を確保し、将来のための貴重な情報源としての役割を担うため、適切な管理と更新が不可欠です。

爆速ドキュメント作成の必要性

現在の開発環境、特にWeb系の開発では、速いサイクルでプロダクトを更新し、市場のニーズに迅速に対応することが求められます。このような環境下では、ドキュメントの作成と維持が大きな課題となります。なぜなら、ドキュメントはプロジェクトの進行と同様に迅速に更新される必要があるからです。しかし、従来の方法では、ドキュメント作成は時間がかかり、開発のスピードを阻害する要因となりがちです。

ここで「爆速ドキュメント作成」の重要性が浮き彫りになります。このアプローチの目的は、ドキュメントを迅速に作成し、更新することで、開発プロセスの遅延を防ぎ、同時にドキュメントの品質を保つことです。効率的なドキュメント作成方法は、開発チームが集中してコードを書いたり、新しいアイデアに取り組んだりするための時間を増やすことにも貢献します。

さらに、ドキュメント作成のコストを下げることは、長期的な視点で見るとチームのリソースを有効活用することにつながります。また、ドキュメント作成のハードルを下げることで、開発者がより頻繁にドキュメントを更新し、知識共有を促進する文化を醸成することができます。結果として、プロジェクトの透明性が向上し、後の開発者やユーザーにとって有用な情報源となるのです。

ChatGPTを使った効率的なドキュメント作成法

ここでは、実際に業務で使用使用している、ChatGPTを使った具体的なドキュメント作成法について紹介します。

1. ドキュメントの構成の壁打ち

開発プロジェクトにおけるドキュメントは、構成が重要です。ChatGPTを活用して、ドキュメントの概要やセクションのアイデアを素早く生成することができます。例えば、「プロジェクトの目標、設計、実装の詳細」などのドキュメントの骨格を提示して、それに基づいて詳細な内容を追加していくことができます。

2. Mermaidを使用したシステムダイアグラム、ER図の作成

技術的なドキュメントには、システムの構造や関係を示すダイアグラムが不可欠です。Mermaidは、テキストベースの記述からこれらの図を生成する素晴らしいツールです。例えば、学生と企業を研究情報を用いてマッチングさせるシステムをについて、以下のようにプロンプトに与えることで、システムダイアグラムとER図を作成し、また解説まで作成してくれます。

具体例

  • 入力
学生は、研究のプロフィールをもち、企業は研究・業界領域を持っています。企業はシステムを仲介して学生とマッチングして、スカウトを送ることができるというシステムです。
これについてシステムダイアグラムとER図をmermaid記法を使用して作成してください。
システムダイアグラムの例:
  • 出力

このダイアグラムは、学生が自分の研究プロフィールをシステムに登録し、企業がこれを検索してスカウトを送るプロセスを示しています。

ER図の例:

このER図は、学生と企業の間の関係を「スカウト」という形で示しており、各エンティティの属性を明確にしています。

これらの図は、Mermaidを使用してドキュメントやプレゼンテーションに簡単に組み込むことができ、プロジェクトの視覚的な理解を深めるのに役立ちます。

3. 議事録の作成

議事録は、会議の内容を記録し、重要な決定やアクションポイントをチームに共有するための重要なツールです。

文字起こしツールの活用

最初のステップとして、Zoomなどの会議ツールで話者分別機能を備えた文字起こしサービスを使用すると効率的です。これにより、会議の内容を正確に記録し、後で議事録に簡単に落とし込むことができます。

具体的なプロセス:ChatGPTによる会議内容の要約

  1. 文字起こしツールを使って得た会議のテキストを、ChatGPTに入力します。
  2. ChatGPTには、以下のフォーマットを指定して、要約を依頼します:
- 日時
- 出席者
- 議題
- 要約
- 次のアクション

具体例

  • 入力
User
以下の文章を議事録にまとめてください。

山田太郎: 「2024年度予算案について、以下の点について検討する必要がある。 - 人件費の削減 - 新規事業の立ち上げ

人件費の削減については、既存の業務プロセスの見直しを行うことで実現可能である。 新規事業については、市場調査を行い、収益性の高い事業を選定する必要がある。」

佐藤花子: 「人件費の削減については、既存の業務プロセスの見直しに加え、人員削減も検討すべきである。 新規事業については、市場調査の結果、収益性の高い事業を選定することに同意する。」

鈴木次郎: 「人件費の削減については、既存の業務プロセスの見直しに加え、人員削減も検討すべきである。 新規事業については、市場調査の結果、収益性の高い事業を選定することに同意する。」
  • 出力
議事録作成
日時: [未指定]
出席者: 山田太郎、佐藤花子、鈴木次郎
議題: 2024年度予算案に関する検討事項
要約:
山田太郎は、人件費の削減には業務プロセスの見直しを提案し、新規事業の立ち上げにあたり市場調査を行って収益性の高い事業を選定する必要性を強調した。
佐藤花子と鈴木次郎は、人件費削減に業務プロセスの見直しの他、人員削減の検討も提案し、新規事業立ち上げについては市場調査後の収益性の高い事業選定に合意した。
次のアクション:
各部門は業務プロセスの見直しを行い、人件費削減の具体的な策を提出する。
市場調査チームを組成し、新規事業候補に関する市場調査を開始する。

ChatGPTによるドキュメント作成のメリット

これまでのセクションでは、ChatGPTを活用した具体的なドキュメント作成方法について説明しました。ここでは、ChatGPTを使うことで得られるドキュメント作成の主なメリットを探ります。

時間の節約と効率の向上

ChatGPTは迅速な情報処理と要約能力を持っているため、従来の手作業によるドキュメント作成に比べて時間を大幅に節約できます。これにより、開発者やプロジェクトメンバーはより創造的な作業に集中する時間を増やすことができます。

正確性と一貫性の確保

ChatGPTは情報を一貫性のある形式で処理し、出力することができます。これにより、ドキュメント全体の品質と正確性が向上し、プロジェクトに関わる全員が同じ基準の情報を共有することが可能になります。

知識の共有と透明性の促進

ChatGPTによって効率的に作成されたドキュメントは、プロジェクトメンバー間の知識共有を容易にします。これにより、チームの透明性が高まり、プロジェクトの目的と目標に対する理解が深まります。

迅速なアップデートと維持

技術やプロジェクトの要件が変化するにつれて、ドキュメントを迅速に更新することが求められます。ChatGPTを使えば、これらの変更を素早くドキュメントに反映させ、常に最新の状態を維持することができます。

アクセシビリティの向上

ChatGPTは多様な言語や形式でのドキュメント作成をサポートするため、より広いオーディエンスに対して情報を提供することが可能です。これにより、グローバルなチームや多言語を話すユーザーにも適切な情報提供ができます。
これらのメリットにより、ChatGPTはドキュメント作成のプロセスを効果的にサポートし、プロジェクトの成功に貢献します。

ドキュメント作成の長期的な効果とChatGPTの役割

このブログを通じて、ChatGPTを活用したドキュメント作成の様々な側面とメリットを探求してきました。最後に、これらの努力がどのように長期的な効果をもたらすかを考察します。

短期的な作業の遅延と長期的な効率化

初めに、ドキュメント作成は短期的には作業の遅延に見えることがあります。しかし、ChatGPTを使うことでこのプロセスを高速化し、時間を節約することが可能です。
長期的には、整理された、常に最新のドキュメントがチームの知識共有と効率化に大きく貢献します。情報が整然と管理され、アクセスしやすい状態にあることで、新しいチームメンバーのオンボーディングが容易になり、将来的な作業の効率化につながります。
ChatGPTの役割の強化

ChatGPTは、単にテキストを生成するツール以上のものです。それは知識の整理、情報共有、そしてプロジェクト管理の効率化における強力なパートナーです。
これからの時代では、ChatGPTのようなツールがプロジェクトの生命線となり、その使い方一つでプロジェクトの成否が左右される可能性があります。

結論

今日のビジネス環境と技術の急速な進化に対応するためには、ChatGPTのような先進的なツールを効果的に活用することが不可欠です。
ドキュメント作成は、プロジェクトの成功にとって重要な役割を果たします。ChatGPTを活用することで、そのプロセスを効率的かつ効果的にすることができ、長期的に見てプロジェクト全体の成功に貢献します。
このブログを通じて、ChatGPTをどのように活用すれば効率的なドキュメント作成が可能になるかの理解を深めることができたことを願っています。皆さんのプロジェクトにおけるドキュメント作成が、これらの洞察によりよりスムーズで生産的になることを願っています。

最後に

皆さんはもうお気づきかもしれませんが、この記事もChatGPTをフル活用して作成されました。

リンクを以下に貼っておきます。
https://chat.openai.com/share/13f52fae-0461-4f15-b342-af0ec080c2d4

明日は、@cordx56 さんです! お楽しみに!!

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