Googleアカウントをプライベートと事業で使い分けるときに便利な使い方
Googleアカウントをプライベートと事業で使い分けるときに便利な使い方
はじめに
Googleアカウントは、Googleのサービスを利用するために必要なアカウントです。
プライベートでも、事業でも、Googleアカウントを使うことで色々便利に、効率的に作業をすることができます。
プライベートと事業では、Googleアカウントを分けて使うことをおすすめします。
この記事では、「なぜ分けて使うのか？」「どう便利に使うのか？」を紹介します。
また、複数のGoogleアカウントを使っている方で、スプレッドシート等を開く時に、意図しないアカウントで開いてしまって困っている方もいると思います。
それを防ぐ方法も紹介します。
Googleアカウントを分けて使うメリット
Googleアカウントを分けて使うメリットは、以下の通りです。
- プライベートと事業を分けることで、仕事のON/OFFがしやすくなる
- プライベートと事業両方で使うサービスに対して、それぞれアカウントを作ることができる
- ブックマークや履歴が混ざらないので、探しやすい
- メールやチャット等で誤爆しない
プライベートと事業を分けることで、仕事のON/OFFがしやすくなる
いつでも仕事をするぞ！という人は、このメリットはあまり感じないかもしれませんが、多くの人は、仕事のON/OFFの切り替えをしていると思います。
Googleアカウントが同じでメールアドレスが同じだと、例えばプライベートのメールを受信して開いた時に、仕事のメールが見えると、仕事のことを考えてしまうことがあります。
また、仕事モードのときにプライベートのメールが見えると、プライベートのことを考えてしまうこともあると思います。
アカウントが分かれていれば、アプリを開いたアカウントのメールしか見えないので、仕事のON/OFFの切り替えがしやすくなります。
プライベートと事業両方で使うサービスに対して、それぞれアカウントを作ることができる
例えば、プライベートと事業両方でamazonで買い物するとします。
このとき、amazonアカウントを作るときのメールアドレスは、それぞれのGmailアドレスで登録できます。
他には、canvaなど、Googleアカウントでログインできるサービスもあります。
これも、プライベート、事業、どちらで使うのかによって、アカウントを分けてログインできます。
ブックマークや履歴が混ざらないので、探しやすい
webページを閲覧していて、気になったページや、よく使うサービスをブックマークすることがあると思います。
ブックマークは、ブラウザにログインしているアカウントに紐づいているので、プライベートと事業でアカウントを分けていれば、ブックマークも分かれているので、探しやすくなります。
また、ブラウザの履歴もアカウントに紐づいているので、プライベートと事業でアカウントを分けていれば、履歴も分かれているので、探しやすくなります。
メールやチャット等で誤爆しない
プライベートと事業でアカウントを分けていれば、メールやチャット等で誤爆することがありません。
また、アカウントそれぞれで表示名を用意できるので、プライベートでは本名を表示し、事業ではニックネームを表示してやりとりすることもできます。
GoogleアカウントはChromeのプロファイルで分ける
ブラウザでGoogleアカウントを分ける方法はいくつかありますが、Chromeのプロファイルを使う方法がおすすめです。
Windowsユーザーの方でEdgeを使いたい方や、macやiPhoneのSafariを使いたい方もいると思いますが、Googleアカウントを使い分けていくには、GoogleのブラウザであるChromeを使うのがおすすめです。
Chromeのプロファイルを使うと、ブラウザのブックマークや履歴が分かれるので、Googleアカウントを使い分けるのに非常に便利です。
ブックマークなどは、同期の設定をONにしておくと、違うデバイスでも同じブックマークが見れるので便利です。
ある日突然パソコンが壊れていても、新しいパソコンのChromeでGoogleアカウントにログインすれば、ブックマークや履歴が復元されるので安心です。
Chromeのプロファイルを追加する
Chromeのプロファイルを追加する方法は、以下の通りです。
- Chromeを開く
- 右上のアイコンをクリックする
- 「追加」をクリックする
- Googleアカウントと同期したい場合は「ログイン」をクリック、同期しない場合は「アカウントなしで続行」をクリックし、プロファイルの設定をする
プロファイルを切り替える
Chromeに複数のプロファイルがある場合、Chromeを開いた時にプロファイルを選択するようにすることができます。
Chromeを立ち上げるときに、プライベートのためにChromeを開くのか？仕事のためにChromeを開くのか？を意識して選択することで、混同せずに使うことができます。
プライベートで使っていた後に仕事をする場合は、同じChromeを使うのではなく、新規でChromeを立ち上げ、事業用のプロファイルを選択して開きます。
ここを混同させてしまうと、プライベートのブックマークが事業のブックマークと混ざったり、事業用のファイルをプライベートのアカウントで開いてしまったりするので、注意が必要です。
Chromeを開いた時に、プロファイルを選択するようにする
初期設定では、Chromeを立ち上げた時にどのプロファイルを使用するかを選ぶ画面が表示される設定ですが、設定を変えている場合は、Chromeを立ち上げた時に、最後に開いたプロファイルで開くようになっている場合があります。
この設定を変えるには、以下の手順で行います。
- Chromeを開く
- Chrome右上のアカウントのアイコンをクリックする
- 「他のプロファイル」の右にある歯車アイコンをクリックする
- 「Chromeはどなたが使用しますか？」画面右下の「起動時に表示する」にチェックをつける
これで、Chromeを開いた時に、プロファイルを選択する画面が最初に表示されるようになります。
プロファイルごとのデスクトップショートカットを作成する
上記のように、起動時に都度プロファイルを選ぶのが面倒な方は、起動するプロファイル別のデスクトップショートカットを作成することができます。
- Chromeを開く
- Chrome右上のアカウントのアイコンをクリックする
- アカウントの名前の右のえんぴつアイコンをクリックする
- 「デスクトップにショートカットを作成する」をオンにする
デスクトップにできたショートカットをクリックすると、そのプロファイルでChromeを開くことができます。
なぜChromeのプロファイルを使うのか
プロファイルを使わなくても、アカウントを複数使うことはできます。
GmailなどのGoogleサービスを開いた際、ページに表示されているアイコンをクリックすると、アカウントを切り替えることができます。
一見これでも複数のアカウントを使い分けることができそうです。
ただし、このやり方だと、次にGoogleサービスを開いた時に、最後に開いたアカウントで、ページを開きます。
例えば、事業で使っているスプレッドシートをブックマークしているとします。
ブックマークからスプレッドシートを開く際、最後に使ったのがプライベートのアカウントだと、スプレッドシートにアクセスできません。
プロファイルを分けて、ブックマークをそれぞれで管理しておけば、ブックマークがある=そのアカウントで開くことができるということになります。
プライベートでも事業でも使いたいファイルがある場合
例えば、身分証明書をスキャンした写真など、プライベート、事業のどちらでも使いたいファイルがある場合は、Googleドライブの共有機能を使うと便利です。
どちらかのアカウントで共有用のフォルダを作り、もう一方のアカウントに共有することで、どちらのアカウントでもファイルを使うことができます。
共有された方のアカウントでは、共有されたフォルダのショートカットをマイドライブに追加することで、マイドライブからアクセスできるようになります。
共有フォルダの作り方
共有フォルダを作るには、下記の手順で行います。
下記はプライベートのアカウントで共有フォルダを作る場合の手順です。
逆にしたい方は、それぞれを読み替えてください。
- プライベートのアカウントでGoogleドライブを開く
- 「新規」‐「新しいフォルダ」をクリックし、任意の名前でフォルダを作成する
- フォルダを右クリックし、「共有」をクリックする
- 事業用のアカウントのメールアドレスを入力し、権限を「編集者」にする
- 「送信」をクリックする
- 事業用のアカウントでGoogleドライブを開く
- 左のメニューから「共有アイテム」をクリックする
- 一覧の中から、先程共有したフォルダの名前の右の︙をクリックする
- 「整理」-「ショートカットを追加」をクリックする
- 「すべての場所」から「マイドライブ」を選択し、「追加」をクリックする
- 左のメニューから「マイドライブ」をクリックして、ショートカットが「マイドライブ」に追加されたことを確認する
- フォルダの場所を移動したい場合は、フォルダを右クリックして、「整理」-「移動」をクリックし、移動先を選択する
これで、プライベートのアカウントでも、事業のアカウントでも、同じフォルダを使うことができます。
まとめ
Googleアカウントを分けて使うことで、プライベートと事業の切り替えがしやすくなります。
是非、Googleアカウントを分けて使ってみてください。
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