Gmailの便利な使い方

Gmailの便利な使い方

要約

GmailはGoogleアカウントがあれば使えるメールサービスです。
検索機能が強い、迷惑メールフィルタが強力、エイリアスが使えるなど、他のメールサービスと比べて、色々な機能があります。

Gmailとは

Gmailは、Googleが提供しているメールサービスです。

Gmailの特徴

他社のメールサービスと比べて、以下の特徴があります。

• 検索機能が強い
  → Googleといえば検索です
• 容量が大きい
  →無料アカウントの場合、Googleドライブと合わせて15GBまで使えます
• 迷惑メール判定が賢い
  →AIの判定により、迷惑メールとして仕分けてくれます
• 仕分けがラベル
  →メールを分類するためのフォルダのようなものですが、フォルダと違って、メールは複数のラベルを持つことができます
• エイリアスが使える
  →Googleアカウントは一つのまま、複数のメールアドレスを使い分けることができます

メールを検索する

Googleといえば検索のイメージがありますが、Gmailの検索機能も強いです。
細かく分類はしなくても、読み直したいメールがあれば検索で探せます。
画面上の検索ボックスから検索することができます。
基本的には、キーワードによる検索だけでも十分ですが、細かく条件を指定したい場合は、
検索ボックス右のアイコンをクリックすることで、詳細条件を指定することもできます。

迷惑メールに登録する

明らかなスパムメールは、迷惑メールとして判定されますが、メルマガ等は迷惑メールと判定されません。
もし、もう読まないメルマガ等を受信したくない場合は、迷惑メールとして登録することで、受信トレイに表示されなくなります。

迷惑メールに登録するには、「〜ブロックする」と、「報告する」の2種類があります。

これらの違いは以下の通りです。

• 「〜ブロックする」: メルマガ等、スパムメールではないけど、自分には不要なメールの場合
• 「報告する」: 詐欺などのスパムメールをGoogleに報告する場合

基本的には、「〜ブロックする」を使うことが多いと思います。
ブロックしておくと、次回から同じ差出人からのメールは、迷惑メールとして判定されます。

たまに、必要なメールが迷惑メールに誤って分類されていることがあります。
定期的に迷惑メールフォルダを確認して、誤って分類されていないかを確認することをおすすめします。

メールをアーカイブする

Gmailでは、メールを削除するのではなく、アーカイブによりメールを整理します。
アーカイブしたメールは受信トレイから消えますが、検索結果やラベル、すべてのメールのフォルダからは消えません。
一度読んだメールの内、今後のタスクにならないメールはアーカイブしておくことで、受信トレイをすっきりさせることができます。

パソコンでは、件名にマウスを乗せたときに出てくるアイコンをクリックしてアーカイブできます。
また、メールを開いた状態で、上にも同じアイコンがあるので、クリックするとアーカイブされます。
スマホアプリでは、メールの一覧画面で件名を左右にスワイプすると、アーカイブできます。

ラベルで仕分ける

Gmailでは、メールを仕分けるのにラベルを使います。
ラベルは、メールを分類するためのフォルダのようなものですが、フォルダと違って、メールは複数のラベルを持つことができます。
例えば、差出人別のラベルと、案件別のラベルを1つのメールに付けることができ、どちらのラベルからもメールを見ることができます。
この機能は、どうしても分類しておきたいメールがある場合に便利ですが、基本的には読み返したいメールは検索するだけでも十分です。

カテゴリーの表示を決める

Gmailのシステムとして用意されているラベルがカテゴリーです。
Gmailの画面上部のタブで、プロモーションや、ソーシャルといったカテゴリーで分類されているものです。
これは、GoogleのAIがメールを分析して、自動で分類してくれています。
また、受信トレイのメインに表示されているのは、カテゴリーに分類されなかったメールです。

もし、カテゴリーの分類をしてほしくない場合は、以下の方法でカテゴリー表示をやめることができます。

1. Gmailの画面右上の歯車アイコンをクリックする
2. 「すべての設定を表示」をクリックする
   
3. 「受信トレイ」タブをクリックする
4. カテゴリーの欄にある、チェックボックスを外す
   

ただし、カテゴリー表示をやめるとカテゴリーに分類されていたメールも受信トレイのメインに表示されるようになります。
不要なメールは、迷惑メールとして手動でブロックする必要がありますので、ご自身がどちらが便利かを判断してください。

エイリアスが使える

Gmailでは、エイリアスが使えます。
エイリアスは、自分のメールアドレスの@の前に+と英数字を使ったメールも受信することができる機能です。
この機能を使えば、Googleアカウントは一つのまま、複数のメールアドレスを使い分けることができます。
例えば[e-mail]というアドレスをお持ちの場合、[e-mail]というアドレス宛のメールも受信することができます。

エイリアスのメールアドレス宛のメールを受信するだけの場合、Gmailでの設定は必要ありません。
好きなエイリアスのメールアドレスを無制限に使うことができます。

例えば、同じサービスに複数のアカウントを登録する場合
[e-mail]、[e-mail]というように、エイリアスを使って複数メールアドレスを作ることができます。
このときメールは全て[e-mail]に届きますので、複数のGmailアカウントを持つこと無く管理することができます。
なお、エイリアスを使ってサービスに登録する際は、1Passwordなどのパスワード管理ツールを使い、どのサービスにどのエイリアスを使ったか、管理しておくことをおすすめします。

また、事業をしている場合、問い合わせ用のメールアドレスに専用のエイリアスを使うことで、どの箇所からの問い合わせなのかを把握したり、問い合わせ先を分けたりといった管理をすることもできます。

エイリアスのメールアドレスで送信する場合の設定

エイリアスのメールアドレスでメールを送信する場合は、以下の設定を行う必要があります。

1. Gmailの画面右上の歯車アイコンをクリックする
2. 「すべての設定を表示」をクリックする
3. 「アカウントとインポート」タブをクリックする
4. 「名前」の欄で、「他のメールアドレスを追加」をクリックする
   
5. エイリアスのメールアドレスを入力する
6. 「次のステップ」をクリックする

この設定が完了すると、メールの新規作成画面で、差出人のアドレスを選択することができるようになります。

フィルタによる自動仕分けをする

Gmailでは、フィルタを使って受信時にメールを自動で仕分けることができます。

例えば、以下のようなことができます。

• 特定の差出人からのメールに特定のラベルを自動でつける
• 特定のエイリアス宛のメールに特定のラベルを自動でつける
• 特定の件名のメールは自動でアーカイブしたり、削除したりする

設定の仕方は以下の通りです。

1. 画面上部の検索欄にあるアイコンをクリックする
2. 検索画面になるので、仕分ける条件を入力する
3. 一度検索し、期待通りのメールが表示されることを確認する
4. 手順2の画面に戻り、「フィルタを作成」をクリックする
   
5. 任意の項目にチェックをつけ、「フィルタを作成」をクリックする
   

これで、条件に合致するメールは、自動で仕分けられます。
手順5で、「X件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックをつけておくと、過去に受信したメールにも、このフィルタを適用することができます。

送信待ち時間の設定

Gmailでは、メールを送信した後、一定時間待ってから送信することができます。
これにより、メール送信をした瞬間に、記載内容に間違いがあった場合や添付ファイルを添付し忘れていた場合に、送信を取り消すことができます。

初期設定は5秒ですが、30秒まで伸ばすことができます。

送信待ち時間の設定方法

以下の方法で、送信待ち時間を設定できます。

1. Gmailの画面右上の歯車アイコンをクリックする
2. 「すべての設定を表示」をクリックする
3. 「全般」タブの「送信取り消し」の欄で、取り消せる時間を設定する
   
4. 一番下の「変更を保存」をクリックする

送信取り消しの仕方

メールを送信すると、画面左下に、「メッセージを送信しました」というメッセージが表示されます。
その横にある「元に戻す」をクリックすると、送信を取り消し、メールの編集画面に戻ることができます。

全員に返信する

メールを返信する際、ほとんどの場合はccに入っている人を含めて全員に返信することが多いと思います。
通常、Gmailで返信する際には、返信アイコンをクリックすると、差出人のみに返信するメールを作成することになります。
このアイコンをccに入っている人を含めて全員に返信するように変更することができます。

全員に返信するのをデフォルトにする方法

以下の方法で、全員に返信するのをデフォルトにすることができます。

1. Gmailの画面右上の歯車アイコンをクリックする
2. 「すべての設定を表示」をクリックする
3. 「全般」タブの「返信時のデフォルトの動作」の欄で、「全員に返信」を選択する
   
4. 一番下の「変更を保存」をクリックする

おすすめの整理方法

アーカイブする

メールを読んだら、タスクとならないメールはアーカイブします。
件名だけで要件が分かるメールは、読まずにアーカイブしても良いと思います。
メールのアーカイブをしていくと、受信トレイにはタスクとして何かしなければならないメールだけが残ります。
タスクが完了したら、そのメールもアーカイブします。

受信トレイに残っているだけではタスクを忘れてしまう場合は、ToDoリストに登録することで、ToDoリストの方でタスクを管理することもできます。

迷惑メールに登録する

今後も読みそうにないメルマガは迷惑メールとしてブロックします。
メルマガ配信を止めるために、各サービスにログインして配信停止の設定をするより、迷惑メールとしてブロックする方が手順が同じなので簡単です。
もし、重要な連絡とメルマガが同じメールアドレスから送信されてくる場合は、フィルタの機能でメルマガの件名を条件に自動でアーカイブするように設定するのがおすすめです。

エイリアスを使う

同じサービスに複数のアカウントを登録する場合や、事業ごとにメールアドレスを分けたい場合にエイリアスを使います。
また、メールアドレスの流出によるセキュリティリスクを減らすために、登録するサービスごとにメールアドレスを分けて使うこともできます。

• amazonの登録に[e-mail]を使う
• 楽天の登録に[e-mail]を使う

万が一メールアドレスが流出し、変なメールが届き始めた場合は、どのサービスで流出したかが分かるので、以下のような対応ができます。

• 該当のサービスでメールアドレスを変更する（違うエイリアスに変更する）
• 該当のエイリアス宛のメールはフィルタで自動削除する

分類

細かい分類はせず、見返したい場合は検索で探すのが良いと思います。
一生懸命分類するよりも、検索で探した方が早い事が多いです。

まとめ

Gmailの便利な使い方を紹介しました。
Gmailは他のメールサービスに比べて、色々な機能があります。
是非活用してみてください。