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【Notion 配布付】タスク管理と振り返り(KPT)を効率的に行えるテンプレートを作った

2024/05/18に公開

Notion

はじめに

今回、日々のメモや振り返り(KPT)を容易にできるようなNotionテンプレートを作成しました。
配布もしているので、ご自由にお使いください。

配布テンプレート

読者対象

メモのカテゴリー分けに悩む
仕事や学習の振り返りを忘れず行いたい
「いつかやる」タスクを忘れてしまう
スケジュール管理が苦手

特徴

1.直感的で拡張性が高いタグによるタスク管理

カスタムタグを用いてメモを分類することができ、関連する情報を迅速に見つけることができます。タグも複数設定できる為、分類タグに悩むことが減ります。

タグ管理のメリットについては、下記の動画をご参考ください。

2.週次及び日次の振り返りが可能

このテンプレートでは、「Weekly」と「日報用(KPT)」のタスクテンプレートを用意しています。
それらを用いて、日々のKPTをいつでも見直せるようになっています。

3.スケジュール管理

「Weekly」テンプレートの中では、「今週・今日・来週以降持ち越し」のタスク管理とカレンダーも設定しております。その為、直近でやることが明確になり、また「できなかった, いつかやる」タスクも持ち越しから見直すことが可能になります。

テンプレート構成

データベース、ビュー、テンプレートの一覧になります。

名前	用途
DB_メモ	全てのタスクを格納
DB_タグ	タスクに付与するカスタムタグの設定
Home_メモ一覧のビュー	トップ画面に表示されるメモ一覧テーブルを表示
Home_カレンダービュー	トップ画面で表示しているカレンダーのビュー
KPT_ビュー	振り返りボードのテンプレート
クイックメモ	トップ画面から即座にメモを取ることが可能。.Inboxタグを自動付与。整理後にタグを更新することを推奨
日報用(KPT)テンプレート	日々の振り返りを行うためのKPTボード。このボードは週に一度リセットされますが、以前の内容はKPT_ビューで参照可能。デフォルトでは、.Weekly.Todoのタグが自動付与されます。
Weeklyテンプレート	週ごとのメモやタスクを管理、振り返りを行えるテンプレートです。デフォルトでは、.Weekly.Todoのタグが自動付与されます。毎週作成し、この中でタスク管理を行う方針をお薦めします。

DB_タグの使い方(タグ管理)

タグの管理方法です。タグを作成する際は、下記の写真とカラムを参考にしてみてください。

Name: タスクに付与するカスタムタグ名
Category: カスタムタグに付与するカテゴリーを付与
State: これは区分をわかりやすいように設定しています。Tagで分けられないものは一旦Directoryとかに入れています。
備考の"notDelete": これはテンプレートのフィルター等で用いている為、削除しないようにお願いします。

タグ管理

タグの設定方法は、タスク作成のDB_タグカラムから設定します。

テンプレートの使い方

テンプレートを用いて、スケジュールの管理方法や振り返り(KPT)の方法について説明します。

Weeklyテンプレート

1.Weeklyテンプレートを用いてタスクを作成します。

タスクを作成すると、写真のような選択肢がでるので、Weeklyを選択するとテンプレートが反映されます。
タグ等は自動付与してくれるので、チケット名の記載のみで大丈夫です。

weekly

2.スケジュールについて

作成後

写真のようなタスクが作成されたと思います。
スケジュールを見ていただくと、「Week, Today, 来週以降持ち越し」の欄があります。
各テーブルはこのように使用できます。

テーブル名	用途
Week	今週のタスクが表示されます。但し(日曜~土曜)の為注意してください。
Today	今日の日付が設定されているタスクが表示されます
来週以降持ち越し	こちらは、「いつかやりたい」「持ち越しタスク」等が表記されるものです。.Carryoverタグを設定しているもの表示します。

3.振り返り(KPT)について

ここではフィルタリングされた期間のKPTを表示しています。デフォルトでは、今日から一週間前までに作成されたものを表示するようにしています。
もしKPTを表示する期間を変更したい場合は、画像の場所の期間フィルターを編集してください。
kptのフィルター

日報用(KPT)テンプレート

振り返りタスクの作成方法について説明します。
毎日振り返る場合は、画像のように「Weeklyテンプレート > Today > 日報のタスクの作成」をお勧めします。
KPT作成場所

タスクを作成した後は、「日報用(KPT)」テンプレートを選択するとKPTボードが表示されます。画像のようにWeeklyの方と作成したものが連動されているはずです。
テンプレートから作成したKPTボードは今週分(日〜土)までを残す為、新しく日報用テンプレートから作成したKPTボードも、先ほど作成したものが表示されるはずです。
KPT作成結果

テンプレートの編集について

テーブルの新規の横にあるプルダウンを選択
表示されるテンプレートの横の「...」を選択
「編集」を押下するとテンプレートを編集することができます。

テンプレートの編集

クイックメモの使い方

トップ画面にあるこれは、カテゴリー分けに迷うものを一時的に保管しておく場所です。
「+ New」を押下すると即座にメモを取ることができ、.Inboxタグがデフォルトで付与されます。
時間がある時に.Inboxタグを外し、整理することをおすすめします。

クイックメモ

運用方法

週に一度Weeklyテンプレートを用いてタスクを作成し、その中のWeek, todayテーブルから日々のタスクを作成しています。
振り返りを行いたい日は、todayテーブルから「日報用(KPT)」テンプレートを用いたタスクを作成します。
タスク以外のメモについては、クイックメモから作成して後からタグ付けして整理することが多いです。
週終わりに達成できなかったタスクを引き継ぎテーブルへ移動し、また次回のWeeklyテンプレート内で、引き継ぎから着手するタスクをWeeklyやtodayテーブルに移行します。

感想

このテンプレートを使用した結果、情報の整理や日々のタスク管理が非常に効率的に行えるようになり、日常の生産性が顕著に向上したと実感しています。各種ビューとカスタマイズ可能なタグにより、必要な情報へのアクセスが迅速かつ直感的になり、全体的にストレスフリーなワークフローを実現できました。
また、KPTの振り返りボードは週毎の自己評価を簡単かつ効率的に行えるように設計されており、自己改善のプロセスが格段にスムーズになったと感じています。