「仕事が早いね!!」と言われるようになった、私の地味だけど効果的なタスク管理術

こんにちは、こじまるです。

最近、ありがたいことに「こじまるさんは仕事が早いですね」とか「タスク管理ってどうしてますか…？」なんて聞かれることが増えてきました。

実は先日、後輩のタスク管理のやり方を聞く機会があったのですが、私とは全く違う方法で「もっとこうしたら楽になるのになぁ」と感じました。

この記事では私のタスク管理のコツを3つ紹介します。「なんだか仕事がうまく回らないなあ」と感じている方の少しでも参考になれば幸いです。

地味で小さなコツなので、明日から実践しやすいと思います。小さなコツであっても、愚直に続けることが、大きな効果となって形になると信じています。

ちなみに、私の会社はGoogle Workspace（GWS）を主に使っているので、PCでGWSを使用する前提としたお話になります。

1.ウィンドウでまとめる

私はタスクごとにウィンドウを分けて表示しています。

1番左のウィンドウはメール、2番目はGoogle Calendarで固定です。

そして3番目以降のウィンドウは、その日作業するタスクごとに、関連するタブ（スプレッドシートやドキュメントなど）をまとめて開いていきます。

「あのスプレッドシート、どのウィンドウのどのタブで開いてたっけ…？」みたいに、あちこち探す時間って本当にもったいないですよね。

この方法なら、ウィンドウを行ったり来たりする必要がありません。

そして、そのタスクの進めたいところまで終わったら、ウィンドウごと閉じてしまえばOK。

頭がスッキリしますし、達成感もあります。誰かと画面を共有しながら話をするときも、関連情報が1つのウィンドウにまとまっているので、説明しやすいというメリットもあります。

2.ブックマークで管理する

GWSあるあるだと思うのですが、いろんな人がスプレッドシートを共有してくるので、気が付くとスプレッドシート迷子になっていることがありませんか？

Google Driveのフォルダ管理も、やろうとすると意外と難しいと感じています。

階層がどんどん深くなってしまったり、似たような名前のフォルダが乱立して「あれ？あっちだっけ？こっちだっけ？」となったり（ローカルサーバーや共有サーバーでも、同じようなことになりがち）。

そこで私はプロジェクトごとにブックマークフォルダを作成して、そこに関連するファイルやURLをまとめて放り込んでいます。

直接アクセスできるので、いちいちDrive内を検索するよりずっと早いです。

さらにオススメなのが、フォルダの中に過去ブックマークというフォルダを作っておくこと。

プロジェクトが完了したら、そのブックマークフォルダごと、この”過去ブックマーク”に移動させます。

こうしておけば、毎年担当するプロジェクト（私の場合は新入社員研修など）で「前回どうしてたっけ？」と振り返りたいときに、関連資料一式をサッと引き出せて便利です。

3.ToDoはGoogle Calendarで管理する

せっかくGWSで仕事をしているので、ToDoリストもGoogle Calendarの機能を活用しています。

完了したToDoにチェックを入れると、サーッと線が引かれて消える感じも、地味に気持ちがいいんですよね。

ちょっとしたコツとして、ToDoに実際の作業内容まで具体的に書いておくようにしています。

• おしい例：「電話する」
• いい例：「〇〇さまに前回の面接合格の連絡をする」「次回の面接の日程調整はメールでする旨を伝える」「電話したら人事部にも共有」

ここまで書いておけば「あれ、誰に電話するんだっけ？」「何を伝えるんだったかな？」「あ!!電話はしたけど、人事部に共有するの忘れてた!!」といったミスを防げます。

もし参考にする資料（スプレッドシートのURLなど）がある場合は、それもToDoにURLリンクを貼っておくと「あの資料どこいったかな…？」と探す手間も省けます。

ブックマーク管理のときと同じで、ToDoだけ見れば仕事を最後までスムーズに進められる状態にしておくのが理想です。

参考：https://www.youtube.com/watch?v=yGqnOAP_iWg

おまけ：全ウィンドウにGeminiを開く

生成AIの進化には本当に驚かされます（AIエンジニアのみなさんに感謝）。

あらゆる仕事に役立つポテンシャルを秘めていると感じていまが、多くの方が「使うタイミングがみつからない」と感じているようです（Zennの読者はそんなことないかも…）。

そこで試してみたのが全部のウィンドウの左端（または右端）にGeminiのタブを固定することです。

こうすることで、どんなタスクに取り組んでいるときでも「これってGeminiに手伝ってもらえないかな？」と自然と考える癖がつきました。

あらゆる仕事でGeminiとコラボレーションして、仕事を早く進めるアイデアが浮かびやすくなったように感じます。

Geminiとの会話が楽しすぎて、逆に仕事が遅くなるリスクがあるのは注意です（笑）。

さいごに

よく言われることですがマルチタスクを減らすことができれば、仕事は自然と早くなると思っています。

今日ご紹介したタスク管理のコツは、どれも"1つの仕事に集中しやすくする"ための工夫に繋がっています。

ウィンドウごとに1つのタスクをまとめることで、他の情報が目に入りにくくなり"情報をシャットアウトする効果"が期待できます。同じウィンドウのタブに複数のタスクが混在していると、どうしても気移りしてしまいますからね。

ブックマークでの管理は、タスクに使う情報を1箇所に集約することで"1つのタスクに集中しやすい環境"を作っています。スプレッドシートを探しているうちに「あ、そういえばこっちの案件もあったんだった…」と注意が逸れるのを防いでくれます。

ToDoのGoogle Calendar管理では、作業工程まで具体的に書き出すことで"思い出す作業を極力減らす"ことができます。これにより、より早く、より高い集中状態に持っていくことができます。

もし、あなたの明日からの仕事を少しでもスムーズにするお手伝いができたら、とてもうれしいです。あなたが実践しているオススメの仕事術があれば、ぜひコメントで教えてくださいね。