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情報端末を簡易に管理する方法
背景
- 情シスなどの知識は私は一歳持っておらず、何が正しいか後からどういったふうに困るかもわからないなかで自身の経験から情シスっぽい仕事をする必要がありました
目的
- 法人で購入・リースしている端末をある程度適切に管理する
- だれに何を、どれほどの期間、どれほどの数を貸し出しているのか、IT資産の利用状況を正確に把握する
- 社内の機器トラブルやセキュリティトラブルを未然に防ぐ
Caveat
- 本記事ではキッティングについては言及しません
- MDMなどのツールについても言及しません（他の記事でまとめたい）
内容
まず言葉の定義ですが、企業がPCなどのIT端末を管理する際にそのメモのようなものは
- PC管理台帳
- IT資産管理台帳
などと呼ぶようです。
さて、どこで・なにを管理するかですが、参考文献を参考にして以下のように簡易に設計しました。
- どこで
- SpreadSheet
- なにを
- 資産番号
- ステータス
- メーカー
- シリアルナンバー
- 製造番号
- OS
- メモリ
- ストレージ
- 購入・リース日
- 保証期限
- 契約更新日
- 購入・リース先
- 使用者名
- 貸与日
- 返却日
- 備考欄
さらにClaudeを利用することでブラッシュアップしていきます。
| 項目 | 説明 | 備考 |
|---|---|---|
| 資産番号 | 組織内で一意の識別子 | 自動採番やプレフィックスを用いた命名規則を検討 |
| ステータス | PCの現在の状態 | 「使用中」「修理中」「廃棄予定」などをドロップダウンリストで選択 |
| メーカー | PC製造元 | Dell, HP, Lenovo, Appleなど。ドロップダウンリストを推奨 |
| シリアルナンバー | メーカー発行の一意の識別番号 | 保証やサポートに必要。正確な入力が重要 |
| 製造番号 | モデルの詳細を特定する番号 | 「製品番号」とも呼ばれる |
| OS | オペレーティングシステム | 種類とバージョンを記載（例：Windows 10 Pro） |
| メモリ | 搭載メモリ容量 | GB単位で記載。増設履歴も追記可能 |
| ストレージ | 記憶装置の種類と容量 | SSD/HDD、容量をGB単位で記載。複数ある場合は全て記載 |
| 購入・リース日 | 取得日 | YYYY-MM-DD形式で統一 |
| 保証期限 | 保証の終了日 | YYYY-MM-DD形式。期限切れ前にアラート設定を推奨 |
| 契約更新日 | リースや保守契約の更新日 | YYYY-MM-DD形式。自動リマインダー設定を検討 |
| 購入・リース先 | 販売店やリース会社の名称 | 連絡先情報は別シートで管理し、ここではIDや略称を使用 |
| 使用者名 | 現在の使用者の氏名 | 人事データベースと連携させ、自動更新を検討 |
| 貸与日 | 現使用者への貸与日 | YYYY-MM-DD形式。使用期間の計算に利用可能 |
| 返却日 | PCが返却された日付 | YYYY-MM-DD形式。空欄は現在使用中を意味する |
| 備考欄 | その他の重要情報 | 修理履歴、特殊ソフトウェア、セキュリティ設定など |
あとはスプレッドシートを作成するだけです。
リース先
今回は利用できなかったんですが、キッティングなどのサービスも充実している次のサービスが便利だと思ったので次回利用したいと思います
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