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学生LT会、主催してみた!w

11 min read

あなたは誰

日本大学工学部 学部3年のカズ之助です!
今回はじめてイベントを主催しました!!!

これはなに

学生LT会、#stdout2020のイベント主催レポです!

イベントのロゴ(2020年版)です
イベント主催で大変だったこととか、準備したこととかをまとめます!
オンラインイベントを開くときの参考にしていただければ!!

2020/12/15 18:46追記
受験生アドベントカレンダーにこの記事を登録しました。就活は受験なので就活生の僕は受験生。
受験生各位はイベントを開く前にお勉強をしましょう。
これで受験に触れたからいいよね

イベント前にやったこと

  1. 共同主催とのスケジュール調整
  2. connpassのイベントページの作成
  3. ロゴの作成
  4. LTテーマを決めよう!
  5. 営業
  6. Discordのサーバー作成/整備
  7. タイムテーブルの作成
  8. アンケートの作成
  9. 各種スライドの作成

イベント中にやったこと

  1. 登壇順の決定/懇親会会場振り分け
  2. 司会/進行
  3. YouTube配信

やったことまとめ(イベント前)

1. 共同主催とのスケジュール調整

これはそのままです。個人主催の場合は必要ありません。
今回は共同主催の会津大のマヤミトのところまで実際に足を運んで軽く話したり、TwitterのDMでお互い空いている日を出して決定しました。

2. connpassのイベントページの作成

こちらもそのままの意味です。connpassでイベントページを作成しました。  
これにより参加者にメールで一斉通知を送ることができます。便利だね。
でも、忘れないでいてほしいのは、かなりの人数の方がconnpassのメール通知をオフにしている場合があるということです。

後述のDiscordサーバーを立ち上げた後、メールで招待リンクを送ったところ、なかなか集まりが悪く、Discordに入っていないイベント参加者に聞いたところ、どうやらconnpassのメールが届いていないということが判明しました(当然届いている人もいる)

connpassのメール通知を利用する場合はメール通知をオフにしている人もいることをお忘れなく……!!


イベントページ

3. ロゴの作成

イベントロゴがあると一気にイベントページが華やぎます。
私はIllustratorや、Photoshopを持っていないので、無料で使えるプロトタイピングツールのAdobe XDを使用しました。

これは作成途中のxdファイル

最終的にこの2種類になりました!(左が今回のイベントロゴ、右がイベント全体のロゴ)

フォントはHelvetica NeueのBold Italicを使っています!
カラーコードは水色の部分が#00C4FF, ダークグレーの部分が#333333です!

4. LTテーマを決めよう!

さて、LTのテーマを決めましょう。
今回はいろいろな話を聞きたいので「技術系であればなんでもオッケー!」としました。
技術系にこじつけることができればなんでもオッケーです。

LT大会のコンセプトによってテーマを変えていきましょう!

5. 営業

Twitterで参加してくれそうなおともだちに片っ端から声をかけていきました。
基本的にはDMではなく、ツイートにメンションをつけて「参加してくれるかな?」的な感じで営業していきました。
あとは、VOYAGE GROUPのhironomiuさんに運良く見つけて頂いたので、ダメ元でお願いをしてサポーターズとVOYAGE GROUPのハッカソンのSlackでも宣伝させていただきました!ありがとうございます!

6. Discordサーバーの設定

今回はDiscord上で行いました。
なんとなくイメージですがDiscordユーザー多いようなイメージがあったので……

参加者のそれぞれの属性(登壇者or視聴者)を把握したかったので、かめさん(Carl-bot)でそれぞれロールを付与しました。

6-1. チャンネルリスト

インフォメーション

  • 読んでね!!
    • 全体連絡を主に行うチャンネルです
  • リリースノート
    • サーバーの変更(権限やチャンネル追加とか)などを報告するチャンネルです

テキストチャンネル

  • スポーン場所
    • その名の通りスポーン場所です
  • 雑談
    • みんなでわいわい雑談する用につくったチャンネルです
  • 自己紹介
    • ここに「新しい人が入ったよ!」というログが流れます
    • ここで自己紹介を行ってもらいました。
自己紹介用テンプレート
1. 名前(ハンネ): 
2. 所属: 
3. 趣味: 
4. ひとこと: 
5. Twitter(あれば): (at)id

stdoutイベント

  • イベント
    • ここにイベントのリアクション/コメントをするチャットです
  • 登壇資料
    • ここに登壇資料のリンクやPDFを放流するチャンネルです
  • (音声)stdout2020 会場
    • ここで#stdout2020のイベントを行いました

プレゼンター(すべて 登壇者ロール が設定されている人のみアクセス可)

  • 2020プレゼンター
    • 登壇者同士で親睦を深めてもらうチャンネルです
  • 配信サポート
    • 配信で何らかのトラブルが合った際に対応するチャンネルです。
    • 今回は運良く使われることはなかったです

懇親会

  • (音声)懇親会会場1〜4
    • 懇親会の会場です
  • しゃべれnaifu-1〜4
    • 懇親会で都合によりマイクが使えない人用のテキストチャンネルです
    • 共有したいものがあったらここにURLとか貼ってる人もいました

6-2. その他設定

  1. ロールが設定されていない人は招待をすることができないようになっています(荒らし対策)
  2. 認証レベルを中(Discordに登録してから5分以上経過したアカウントのみ)に設定してあります
  3. ロールの設定されていないメンバーのメディアコンテンツをスキャンするようになっています
  4. 何かしらロールが設定されている人は監査ログを見ることができます
  5. 何かしらロールが設定されている人は絵文字を加えることができます
  6. @メンションつきメッセージのみ通知されるように変更してあります

7. タイムテーブルの作成

最終的に登壇者が18人集まったので1人10分(交代時間含む)としました。

  1. オープニング 13:00〜13:20
  2. LT第一部 13:30〜15:00
  3. LT第二部 15:10〜16:50
  4. クロージング 16:50〜17:00
  5. 懇親会 17:15〜

最初の9人がLT第一部、次に9人がLT第二部で間に休憩10分いれました!

8. アンケートの作成

最後にフィードバックでいっぱい褒められたかったのでアンケートを作成しました!

8-1. 設問

  1. 登壇者?視聴者? (登壇者, Discord視聴, YouTube視聴)
  2. 満足度を教えて! (5段階)
  3. 良かったところを教えて! (テキストエリア)
  4. 改善点あったら教えて! (テキストエリア)
  5. 次回のstdoutが開かれたら参加したい? (はい, いいえ)
  6. 感想とかいっぱい教えて!! (テキストエリア)

Googleフォームは問題文に応じていい感じの選択肢に変化するのがいいですよね
次回stdoutが開かれたら参加したいですか?の問には、自動で「はい」, 「いいえ」のラジオボタンに変化してくれるのいいよね。
サンキューGoogleフォーム、フォーエバー

9. 各種スライドの作成

4つスライドを作成しました。

  1. #stdout2020 オープニング
  2. サークル紹介
  3. 自分の登壇資料
  4. #stdout2020 クロージング

9-1. #stdout2020オープニング資料

  1. Zli行動規範への同意
  2. 自己紹介
  3. 運営紹介
  4. イベントの説明
  5. LTの説明
  6. 登壇者の紹介
  7. タイムテーブルの説明
  8. ハッシュタグ/コメントの説明
  9. アンケートの説明(軽く)

9-2. サークル紹介

自分のサークルの紹介を軽くしました。

9-3. 自分の登壇資料

自分の登壇資料です。
また近いうちに記事を書こうと思います。

9-4. クロージング

こちらは軽く行いました。

  1. 懇親会の説明
  2. アンケートの回答リンク掲示

イベント中にやったことまとめ

1. 登壇順の決定

登壇順の決定と、懇親会の部屋振り分けはこのサイトを参考にしました。

1-1. シートに名前と順番を記入する

こんな感じに記入していきます

1-2. 順番を選択し、コンテキストメニューからランダム化をする


選択して…

範囲をランダム化

こんな感じに乱数で並び替えられていればオッケー!

1-3. フィルターで昇順に並び替える


フィルターを作成をクリック

順番のところから「A→Zで並び替え」を選択

こんな感じに並び替えられればオッケー!!

2. 司会/進行

明るくハキハキとしゃべるのがいいでしょう(それはそう)
明るくしゃべるのは意識できていたのですがハキハキ喋ることができていたかと言うと「?」となります。(アーカイブ見て所々「何いってんだこいつ」とかいうところがあるので)

よく意識的にゆっくりしゃべるといいとは聞きますよね。

あとは、臨機応変に対応することが求められます。
今回は大きな配信エラーとか(LT会が中断してしまうような)は発生しなかったのですが、もし何か配信エラーが発生してしまった場合にどうするか、ということは事前に考えておくといいと思います……(今回は特に考えてなかった)
途中順番の交代とかもありましたが、最後まで中断せずに走り抜けられたの本当に良かったなぁって思います……

イベントの盛り上げ役にもなれたら最高です!
「どうせみんなが盛り上げてくれる」とか思っていませんか?参加者の方も盛り上げてはくれますが、やはり進行が率先して盛り上げ役に徹するとLT会とかが早い段階で盛り上がると思います……!!
どうせやるなら楽しくやりたいですよね!

3. YouTube配信

基本的に共同主催のマヤミトくんにおまかせしました。
サムネ画像、準備中画像、配信終了画像の3つを私が用意し、それをマヤミトくんに渡して、配信してもらいました。

サムネイル

イベント準備中画像

イベント終わったよ画像(未使用)

Discordの画面をOBSでキャプチャして、それをYouTube上にストリーミング配信する、といった普通の配信と同じような感じだと思います(マヤミトくんみてたら配信とかどうやってたか教えてくだしあ)

3-1. 実は……

顔出し配信を全く行わなかったので結局使わなかったんですが、一応バーチャル背景画像も用意していました。

名前とTwitterの情報だけのシンプルな背景画像です

やってみてどうだったか

やってみて大変だったところ

やってみてマジで大変だったところ、いくつかあるのでつらつらと書き連ねていきます
特に大変だと感じたのはこの4つですね……

  • イベント企画全般
  • 参加者集め
  • 資料(スライド)作り
  • Discordの環境整備

イベント企画

これが一番大変でした。
経験が一切ないから何から初めていいかわからない。
スケジュールが決まり、connpassのイベントページを作成しているときにマヤミトくんと通話していたんですが、そこで「まずは〇〇からはじめるといいよ〜」みたいな感じで言ってくれたので「経験者つぇぇ〜〜〜〜〜」ってなってました。マジでありがとう🙇‍♂️🙇‍♂️🙇‍♂️

参加者集め

connpassのページを公開して、「めちゃめちゃ人が集まるんだろうなぁ」とワクワクしていたけど、まぁそんなことはなく……
参加してくれそうな知り合いに片っ端からTwitterで連絡をとりました。
その結果connpassの登壇者枠が18人も集まりました……ありがとうみんな……!!!

connpassの人をみんなDiscordに招待するというのも意外と大変だった点なので書いておきます。
これはさっきも書いたことなんですが、あなたの想像以上にconnpassの通知をオフにしている人が多いです!!!
ちゃんとTwitterのDMとかで「参加してたよね?Discordの招待あげるね!」と連絡してあげましょう。
せっかく集めた参加者をこんなしょうもないことで失いたくないですよね。

資料(スライド)づくり

これもなにげに大変でした。
書き漏らしとかないか5回ほど読み直しました。
どんなことを書いたのかと言うのは先述のとおりなので割愛しますが、思いつく限りのことは書いたほうがいいと思います……(書かなくても、せめてスピーカーノートとかにはメモっておこう。いざというときに忘れるので……)
スライドができたら、1回でいいので、声に出して時間を計ってみるといいと思います(パワポでもGoogleスライドでもストップウォッチ機能あるよね)。
あれでいい感じに計って、早すぎるようだったらゆっくりめに喋ったり、そもそも内容を増やしたり、小ネタや雑談を入れてみたり……(オープニングだったら小ネタや雑談を入れるといい感じにアイスブレイクになったり……するかも?)
コメントを拾っていくのも一応手ではあるんですが、コメントしてくれなかったときのことも考えておくと言いと思います……!

やってみて楽しかったこと

みんなに「よかったよ!!」って言ってもらえたこと!!

最後にとったアンケートで、回答者の全員が「満足」もしくは「大いに満足」と回答して頂けたのがすごく嬉しかったです!!!

やったー
その次の設問の「よかったところを教えて!」というところに「自分もアウトプットしてぇ……って思った」ってコメントがあって「マジでやってよかったなぁ……最初は不安だったけど、こんなに参加者にいい影響を与えられたなら本当にやってよかったなぁ」ってすごく感慨深くなりました。ありがとう!!
改善点とかも挙げてくれたので次回の参考にさせてもらいます!!

頂いたコメント一覧(良かったところ, 一部抜粋)

  • 他分野な話を聞けた, 全く触れない分野の話を聞けて楽しかった
  • 雰囲気が良かった
  • 周りの学生が何をやっているのかを知れてよかった
  • ほぼほぼ時間通りで進んでいたこと
  • 何も大きなトラブルが起きずに最後まで走り抜けられたこと!! ←これ投稿したの僕です
  • 自分もアウトプットしたいと思った
  • 発表も運営も参加者もみんなよかった(!)
  • TwitterもDiscordも盛り上がった!
  • それぞれの発想が素晴らしくてものづくりの見方が変わったよ!
  • ライブ感があった!
  • トラブル発生時も素早い対応ができてた!
  • 進行がスムーズだった!
  • みんなすごい!
  • Discord不慣れだったのでYouTube配信があったのは嬉しかった!

頂いたコメント一覧(改善点, 一部抜粋)

  • 休憩時間にBGMほしい! ←なるほど〜ってなった!
  • 発表の間の時間がもう少し欲しい!
  • リハーサルか接続テストをしたほうが良さそう(トラブル減るかもね!)
  • 視聴者コメントをDiscordかYouTube Liveのどちらかに統一したほうがいいかも(YT Liveだとコメントが映像に紐づくからそっちのほうがいいかも?)
  • 技術中心じゃなくて倫理とか講座とかも見てみたいかも!

頂いたコメント一覧(感想, 一部抜粋)

  • stdout2021楽しみにしてるよ!
  • とっても楽しかった!
  • 勉強になった!
  • コロナ収まったらリアルでもやりたい!
  • また参加したい!
  • 初LTでいっぱいコメント貰えて嬉しかった!
  • 沢山感想もらえてうれしかった!
  • 企画運営お疲れ様!
  • モチベーションあがった!!
  • またやってほしい!
  • 登壇のハードルが低い感じがあって登壇してよかったと思った!
  • 観覧枠だったけど、初めてLT会に参加したよ!モチベ上がった!
  • みんなつよつよ ←わかるなぁ

また次回参加したいですか?


やったー!100%!!

まさかこんなに感想だったりとか、こんなにフィードバックを頂けて、みんな満足してもらって、「また参加したい!」って言ってもらえるのは本当に最高です(実際今もこれ書いてて嬉しくてちょっと泣きそうになってる)
自分で作ったアンケートとはいえ、こういう回答が返ってくるというのは本当にイベントを運営して一番うれしい瞬間だと思います。このためにイベントをやってるんだってくらい嬉しい。

あ、一点だけ言っておきますが、「参加者がお世辞で言ってるんだ」と勝手に解釈するのはマジでやめましょう。それはアンケートに答えてくださった参加者にものすごく失礼だし、なによりせっかく頑張ってイベントを企画して、運営してきたあなたが報われません。
なのでダメです。いいですね?

さいごに……

さて、この記事を見てくださった皆さん、どうです??
イベント、やってみたくなりません??
イベントを企画、運営するのに限らず、最初は何だって、誰だって不安です。
でも、それを乗り越えて、やり遂げた人たちにこういうフィードバックが与えられます。

フィードバック駆動開発ならぬフィードバック駆動行動、いいですよ。さぁ、あなたも何かイベントを開いてみましょう……!!
大変だけど得られるものがきっとあるはずです……!!!!!

🔗 リンク

参考にしたサイト

  1. オンラインイベントを盛り上げ、スムーズに進行させる秘訣とは? - ペパボHRブログ
  2. (Gスプレッドシート)ソート機能でランダムに並べ替える - いきなり答える備忘録
  3. サイトじゃないけど……サポーターズの就活イベントや、技育展のイベントスタイルや進行はかなり参考にしました。

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