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現場改善#022 ワークフロー導入#3

2022/12/06に公開約1,100字

あらまし

ワークフロー導入#2のあとに必須機能に気が付いたので、補足。

ワークフローシステムに必須と考える機能(突然の結論)

突然ですが下記を考慮するべきです。

  • 自システム内のワークフロー完了をトリガーに新しいワークフローを起票できるか?
  • 外部システムから起票可能か?

オプション機能であれば、導入時に必ず必須機能としてつけておくのをお薦めします。

上記の機能が役に立つケース

なぜ、上記の機能が必須と考えるように至ったのかを簡単に補足します。

  • 入社が決まったが、社員番号が決まっていない
  • 社員番号は決まったが、メールアドレスが決まっていない

上記のような事態が発生した際、「入社事前連絡」というワークフロー上に
社員番号が必須入力項目であった場合、社員番号が決まるまで情シスは連絡を受けることが
できません。

PCのキッティングは使用者が決まる前でもできる作業があるため、できる
限り早めに連絡をもらえると助かります。

しかし、人事部門にいまひとつのワークフローになっている「入社事前連絡」を
「入社事前連絡」と「社員番号確定連絡」の二つに分けさせてほしいというのは
人事部門の手間を増やすだけになってしまいます。

そこで、前述の機能があれば「入社事前連絡」と「社員番号確定連絡」の二つに
ワークフローは分けるが、「入社事前連絡」が承認完了したら、自動的に「社員番号確定連絡」が
起票されるから社員番号が決まったら、入力して申請して欲しいというお願いがしやすくなります。

責任回避にも有用

ワークフローを活用する事は、このワークフローによる申請と承認結果に沿って

  • アクセス権を変更した
  • 機材を購入した
  • 設定変更作業をした

といった、作業の根拠にできるため内部監査や内部統制、責任回避に有効です。
ただ、すべてワークフローにするのではなく、欲しいタイミングに合わせて分割したり、
代わりに関連する承認がワンクリックで申請出来たりといった仕組みを持っておくと、
より協力をお願いしやすくなると思います。

なんて偉そうなこと書いていますが、私もこれを目標に活動中です。

Discussion

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