大規模懇親会を開催した時の失敗点とよかった点@ yans 2023

こんにちは。NAIST D1の吉田です。
2023/08/30(水)のyans開催後に新米の会の懇親会と称して80人越えの懇親会を開いたので、その際のよかった点と失敗点を備忘録がてらに書き残しておきます。今後大きい集まりをやろうとしている人の参考になれば幸いです。

はじめに

今回の懇親会はyans2023の後にNLP新米の会が非公式で開いた懇親会です。
NLP新米の会とは、自分と筑波大M2のZeniZeniさんが主催している、「NLPをこれから学びたいor現在学んでいる学生のためのコミュニティ」です。入りたい方はTwitterのDMなどから連絡お願いします。
新米の会は学生限定ですが、今回の懇親会ではyansに来ている学生以外の人にも来てほしかったので懇親会に関しては参加条件は設けませんでした(新米だけで懇親するよりも、企業研究者の先輩方と懇親する方が実りが多いので)。

今回の懇親会では、自分とZeniZeniさんが事前に相談して準備を進めたうえで開催となりました。ただし、自分は論文の締め切りと重なってしまい参加できなかったので当日のことはすべてZeniZeniさんがやってくれました。感謝です。

本題

まずよかった点としては

• 飲み物を1人ボトル1本にしたこと
• super thanks枠(お寿司枠)を用意したこと
• チケットサービスによる料金徴収にしたこと
  があります。
  1つ目に関しては流動性を高めることや、コロナ対策の一環としてやってよかったと思います。1.5Lのボトルを紙コップで共有するスタイルだと、紙コップが自分のかわからなくなる問題を避けられたのもでかい気がします。
  2つ目に関しては、遊びで用意した枠だったんですが思いの他好評(?)でNLP界隈のあったかさを感じました(中には参加しないから寿司代払わせろという過激派までいました。NLP界隈怖い)。おかげ様で当日のお寿司は1人前3000円ぐらいの頼める中で一番いい寿司になりました。ありがとうございます。
  料金徴収をチケットサービスにしてよかったこととしては、返金の手軽さがありました。大人数の参加だとどうしてもキャンセルによる返金が発生してしまうので、手軽に返金できるチケットサービスは手間が少なくよかったです。また、購入の際にform入力を強制させることができるので、後からformのリマインドを求める手間などがなくなったのもよかったです。

次に反省点として

• 用意した食べ物の量が多すぎた
• ピザ(特に耳が厚いもの)
• 寿司の取り皿(醤油を入れる関係で深皿がよかった)
• 会場のキャパが足りなかった
• 座席は流動性を下げるので0にするべきだった
• 話のテーマごとにエリアを割り振った方が懇親しやすい(yansのラウンドテーブルのような感じ)
• 参加者に研究の関心などのプレートを装備させた方がよかった
• 税金面
  などがあります。

最初に食べ物面
食べ物に関しては、男性の参加者が多いのも加味したうえで1人あたりピザ1.5枚+寿司6貫程度の見込みでした(これでも少な目にしたつもり)。しかし、これでも多すぎたようなので寿司6貫程度でいいような気がしました。
ピザに関しては、冷めることで食べづらくなり、想定以上の余りが出たようです。特に耳が厚いものは冷めると食べずらいのもあり、頼むとしても薄くする必要がありそうです。
食べ物に関しては、持ち運び安いおにぎりにするという手もあると感じました(今回は料金面で断念)。

次に会場面。
会場面では、座席を用意してしまったことで流動性が下がってしまい多くの人と懇親することができなかったという声がありました。なので席はなくした方がいいと思います。
会場のキャパに関してですが、80人定員の会場に80人参加だったので定員通りではあったんですがそれでも声が通りづらいなどがあったようです。-10した方がよかったかもしれないです。
ただ、参加人数を事前調査した際には30くれば多い方だろうという見込みだったので満員御礼はうれしい悲鳴というか...

次に懇親面。
これは運営の準備不足でした。やる構想はありましたが、考える&準備する時間が無かったです...
ラウンドテーブルが軽く行えそうなので、次やるとしたらこれだと思います。ただ、自由に目当ての人に話しかけに行きたいコミュ強の人もいるはずなので、運営から強制ばかりするのもあまりよくないかと思いました。

最後に税金面。
今回は会場費+飲食費として、pass marketにより料金を徴収しましたが、税金面が未知でした。当初は何も考えてなかったのですが、先輩から指摘が入ったこともあり(本当にありがとうございます)税務署に確認するなどして事なきを得ました。今回は収入=出費で運営の利益が0だったのも楽な要因の一つだったかもしれないです。

懇親会を主催した感想

• 事前/事後問わずアンケートの集まりは悪いのであまり信用しないようにする
• Twitterを主とした募集の仕方だったが、Twitterでつながってない人にもリーチしててうれしかった
• 事前準備で考えることが多すぎる
  です。
  今回は収益=会場費+飲食費で運営の人件費0換算だったんですが、事前準備と当日の仕事量やその他(参加人数が少ない場合の会場費負担,コロナリスクなど)に対して見合ってないと感じたので次やるときは多少報酬を用意した方がいいと思いました。学会などでは委員の仕事はほぼボランティアという話を聞くこともあるので、いろいろ感じるものがありました。

とはいえ、また次の機会があったらまた開催すると思うのでその時はよろしくお願いします。