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【Salesforce】生産性とコラボレーション

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1. アクティビティとタイムライン

Einstein活動キャプチャの有効化とは？

Einstein活動キャプチャを有効にすると、コミットメントや異議を含むメールに自動的にフラグを付け、活動タイムラインに関連付けることができます。

活動タイムラインとは？

Salesforceの特定のレコード（取引先、商談、ケースなど）に関連するすべての活動、更新、コメント、ファイル共有などが時系列で表示されるセクションです。これは、そのレコードに関するコミュニケーションや変更履歴を一元的に確認できる場所であり、Chatterの主要な機能です。

活動タイムラインに表示されるアクティビティは、日付範囲とアクティビティの種類でフィルタリングできます。今後のアクションと期限切れのアクティビティは日付順に並べ替えられます。

取引先責任者レコードに関連するタスクの確認場所

  • 連絡先に関連するアカウントレコードの活動タイムライン
  • 連絡先レコードの活動タイムライン
  • タスクに割り当てられたユーザーのマイタスク

アクティビティのロールアップとプライマリアカウント

Lightning Sync設定で「一連イベントを同期」が有効で、組織のアクティビティ設定でアクティビティのロールアップが有効になっている場合、連絡先に関連するアクティビティも連絡先のプライマリアカウントに表示されます。

  • ロールアップとは？
    関連するレコード（例：連絡先）のアクティビティを、そのレコードが関連付けられている上位のレコード（例：プライマリアカウント）に集約して表示する機能です。
  • プライマリアカウントとは？
    連絡先に対して設定できる、主要な取引先のことです。連絡先は複数の取引先と関連付けることができますが、プライマリアカウントとして登録できるのは1つだけです。

カスタムオブジェクトへのアクティビティ関連付け

カスタムオブジェクト設定の「アクティビティを許可」を有効化にすると、カスタムオブジェクトにアクティビティを関連付けることが可能になります。

2. タスクとイベント

タスクの作成場所

  • タスクタブ
  • グローバルアクションメニュー
  • レコードページ

活動（タスクや行動）の主な表示場場所

*活動タイムライン
*関連リスト
*私のタスク / カレンダー / タスクタブ
*関連するオブジェクトの活動

Salesforceのイベントの出席者として追加できるエンティティ

→ユーザー、連絡先、個人取引先、リード

タスクの期限が過ぎた場合のデフォルトの動作

次回ログインした時にリマインダーが表示され、期限切れのタスクは赤文字で表示されます。

タスクの割り当て

  • タスクは複数のユーザーやグループに割り当てることが可能です。各ユーザーには、自分の名前が「割り当て先」フィールドに表示されたタスクのコピーが付与されます。
  • グループタスクを最大200人のユーザーに割り当てられます。
  • ユーザーグループにタスクを割り当てる時、グループタスクはデフォルトで有効化になっていて、グループの各メンバーにタスクのコピーが割り当てられます。

イベントの関連付け

各イベント、タスクに最大50人の連絡先を関連付けを行うことができます。

定期的なイベントの作成

イベントの作成時に定期的な会議がある場合は、イベントページレイアウトの「繰り返し」を有効化します。Salesforce Classicでは「定期的なイベント」が使えます。

イベントに連絡先、個人アカウント、リードを追加できるようにするためには？

→**「Attendees」フィールドをイベントのページレイアウトに追加する**

既存のタスクに関連するフォローアップ活動を作成する際の機能

「フォローアップ」の対象: Salesforceにおいて、既存の「タスク」に対して
「フォローアップ」を作成する場合、そのフォローアップは
「タスク」または「行動（イベント）」のいずれかになります。

情報コピーの仕組み: フォローアップ機能では、元の活動の関連レコードが自動的にコピーされます。
これは、フォローアップ機能の基本的な利点です。

タスク管理の3つのビュー

→テーブルビュー : リスト形式でタスクが表示され、ソートやフィルタリングが可能です。
→カンバンビュー : タスクをステータスごとに列で表示し、ドラッグ＆ドロップで変更できます。
→分割ビュー : 画面の片側にタスクのリスト、もう片側に選択されたタスクの詳細が表示可能。

グループタスクの機能と特性

グループタスクを作成すると、最大200人のユーザーに同じタスクの独立したコピーが
割り当てられます。つまり、各メンバーがそれぞれ個別のタスクインスタンスを受け取ります。

グループタスクは、個人グループだけでなく、
公開グループのアクティブなメンバーのために作成できます。
非アクティブなメンバーには作成できません。

グループタスクを作成すると

グループの各メンバーにタスクの独立したコピーが割り当てられる

3. メール連携と同期

Salesforceと外部サービスの同期

SalesforceとMicrosoft Exchangeの間で同期できるもの

  • イベント（Events）
  • 連絡先（Contacts）

SalesforceとOutlookの同期方法

  • Lightning SyncとOutlookインテグレーションを使って同期させると、行動（Events）と取引先責任者（Contacts）が同期されます。
  • Outlookインテグレーションとは？
    Outlookのメールやカレンダーから直接Salesforceの情報を参照したり、メールをSalesforceレコードに関連付けたりできる機能です。

Outlook連携とは

OutlookとSalesforce間でメール、連絡先、イベントを関連付けがされる
→連携により、ユーザーはOutlookから直接Salesforceにメールを記録できます。
この際、メールをタスクとして記録するのではなく、 「拡張メール」機能により 、
より詳細な情報を持つ「Email Message」オブジェクトとして記録するオプションがあります

Lightning Syncでの同期制限

タスクが同期できないこと、および同期された連絡先は、他のカレンダーアプリケーションで自動的に削除できないという制限があります。

Email to Salesforceとは？

メールを取引先責任者、リード、商談などのSalesforceのレコードに自動的に関連付ける機能です。これには、Salesforce Outlookインテグレーションの有効化と、Salesforceへのメール送信の有効化、拡張メールの有効化が必要です。

Gmailインテグレーションとは？

GmailをSalesforceと連携させる機能です。

  • Salesforceが共有アクティビティに対応していれば、一致する取引先責任者レコードが自動で選択されます。
  • Gmailインテグレーションユーザーは、キャプチャしたメールと活動タイムライン内の関連レコードとの関連付けを追加、削除が可能です。

外部メールサービスの対応

外部メールサービスはGmailかOffice 365のアカウントに対応しており、Lightning Experienceである必要があります。

営業担当者が顧客や見込み客からのメールをSalesforceレコードに関連付ける方法

「メールを記録」ボタンをクリックして、メールをSalesforceレコードに関連付けます。

Einstein Activity Capture

ユーザーがMicrosoftおよびGmailアカウントとSalesforceを接続し、
メール、イベント、連絡先を自動的にキャプチャする機能です。
これにより、関連レコードの活動タイムラインにメールが自動的に追加されます。
営業管理者は、メール活動を追跡するために特定の指標をレポートに含めることができる

有効な活動指標フィールドは
「Last Email Sent Date（最終送信メール日付）」
「Last Email Received Date（最終受信メール日付）」

4. メールテンプレート

メールテンプレートフォルダへのアクセス権

メールテンプレートフォルダへのアクセス権は存在します。グループ単位、ロール単位でカスタマイズできます。

5. カレンダー

カレンダーの作成とカスタマイズ

カレンダーは標準オブジェクトまたはカスタムオブジェクトから作成可能です。リストビューを適用させてカスタマイズできます。

  • リストビューとは？
    Salesforceのオブジェクトレコードを特定の条件で絞り込み、一覧表示するための機能です。表示される列や並び順などもカスタマイズできます。

公開カレンダーと共有カレンダー

Salesforceにおける「カレンダー」機能には、主に個人の活動を管理する「マイカレンダー」と、複数のユーザーでイベントを共有・管理するための「公開カレンダー」または「共有カレンダー」があります。

Gmail連携によるイベントについて

Googleカレンダーで管理しているイベント情報をSalesforceに自動または手動でログとして記録できる

イベント参加者は自動で登録される
　イベントを作ると、参加者は自動でイベントレコードに入る。

繰り返しイベントは手動ログできない
　毎週・毎月などの定期イベントは、自分で手動で記録することができない。

共有アクティビティがONなら連絡先が自動で選ばれる
　設定によっては、イベントに関係ある連絡先が自動でひも付く。

イベントに記録できるのは最大50人の連絡先 or 1件のリード
　たくさん記録したい場合は連絡先のみ（最大50件まで）。リードは1件まで。

社内ユーザーにはログ記録できない
　イベントのログが残るのは「外部向け（公開イベント）」だけ。社内向けは対象外。

6. Chatter

Chatterのライセンス

  • Chatter Externalライセンス: 組織外のメールアドレスドメインから顧客Chatterグループに外部ユーザーを招待するために使用します。
  • Chatter Freeライセンス: 「社内従業員」のみにChatterへのアクセスを提供します。

Chatterの通知

  • ミュートにしてもメンションされた投稿なら通知は届きます。
  • メールダイジェストは毎日か毎週で、毎月はありません。

Chatterの投稿編集権限

Chatterにおいて、一般ユーザーは自分の投稿をデフォルトで編集できます。また、Salesforce管理者は組織内のあらゆる投稿を編集可能です。しかし、レコード所有者であっても、他のユーザーが投稿した内容を編集するには、特定の権限（Edit Posts on Records I Own）が付与されている必要があります。

Chatterグループ

公開グループ (Public Groups)

誰でも表示、投稿、参加できます。

非公開グループ (Unlisted Groups)

メンバーのみがアクセスでき、メンバー以外にはグループ自体が存在することも見えません。
非常に高いプライバシーが確保されます。

Chatterでのグループメンションとレコード関連付け

レコードフィードでグループをメンションすると、グループとレコードの関係レコードが作成され、レコードがグループの「関連レコード」リストに表示されます。メンションされたグループ名はグループページへのリンクになります。レコードへのアクセス権を持つユーザーのみがレコードを表示できます。ユーザーが投稿する際、自身がメンバーであるパブリックグループ、プライベートグループ、およびユーザーのみをメンションできます。

Chatterグループへのレコード追加

Chatterグループにすべての標準オブジェクトのレコードを追加することはできません。

Chatterのプロファイルベースロールアウト

Chatterの利用を特定のプロファイル（ユーザーグループ）に限定して展開する機能です。これにより、段階的な導入や、特定の部署のみでの利用を可能にします。

7. その他のSalesforce機能

Salesforce アンケート

追加のライセンス費用なしでアンケートの作成、送信、そして回答結果のSalesforce内への直接保存が可能な機能です。

Question-to-Case

Chatterの質問が解決しない場合、それをSalesforceの「ケース」として自動的に作成する機能です。「設定」でQuestion-to-Case機能を有効にし、未解決のChatter質問に対して「ケースにエスカレート」のようなオプションを選択します。これにより、質問内容が引き継がれた新しいケースが自動的に作成され、適切な担当者に割り当てられて問題解決が図られます。

レコードのフォロー

特定のレコード（例：取引先、商談、ケースなど）に対する変更や更新を、自分のChatterフィードでリアルタイムに受け取るための機能です。これにより、自分が関心を持つデータや顧客に関する最新情報を自動的に把握できます。

ファイルホームとは？

ユーザーがアクセス権を持つすべてのファイルを一元的に管理・閲覧できる場所です。

レポートハイライトとは？

レポートのヘッダー部分に最大8つの主要なレポート指標（サマリー値）を表示できる機能です。これにより、ユーザーはレポート全体を深く掘り下げることなく、最も重要な情報を一目で確認できます。

Salesforceモバイルアプリ

利用可能なデータと機能

  • 「承認のために提出」ボタンを使用してレコードを承認のために提出できます。
  • リードはSalesforceモバイルアプリを使用して変換できます。
  • 取引先、連絡先、商談、ケースを含むほとんどの標準オブジェクトは、Salesforceモバイルアプリを使用して維持できます。

モバイルアプリの制限

リード変換は可能ですが、詳細なオプションは対応できません。

プッシュ通知

  • タスクがユーザーに割り当てられたときにプッシュ通知を送信できます。
  • Chatterグループのメンションに対してプッシュ通知を送信できます。
  • 承認リクエストに対してプッシュ通知を送信できます。

8. レポート

Chatterフィード活動に関する詳細なレポート

SalesforceのレコードのChatterフィード活動に関する詳細なレポートを作成するには、標準では対応できないため、Chatterフィードに関連する情報を組み込んだ「カスタムレポートタイプ」を新しく作成する必要があります。

9. 投稿のブックマークとピン留め

重要な情報を含む投稿のブックマーク

可能です。ブックマークは個人の参照用の機能であり、グループ内の他のメンバー全員に対して投稿の可視性を高める機能ではありません。グループ全体に重要な投稿を目立たせたい場合は、「ピン留め」が適切な機能です。

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