見積依頼メールへの返信にかかる労力を最小化する

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TL;DR;

本音は返信すら自動化したいが、そこまでの技術力がないので最小限の工数で楽に返信する方法を考えた。
詳しくはGitHub参照。

https://github.com/johiroshi/autoReplyForEstimates

このコードで最小化できたこと

  • CC、BCC の設定
  • 会社名の入力
  • 担当者の入力
  • 商品名の入力
  • 在庫の確認
  • 合計価格の計算

前提条件

  • 見積専用フォームなどの自動化システムがない
  • 価格表が存在する
  • 見積依頼のメールが届くE-mailアカウントを使用できる
  • 商品の在庫、価格などをMicrosoft Accessで管理している
  • Outlookに「見積もり」フォルダがある

従来は、メール・電話・FAXできた見積依頼に対して人間が価格表と在庫をそれぞれ確認し、口頭またはメールで回答していた。返事の内容は定型化しているので、最新の在庫を都度確認できるようにすれば省人化できると踏んだ。

Outlookには仕分けルールを作っている。Access ではその見積もりフォルダへリンクテーブルを作成する。つまり、このシステムはパソコン内のメーラーと結びついたローカルな動作を前提としている。

画面イメージ

商品1~5はメールの文面から自動抽出した商品名を在庫と併せて表示する。
商品6は抽出に失敗した場合に備えて、すべての商品から選択できる自由選択枠。

定型化することで、CC や BCC などをデフォルトで入れ忘れるのを防ぐこともできる。

開発に至るまで

最初は見積専用フォームを作ったり、見積依頼メールに対する自動返信メールを作ろうと思ったが、商品名の抽出はともかく数量の正しい抽出が保証できない。自社製品でない見積依頼が届く。FAXのOCRは文字の抽出が100%の精度で行えないなど、課題が多かった。この時点で見積業務が負担になっていたので、最小限の工数で楽できる方法をかたちにした。