この記事はJij Inc. Advent Calendar 2023 6日目の記事です!
はじめまして、株式会社Jijのhikach(ひかチャン)です！
普段は広報と情報システムを担当しています。
最近なにかと話題のChatGPTを使って毎月PR活動レポートを作成しているので、今回はこういう使い方もあるよ～という紹介記事を書こうと思います。
ChatGPT4.0を使っています
Jijでは、ChatGPTの利用は積極的に推進しており、わたし自身も4月から利用しているので8カ月利用してきました。最近の傾向だと、こういう記事を書きたいので手伝ってくださいと言うと、構成案は提案してくれるけど記事の詳細は書いてくれないという、”さぼり”が発生しています。
私が毎回感謝を伝えてなかったかもしれません。。なので、ChatGPTがさぼってるな？と感じはじめてからは、
私：「メモを読んで構成案を書いてくれてありがとう。その構成案はとてもいいと思います。その案で草案を書いて欲しいです。」
と、同僚に依頼するかのようにメッセージを送っています。
PR活動レポートにChatGPT?どういう使い方？
私はJijにおいて広報部としては一人なので、会社のメンバーに広報がどういう仕事をしてるのか、どういうストーリーで広報活動をしているのかなど見える化することが大事だと思っています。また、私は広報に着任してまだ８ヶ月しか経っていないので、広報としては右も左もわからないところから始めました。
そのような状況で、広報活動をどう進めるのか、企画の優先順位をどう考えて進めるのか会社の方針に合った活動になってるのかなど、会社の方針に合った広報をしているのか確認もできるようにレポートを出し、PDCAを回していく。
その軌跡は、私個人の知見としても重要ですし、会社としても今後広報にメンバーが加わった時にも、こういうストーリーでやってきたんだというドキュメントになると思い、レポートを毎月作成しています。
２０２３年9月からはXのフォロワー数をKPIにした広報活動を始めました。
Xのフォロワー数をKPIにして広報活動を推進していく際、Xのデータ分析が重要になってきます。データ分析、レポート作成をした10月のレポートを例に利用例を紹介していきます。
まずは、ChatGPTに読んでもらうデータを作成する
Xのアナリティク機能を使えば、投稿毎や日毎に絞ってインプレッションを見ることができます。そのアナリティクスデータをダウンロードしてデータとして利用します。その他にも、日々のフォロワー推移をデータとして日々観測し、どういう投稿やアクションでどういう増減があったのか変化を見れるようにしました。
Xのアナリティクスは以下のように期間を選択して、確認したい期間を選択できるのでとても便利です。
- 投稿毎のアナリティクス
- フォロワー推移
データの一部はこんな感じです。
上記データをまとめたスプレッドシートを作成しChatGPTに以下のように投げます。
すると、共有したデータが複数のシート構成になっている場合や、複数の行列で構成されている場合は、ChatGPTの方からどのシートを分析するか、インプレッション数と投稿内容がどの列に記載されているか教えだけで簡単な分析をしてくれます。
このように、高いインプレッションを獲得している投稿にどのような傾向があるのか、逆にどういう投稿だとインプレッションが下がるのか分析し、どういう投稿内容、方法でSNS運用をしていくのが良いのではないかという仮定を作成していくことができます。
また、精度の高いKPI数値の設定をするために観察しているフォロワー推移に関しては、グラフ表示をした方がよりレポートは読みやすくなります。ついでにグラフもChatGPTで作成してみます。
フォロワー推移のデータを渡すとこのようなグラフを作成してくれました。
このグラフはデータ量が多いため、日付を穴あきでグラフを作成してくれていますが、例えば全部の日付を表示しながら、見づらくならないように調整してほしい、フォロワー数が増加した日のラベルに色をつけてほしいなど理想的なグラフを作成する際に希望を伝えるだけでグラフを作成することができます。Excelで作成できるような簡単なグラフはチャットのやり取りで完成します。
このように、ChatGPTにXのデータを読み込ませ、インタラクションの分析、効果が高そうな投稿の内容、投稿計画、その他KPIを達成するための企画などを盛り込んでレポートしてまとめることができます。
まとめ
広報活動をするための方針やストーリーをまとめることは、新しい広報の挑戦者には難しいのではないかと思います。私自身も、どういう方針でPRを行なっていけば良いのかずっと試行錯誤の繰り返しです。
この試行錯誤の過程でChatGPTを会話し、頭の整理、企画、データ分析、レポート作成全てを行なっています。今では、一人でやっている広報も一人ではないような心強ささえ感じます。
ChatGPTを利用してレポートの作成や、広報活動方針などを繰り返していくと、繰り返すだけデータが溜まっていきます。自分ではうまく言語化できないこともメモを渡すと繰り返し添削や書き変えの提案をしてくれるので、日々とても役に立っています。
便利な機能紹介
その他別の便利な機能として1つ紹介します。
「カスタム指示」というものがあり、違うチャットを始める際に毎回同じ前提条件を入力したりするのは面倒なので「チャットをする際に必ず引用してもらいたいもの」のようなメモを設定することができます。
そのカスタム指示に対して以下の項目を設定します
- ChatGPTにあなたについて何を知らせれば、より良い応答を提供できると思いますか？
- ChatGPTにどのように応答してほしいですか？
私はここに、会社概要や広報としての方針を書いています。また、SNS運用をするとき必ず日本語、英語の投稿文を考えるため必ず日英2つの投稿文を一緒に出力してもらう設定をしています。毎回英語バージョンも作成してねって言うの面倒ですよね。
ChatGPTはとても便利なので、これからも使い方を工夫して業務効率を上げていきたいと思います！
今回は「ChatGPTを使って効果的な広報活動レポート作成する」についてまとめました。
何か参考にしていただければ幸いです！
最後に
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