スクラムマスターとしてファシリテーションをうまくするために小手先で何ができるか

はじめに

こんにちは。J-CATでWabunkaを開発している朝妻です。
スクラムをうまく回していくにあたり、スクラムマスターの心がけ一つで最も簡単に成果を上げられるのがファシリテーションをうまく回すことだと思います。
最近スクラムマスターになりましてまだ色々と勉強中ですが、雰囲気でなんとなく心がけていたことを言葉にして整理してみようと思います。

時間内に終わらせる

基本ですが大切なことです。始まりの時間も終わりの時間もきっちり守ります。
参加者は次のミーティングを控えている場合があるので、会議時間が延びてしまうと参加者以外にも間接的に迷惑をかけてしまうことになります。終了時間の5分前には会議を終了させるタイミングを見計らいます。

今話すべきこと、今話すべきでないことを見分ける

これについては観点が2つあります。

• 会議に関係ない内容に脱線しないようにする。
• 時間をかけるべき議題と時間をかける必要のない議題を意識する。

会議に関係ない内容に脱線しないようにする。

ある議題について話していると、それに関連してあれはどうなっていたっけ？そういえばこっちは？というように脱線することが多々あります。その時に適切なタイミングでその話を止めて元に戻すのはファシリテーターの重要な役割の一つだと思います。

時間をかけるべき議題と時間をかける必要のない議題を意識する。

特にリファインメントの際は、直感的にタスクを整理してポイントをつけられるものもあれば、そのタスクの要件を詳細に確認・整理する必要があるものもあります。この時両者に同じだけ時間を使うのではなく、前者についてはできるだけ時間をかけずに議論を終わらせ、後者に時間を使えるようにした方がリファインメント全体の質は向上します。会議の質を上げるためにはこれがかなり重要だと思っています。

メンバー全員に議題の内容をきちんと理解してもらう

参加者が会議の議題を深く理解して議論に参加できるように、工夫できることが多々あります。

音読する

チケットのタイトルや資料中で重要そうな点は音読します。画面を共有ながら会議を進行する中で、画面に表示された文字を自ら読んでもらうのと同時に音でもその情報を提供すると、参加者の理解が捗ると思います。

画面共有は見てほしい箇所を大きく映す

画面共有すると自分が見ているものと同じ画面を参加者も見れると勘違いしがちですが、共有された画面は解像度が低くカクついたりしがちです。また各々使っているモニターのサイズが異なるため、大きなモニターを使っている人が全画面を共有すると、小さなモニターの人は文字がかなり小さく表示されてしまい見にくかったりします。
画面に映すのはページ全体ではなく、見てほしい箇所をズームして映すだけでも見やすさはかなり向上するはずです。

情報を補足する、補足してもらう

ある議題ついて、前提の文脈を共有していない人にも理解してもらうのはなかなか難しいです。自分の頭の中には文脈があるゆえに前提となる知識を話さなかったりすると、前提を共有していない人は議論に参加したくてもそれが難しくなります。

そこで、自分が何かしらの前提知識の上で何か話している場合は、できるだけその前提知識も発言するようにします。さらに発言後は他の人に補足してもらって全員の理解を促します。逆に他の人の発言について補足情報を付け足した方がわかりやすくなると思ったら積極的に発言するようにします。

発言できる機会を何度も設ける

せっかく質問・意見が浮かんでも、それを発言する機会が数十分後だと忘れてしまいます。または論点が移り変わってしまって、過去の論点について発言しづらくなってしまいます。

それをできるだけ防ぐために質問・意見を尋ねる機会を何度も設けます。概要の説明が終わったら一度、議論が少し深まったら一度、論点が変わる前に一度、議題が変わる前にもう一度など、無意味に時間を取りすぎない限り何度でも発言の機会はあったほうが良いと思います。特にオンライン会議では誰かの話の切れ目がわかりにくかったりするので、ファシリテーターが発言の機会を作る役割を引き受けます。

まとめ

ファシリテーターは議題だけでなく、会議の外枠にも注意を向けなければならないので大変ですね。