BOXのMicrosoft Office活用について
BOXでMicrosoft Officeを利用する
社内でBOXとMS365を導入した際、この二つの連携について、何をどうしたいいのか結構迷ったので、備忘も兼ねて記事にします。
(2024/6/1時点の情報です)
1.BOX Edit
ここはすぐにわかったのですが、BOXは基本的にSaaSであるため、中にあるofficeファイルを開こうとすると、標準でWeb版が選択されます。
しかし残念ながらMicrosoft Officeは完全にWeb版よりもデスクトップ版の方が使いやすい…
また、テキストデータなど、そもそもWebに対応していない拡張子もあります。
こういったデータをローカルPCの拡張子(アプリ)と紐づけて開く機能がBOX Editになります。
これはないと結構使い勝手に影響がでるため、導入はほぼ必須かなと思います。
導入自体は、BOXから配布されている実行ファイルを、各PCにインストールすればOKでした。
2.Box for Office統合
次にBOX for Office統合です。
これは、ローカルファイルからBOXを参照できる拡張機能として理解しています。
BOX自体はSaaSであるため、通常保存や参照先には表示されません。
この場合
- ローカルファイルで受け取ったデータを都度BOXへアップロードする
- 新しいファイルを開く場合に、いちいちBOX上で該当ファイルに移動してから開く
という対応が必要となるため、そこを連携するための機能となります。
※その他、Outlookで送信するメールのデータなどについてもBOXと連携します。
詳細は以下をご確認ください。
BOX公式 解説URL
導入自体は拡張機能をPCに配布し、Microsoft Office上でログインを行うことで利用可能となりました。
3.Box for Microsoft Office共同編集機能
これは、BOX上のExcelやWord等のファイルを、OneDriveやSharePointで管理している時と同様に、デスクトップアプリで共同編集ができるようになる機能です。
※ただし、Microsoft365のみの提供で、買い切り版では利用できません。
これができれば、
- BOXからOfficeを開く場合の編集権限[1]をどうするか
- Web版だと共同編集できるけど使いづらい
といったMicrosoftOfficeならではの問題を解消できます。
実際に使ってみたところ、BOXdriveを利用した場合でも共同編集が可能であるため、一部のユーザーからは非常に喜ばれました。
BOX公式 解説URL
その他
他にも使ってみたタイミングで追記していきます。
まとめ
BOXでは非常に有用な連携ツールがたくさんあります。
特にBOX社とMS社は連携に力をいれているようですので、これからも多くのツールがリリースされるかと思います。
是非便利に使っていきたいですね！
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BOXではWindowsと違い、最終更新者が編集権限を持ちます。そのため、AとB、二人が同時にファイルを開いた場合、後から開いたBさんが先に保存を行うと、それ以降はAさんは別名でファイルを保存することになります。これはロックと呼ばれる機能で回避できるのですが、だれでもロックを解除できてしまえるため、運用管理が必要でした。 ↩︎
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