あっ、ミーティングを見逃した！！
Inventitでは基本リモートワークのため、Zoomを使ってミーティングを行います。しかし最近、午後に作業に集中しているとミーティングの時間に気づかず、遅刻したり参加できなかったりすることが増えてきました。
そこで、ミーティングの見逃しを防ぐために原因を調査し、改善できるポイントを探りました。
現状と原因
現在の作業環境は以下の通りです。
- 在宅勤務
- 通知設定は基本ON
- サブディスプレイを使用
- 画面サイズの都合でサブディスプレイをメインにしている
- 午後は作業に集中することが多い
作業に集中していることが原因の一部だとしても、通知がONの状態でなぜミーティングを見逃してしまうのか考えました。以下の3つについて改善すれば、気づきやすくなるのではないかと考えました。
- 通知がMacBookのディスプレイに表示されている
- 作業中はサブディスプレイをメインに使用している
- 時間が経つと通知メッセージが画面から消えてしまう
改善案
ここでは、現在使用しているmacOS Venturaの設定画面を元に、通知の改善方法を紹介します。
1. 通知をサブディスプレイに表示する
macOSを10年以上使っていますが、メニューバーの位置を変更できることや、それが通知の表示位置に影響するとは知りませんでした。
「メニューバーの位置を変更するには、別のディスプレイにドラッグします。」とありますが、これをサブディスプレイに移動させることで通知の表示場所も変わるようです。
右下のMacOSのディスプレイの上に白いバーがメニューバーのようです。ドラッグしてサブディスプレイに移動させてみましょう。
実際に、メニューバーをサブディスプレイに移動させてSlackなどでテストしたところ、サブディスプレイに通知が表示されるようになりました。
2. 通知を常に表示させる
通知はミーティングの10分前や5分前に来ますが、離席していると通知に気づけないことがあります。設定を調べたところ、macOSでは通知を時間が経っても消えないようにできるようです。システム設定の「通知」から、アプリごとに以下の設定が可能です。
「通知パネル」を選択すると、通知が常に画面に残り、見逃しを防ぐことができます。
私はGoogleカレンダーを使用しているので、Chromeの「Google Chrome Helper（Alerts）」の通知も同様に設定しておきました。これでGoogleカレンダーの通知も見逃さなくなるはずです。
1週間後
この設定を導入して1週間が経過しました。通知を見逃すことはかなり減りましたが、ChromeのGoogleカレンダー通知「Google Chrome Helper（Alerts）」だけは一度見逃しました。座って作業していたのに、なぜ気づかなかったのかは不明です。通知が10分遅れてきたように感じましたが、それは考えにくいです。
また、GoogleカレンダーとZoomの連携で、Zoomのチャットルームが自動で作成されますが、Zoomの通知がある時とない時がありました。実際Zoomアプリのホーム画面で表示されるスケジュールが殆どありません。
そこで、「カレンダーを接続してください。」をクリックしてZoomからGoogleカレンダーと連携を行なってみました。
この状態でまた様子を見ました。
2週間後
2週間この設定で作業を続けた感想は、「👍👍👍」です。ZoomからのGoogleカレンダーの連携がしっかり機能し、全てのミーティング通知をZoomの通知から受け取れるようになりました。
ただし、「通知パネル」の設定はSlackのようなチャット系アプリには向いていません。通知が残り続けて煩雑になる可能性があるためです。
今後も、macOSを使っていて不便な点があれば、積極的に調べて業務効率を向上させたいと思います！😊
その他
会社のメンバーから、Chromeの拡張機能「crx-gcal-url-opener」をおすすめされました。今後試してみる予定です。
インヴェンティット株式会社はリモート管理技術を核としたソリューションベンダーです。「mobiconnect」という企業や教育機関などで利用する端末などの管理・運用サービスを提供しております。他「ART PASS」という美術館・博物館に向けた支援システムで予約システムから音声ガイド、図録作成まで総合支援しております。
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