説明が一切頭に入ってこないと言われた私がどう上手く説明できるようになったか
はじめに
私は、恥ずかしながら入社当初(2022年7月頃)に上司等々から以下のことを言われ続けていました。
「説明が全然頭に入ってこない」
「何が言いたいのか全然分からん」
この頃は、伝えたくても伝わらないもどかしさに非常に苦しみました。
しかし、2023年夏頃から逆転するようになりました。
「なんか説明上手くなったね」
この言葉がすごく嬉しかった記憶があります。
そんな私なりにどう工夫をしたか、を共有します。
プレゼンや他人への説明に苦しんでいる方の一助となれば幸いです。
筆者のバックグラウンド
- 年齢： 26歳
- IT業界歴： 1年10ヶ月程度
- プレゼン機会： Webシステムの新規機能開発および運用保守における承認を得る場面や相談する場面
前置きが長い...
結論
私が他人へ説明する際は、以下 4点 をメインで意識しています。
- 前提をきちんと示す
- 一文を限りなく簡潔にする
- 結論を先に示す
- 相手と会話をしながら進める
至極当たり前ですね🙄
ですが、当たり前だからこそ考慮が漏れてしまうものですよね(自戒)
Break down
では、1つ1つ分解していきます。
前提をきちんと示す
言いたいこと
「自分と相手が持つ情報の差を埋めるべし」 です。
どういうこと？
説明する事項について相手がどれくらい知っているか、正確に把握していますか？
以前の私は、これについて深く考えず自分勝手に説明していました。
そのため、 知っている前提 で説明してしまい、相手を置き去りにしてしまいました。
雑に例えば...
私 「ログイン画面の改修をし、このようなUIに変更しております。いかがでしょうか？」
決済者 「ん？どう判断すれば良いの？」
この時、「私」と「決済者」の間には、 持っている情報に差があります。
例えば、 「改修の背景」 や 「以前のUIがどのようなものだったのか」 です。
なので、以下のように説明する方がベターということになります。
私 「前提として、ユーザーから〇〇という問い合わせが〇〇件寄せられた背景がございます。原因としては、このようなUIだったためです。対応として、このようなUIに変更しております。いかがでしょうか？」
決済者 「なるほど。それでいうと...（つづく）」
こうすることで、「私」と「決済者」との持っている情報の差が埋まり、対等に議論することができるようになります。
一文を限りなく簡潔にする
言いたいこと
「話すことは細かく区切って話すべし」 です。
どういうこと？
人の脳みそは、それほど賢くはありません。(お勉強ができるとかの話ではありません。)
1回で処理できるものには限界があります。
1度に話す量も例外ではありません。
雑に例えば...
私 「以前にプロフィール画面のA機能について、議論をさせていただいたと思うのですが、ユーザーへのアンケート調査の結果によると、不必要という回答よりも必要という回答が多かったため、企画担当者と擦り合わせを行いまして、A機能を残す方向になりました。」
決済者 「ごめん、最初のところで脱落したわ」
読むことすらやめたくなる発言ですね😬
1文の発言が長いと、 人は途中で聞くことをやめたり、理解することをストップ します。
以下のように話す方がベターでしょう。
私 「以前にプロフィール画面のA機能について、議論させていただきました。ユーザーへのアンケート調査の結果、不必要よりも必要という回答が多かったです。企画担当者と擦り合わせを行い、A機能を残す方向になりました。」
決済者 「OK！じゃあ、そのように進めてくれ」
当然ながらまだ改善の余地はありますが、先ほどよりも頭に入ってきたのではないでしょうか。
私は記事を読む際、1文が長い場合は、短く区切って理解するようにしています。
実際のプレゼンの場面では、相手がそのようにしてくれることはほぼないでしょう。
説明する側の 責務 だと考えています。
私がどこかで聞いたことある例え話を以下に示します。
大きなジャガイモ1個を頬張るよりも、細かくスライスされたジャガイモを摘む方が圧倒的に楽である。
結論を先に示す
言いたいこと
「端的な結論を最初に示すべし」 です。
どういうこと？
結論を示しても長く分かりづらいものでは50点です。
私が言われたこととしては、「削りすぎだろと思うくらい端的に結論を言え」 でした。
特に、説明する事項について 「承認を得たいのか」「相談をしたいのか」 だけでも最初に伝えることは非常に有効的です。
なぜなら、上記を伝えることで決済者がどのような視点で説明を聞けば良いか明確になるためです。
私は、以下の事柄と流れを最初に考えています。
そして、必要に応じてアレンジをしています。
相手と会話をする
言いたいこと
「説明は一方向ではなく双方向に進めるべし」 です。
どういうこと？
「説明」や「プレゼン」と聞くと、話者が一方的に述べていく印象があります。
（大勢の前では、ならざるを得ないケースもあるかもしれません）
しかし、決済者の前での「説明」や「プレゼン」としてのゴールは、 「承認を得ること」や「相談したいこと である場面が多いと思います。
そこで必要なことは、決済者が話についていけることが大事だと考えています。
であれば、「ここまでは理解できているのか」「理解できていない場合はどこで詰まっているか」 を確認して解消する必要があります。
確認をすることで、先ほど挙げたように相手との情報の差を埋めることができます。
結論
では、改めておさらいです。
- 前提をきちんと示す
- 一文を限りなく簡潔にする
- 結論を先に示す
- 説明する相手と会話をしながら進める
有名な「1分で話せ」という書籍でも、結論を最初に話すことが紹介されていますね。
(というか、今回紹介したものがほぼ含まれていそうでした笑)
上記で挙げたことは基本的なことではありますが、いざ実行に移そうと思っても中々難しいものです。
資料を作成し終えても、３、4回見返して、これで相手は理解してくれるか自問し手直しすることが非常に大切です。
私もこの記事を何回か読み返して、言い回しを変えたりしています。
これでもまだ改善の余地はあると思うので、とても難しいですね😅
おわりに
上記以外にも、意識していることはありますが、基本的かつ大事な点をメインでお伝えしようと思いました。
気が向いたら、これ以外にも意識している点を共有していこうと思います。
また、皆様の意識している点をコメント等で、ご教授いただけると大変嬉しいです。
ここまで、お読みいただきありがとうございます🙌
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