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Box Signがリリースされたのでさっそく触ってみた

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Box Signとは?

クラウド型コンテンツ管理サービス(いわゆるクラウドストレージ)を提供しているBox社が米国時間で7月26日にリリースした、電子署名サービスです。
日本には11月上旬よりBusinessプラン以上のユーザーに順次展開されいくようです。

追加費用なし(=無料) なのがめちゃくちゃありがたいですね。

https://www.box.com/ja-jp/esignature
https://blog.box.com/BoxSign

一応利用可能になるとメールで案内が来るっぽいです

設定可能な署名フィールド

現状は、以下の4つのみのようです(十分

  1. 署名
  2. 署名日
  3. テキスト
  4. チェックボックス

使い方

Box社からの案内によると、デフォルトではオフになっているようです。

デフォルトでは本機能はオフになっており、Box Signにアクセスできるユーザーを管理することができます

01.Box Sign の有効化

  1. Boxにログインし、管理コンソールに移動する

  2. [Enterprise設定] > [コンテンツと共有] をクリックする

  3. Sign 欄の [構成] をクリックする

  4. とりあえず、[一部のユーザーに対して有効にする] を選択して自分を追加し、[保存] をクリックする

※ 弊社環境では検証のために自分のみ。全社展開しちゃうぞ!という場合は [すべての管理対象ユーザーに対して有効にする] を選択しましょう

02.電子署名の作り方

  1. 署名したいファイルの [・・・] > [Sign] をクリックする

  2. 署名が必要な人を選択し、[続行] をクリックする

受信者をクリックすると、役割などが設定できる

  1. 受信者欄で受信者を追加し、署名の順序を設定する

社内ユーザーでも外部ユーザーでもOK
相手がBoxアカウント持ってなくてもOK

  1. 署名フィールドをドラッグ&ドロップして、設定していく。
    ※ 位置のガイドも表示してくれるので合わせやすい

  2. その他

署名フィールドはこんなこともできます

a. 割当先を変えたり

b. テキストを必須にしたり

c. テキストを複数行にしたり

d. API用の識別子を設定したり

  1. 必要であればメール通知の設定を行う

  2. 設定が完了したら右上の [リクエストの送信] をクリックする

上記以外にも、Boxの左メニュー [Sign] > [新規リクエスト] からローカルのファイルをアップロードしたりBox内のファイル選択して、開始できます

03.署名のやり方

リクエストを送信した本人なのか、別のBoxユーザーなのか、Boxアカウントのない外部ユーザーなのかで通知される方法が異なりますが、本人であればそのまま署名画面に遷移し、それ以外のユーザーであればメール通知といった感じでした


【本人】

  1. ガイドに沿ってチェックボックスにチェックして、[同意して続行] をクリックする

  2. ガイドに沿って自分が割り当てられている箇所に署名をしていく

  3. 署名はローマ字だと色んなフォントが選べて、日本語だと全部同じ感じになる。手書きもできるし色も変えられる


  4. 最後に右上の [署名して完了] をクリックする


【相手方】

  1. メールで通知が来ているので [ドキュメントをレビュー] をクリックする

  2. ガイドに沿ってチェックボックスにチェックして、[同意して続行] をクリックする

  3. ガイドに沿ってポチポチ署名して、右上の [署名して完了] をクリックする

ちょっとしゃれおつ感

04.完了後のドキュメント

  1. BoxのアカウントがあってBox Signが有効化されているユーザーは左メニューからアクセス可

  2. 対象ドキュメントの [詳細表示] をクリックすると情報が見れる

  3. リクエスト作成時に指定したフォルダには、署名後のファイルと署名ログのファイルができている

  4. 署名ログはこんな感じ。DocuSignの完了証明書に近い

使ってみた感想

とりあえず勢いで触ってみましたが、UIがわかりやすく非常に楽ちんでした。
設定時も署名時もガイドが目に付きやすい感じで、ITに明るくない方でもすぐに利用できると思わせてくれます。

これが 無料で、手軽に、セキュアで、外部にも送れる というのは非常にポイントが高いと思います。

Box Relayとかと合わせてワークフローとかを作るとよいかもしれません。

先日Box社の営業担当の方と

・基本的な契約の使用には問題はない
・まだ日本の法律に完全に準拠できているぜ!というわけではないらしい(裁判にて有効だというレベルにおいて
といった感じの話しをしていました。
 
DocuSignとかクラウドサインの完全代替にはもう少し時間かかる感じなのかな
用途は主に社内向けにしておいた方が、いまのところは自社・先方的にも安全・安心ぽい

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