まず始めに質問です
突然ですがみなさんの日々の会議は以下のすべての条件に当てはまっていますか？
もしひとつでも当てはまっていないものがあるなら、ぜひ最後までご覧になって頂けますと幸いです！
- 会議に決定権を持つ人物はいるか？
- 決定権を持つ人物は現場で指揮を取っている人か？
- 会議には達成すべき目標があるか？
- 会議は８人以下で構成されているか？
- 会議には本当に必要な人だけが出席しているか？
- 会議は時間通りに始まり、時間通りに終わっているか？
- 会議が予定より早く終わったなら、すぐに解散しているか？
- 会議に出席しているすべての人はその会議だけに集中しているか？
イントロ
今回の記事の参考にしている「How Google Works」という本の会議に関する章は以下の小洒落た一文から始まります。
The forum for decision-making is almost always a meeting, which may be the most hated of all business practices, except for Secret Santa.
(How Google Works, "Every meeting needs an owner")
「意思決定の場はほとんどにおいて会議であるが、それはあらゆるビジネス活動において、シークレット・サンタの次に嫌われている存在である。」
会議って大変ですよね。。疲れますよね。。本当に意味のある会議だったのか？と思った経験がある方も多いかもしれません。（ちなみにシークレット・サンタとは社内のランダムな誰かからプレゼントを受け取り、そのプレゼントを購入した人を当てる必要があるのだが、なかなか当たらず、あまり嬉しくないものが入っていたりしてちょっと笑顔が引きつってしまったりする気まずいイベントのことです笑）
より会議を効率的にするために、本日は「How Google Works」という本から学んだ知見を皆様にご紹介できればと思い筆を執りました。
少しでも皆様のお役に立てれば幸いです！
より良い会議にするための８つの条件
1. 会議に決定権を持つ人物はいるか？
Meetings should have a single decision-maker/owner. (How Google Works)
本書では会議のどのプロセスにおいても、明確な意思決定者が必要であると述べられています。さもないとお互いに譲歩してしまい、ベストな決断をすることが困難になるためです。力関係が平等である場合には上で述べたような状況になりやすいため、より上級の人物（シニアエンジニアなど）を意思決定者として据えることが良いとも述べられています。
2. 決定権を持つ人物は現場で指揮を取っている人か？
The decision-maker should be hands on. (How Google Works)
決定権を持つ人は会議の主催、会議の質の保証、目標設定、参加者の選定、(可能であれば)24時間前までに議題の参加者への共有、そして、会議終了後48時間以内に決定内容のまとめとその会議で決定した具体的なタスクを参加者、そして、その他必要な人に共有することが決定権を持つ人の責任として求められています。
なかなかやることが多くて大変ですね、、
3. 会議には達成すべき目標があるか？
Any meeting should have a purpose, and if that purpose isn’t well defined or if the meeting fails to achieve that purpose, maybe the meeting should go away. (How Google Works)
どんな会議も何かしらの達成できる目標が設定されている必要があり、もしそれが設定できないのであれば、そのような会議は開催されるべきではないと述べられています。また、それが意思決定を目的とする会議ではなかったとしても、決定権を持つ人物の存在が必要であるとも述べられています。
4. 会議は８人以下で構成されているか？
Meetings should be manageable in size. No more then eight people, ten at a stretch (but we would seriously discourage this). (How Google Works)
会議は８人以下で構成されるべきで、どんなに多くても１０人までであると述べられています。そのため、意思決定者は慎重に本当に必要な人物を選別する必要があります。
5. 会議には本当に必要な人だけが出席しているか？
Attendance at meetings is not a badge of importance. (How Google Works)
意思決定者は慎重に本当に必要な人物を選別する必要があると同時に、選ばれた人は、もし自分がその会議に必要でないと判断できたのであれば断る勇気も重要であると述べられています。
また、勉強のためなどの理由で会議に参加はしないが傍聴したがる人がいますが、それは参加者を緊張させ、発言しづらい雰囲気を作ってしまう危険性があるため、参加は断った上で、会議後に議事録を共有するなどの工夫をすることが求められます。
6. 会議は時間通りに始まり、時間通りに終わっているか？
Timekeeping matters. (How Google Works)
時間通りに開始し、時間通りに終える、当たり前のことですが大切なことです。
また、決定事項のまとめや具体的なタスクの設定のために十分な時間を確保することを意識しましょう。
7. 会議が予定より早く終わったなら、すぐに解散しているか？
If the meeting has accomplished its goal before its allotted time runs out, then end it early. (How Google Works)
だらだらと時間を引き伸ばさず、一緒に働くメンバーの時間にリスペクトを持ちましょう。こういった小さな気遣いがメンバー間の信頼関係の構築につながると述べられています。
8. 会議に出席しているすべての人はその会議だけに集中しているか？
If you attend a meeting, attend the meeting. (How Google Works)
本書には「マルチタスクなんて上手くいきません」と書いてありました笑
そうですよね、そのことをつくづく痛感する今日このごろです。Google社では当初、会議に集中するためにPCを閉じることをルールとして設定していたのですが、これだけはなかなか社員が守ってくれず、今は妥協案として「関係のないことはやらない」というルールになったようです。
近年では議事録をソフトウェアで取ることも多いかと思うので、PCを閉じるというのは確かに難しそうですが、会議に集中するために何かしらの対策を講じていきたいですね！（何か良いアイデアがありましたらコメントお待ちしております！）
まとめ
いかがだったでしょうか？
これから会議を行うときに、上に述べた８つの条件をチェックリストとしてぜひ活用してみて下さいね！こちらの記事が皆様のより良い会議の一助になれば幸いです。ここまでお付き合い頂きありがとうございました！
Discussion