脱・デバイス管理の属人化！Admina API と Google Cloud でデバイス管理を自動化＆可視化

はじめに

デバイス管理、特にPCの管理って面倒ですよね。台帳と実物が一致しない、なんて経験ありませんか？

今回は、デバイスの在庫状況をAdmina APIとGoogle Cloud を利用し、Looker Studioで可視化してみました。

現状

デバイス管理のツラミ

もともとはスプレッドシートやKintoneで管理していたのですが、すべて手動管理となってしまい運用負荷が結構高いことがネックでした。
特に、デバイスの調達は属人化となりがちです。
たとえば、ビジネス職には持ち運びが良いMacbookAir、エンジニア職はメモリを増強したMacbookProのように職種ごとに貸与するデバイスが異なるなどの運用ポリシーがありますと、管理台帳がかなり複雑となり他の人は手出しすらできません。
また、直近の需要見込情報がなかなか教えてもらえないと、手配するのにKKD法（感と経験と度胸）が嫌と言うほど発揮されやすいです。
在庫切らしたタイミングでパソコンが壊れると、パソコン変える調整ですら四苦八苦。。。
デバイス調達もKKD法なので、他の人が下手に手が出せない状況になってしまうことも。

Admina の標準ダッシュボード

直近で、Admina のデバイスプラン を導入しました。デバイス管理でMDM連携が使えるのがすごく便利です。

ただ、搭載されているダッシュボードがデバイス全体の総数で表示されていて、ダッシュボードのカスタマイズができませんでした。
そのため、職種ごとに貸与するデバイスが異なるなどの運用ポリシーがあるとこのままではあまり使えず、結局のところ、必要に応じてCSVエクスポートして、スプレッドシートでコネコネしてました。

解決した方法

LookerStudio を使って可視化

Admina はデバイスも API を提供しているため、それだったらLookerStudioでコネコネした結果を可視化したほうが早いし、デバイスを調達したタイミングで Admina に入れる運用にしてしまえば、手配中の台数も可視化できるので、結果的に属人化が薄まるのでは？と判断し作成してみました

作成したダッシュボード

ビジネス職、エンジニア職用のパソコンの在庫、手配中の数をダッシュボード化しました。

これを作成したことで、在庫数の問い合わせや在庫数のカウントミスによる調達ミスを減らすことができました

構成

• Moneyforward Admina
  • API
• Looker Studio
  • Google Workspaceユーザであれば利用できる
  • 権限設定が容易
    • Group で設定可能
• Google Cloud
  • GASでやることも考えましたが、将来的な拡張を考えCloud Fanctionsで処理
    • 処理後CSVファイルを格納
    • 後処理（Looker Studio、Slack通知用Functions）はCSVファイルを参照するようにした
  • その結果、Google Cloud で処理を行うことになった
    • Looker Studio の公式コネクタ
      • Google Cloud Storage はある
      • AWSのS3はない
        • 他の手法を考える必要がある

構成図

まとめ

デバイス管理は調達するだけでなく、運用にかかる工数も非常に大きいのと、後回しにしてもクリティカルでない作業であるためどうしても後回しにしてしまいがちです。
後回しにした結果、パソコンの在庫を把握するのも台帳を見るくらいだったら、直接見たほうが早いという自体になりがちです。
できるだけ、台帳更新は自動的に行い、定期的な棚卸しで整理して行くのが良いのかもしれません。
また、APIが提供されているSaaSであれば、オリジナルのダッシュボードを作成するのも一つの手なのかもしれません。

また、Admina では、デバイスの費用や保証期間など、資産管理で必要な情報も入れられるため、リース管理もやろうと思えばできそうです。微妙に足りない部分もありますが。
将来的には、Admina API を起点にコストレポートができると良いなと思ってます。