皆さんの会社にも規約があると思います。この規約は複数PDFに分かれていたり、情報量が膨大であったりすると、必要な情報を探し出すのに時間がかかってしまうことがあります。
そこで、今回複数PDFからなる弊社の規約情報をGoogleのNotebookLMに集約してみました。NotebookLMを活用することで、規約情報の検索効率と情報精度が大幅に向上しました。
実際に弊社の規約情報をNotebookLMにアップロードした画面が下の図です。
NotebookLMとは？
NotebookLMは、Googleが提供する大規模言語モデルを活用した情報整理ツールです。PDFを含む多様なドキュメントをアップロードすることで、それらの情報を学習し、自然言語による質問応答や情報抽出を可能にします。
規約情報をNotebookLMに集約した背景
弊社では、複数のPDFに分かれた規約情報を管理しており、必要な情報を探し出すのに時間がかかりました。
例えば有休に関わる情報を知りたいときは下記の手順を行う必要がありました。
- 複数の規約が記載されたPDFからどのPDFに情報があるのかを探す
- PDFの中から有休に関わる文章を探す
- 有休に関わる文章を理解する
このように時間がかかる課題を解決するために、規約情報をNotebookLMに集約してみました。
NotebookLMと検索の相性
NotebookLMは、キーワード検索だけでなく、自然言語による質問にも対応しています。そのため、文脈を理解した上で、より精度の高い情報を探し出すことができます。
例えば、「有休について教えて」といった具体的な質問をすることも可能です。
実際に質問して回答を得たのが下の図です。
また、検索結果を絞り込む機能も充実しています。文書の種類や日付などで絞り込むことで、より効率的に情報を探し出すことができます。
NotebookLMの有用性
NotebookLMを活用することで、規約に関する情報を迅速かつ正確に把握できるようになりました。
さらに、NotebookLMの引用機能を使うことで、回答の根拠となった箇所を瞬時に確認することが可能です。これにより、情報の信頼性を担保することができます。
まとめ
NotebookLMの導入により、規約情報の管理と活用が大幅に改善されました。
今後は、他のドキュメントの情報集約も検討したいと考えています。
情報管理におけるNotebookLMの可能性
NotebookLMは、規約情報だけでなく、様々なドキュメントの管理と活用に役立ちます。情報量の増加に課題を感じている企業にとって、NotebookLMは強力なツールとなるでしょう。
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