💼 現場のExcelを壊さずDX化したGoogleフォーム × GAS × VBAで作る「働く人にやさしい勤怠管理システム」
🧩 はじめに
勤怠管理をクラウド化したい――
でも現場にはこんな課題がありませんか？
Excelのフォーマットを変えられない
現場にパソコンがない人が多い
事務担当が毎日転記に追われている
新しいシステムを導入するよりも、
今ある仕組みを“活かして”変えることが、
現場にとって本当のDXです。
この記事では、**「Excelを残したまま自動化」**を実現した
実際に使える勤怠管理システムを紹介します。
🎯 ゴール
入力はスマホ（Googleフォーム）
集計は自動（スプレッドシート＋VBA）
Excelフォーマットはそのまま
「社員も事務もストレスゼロ」な仕組みを目指します。
⚙️ システム構成
社員 → Googleフォームで入力
↓
スプレッドシートに自動集計（GASで氏名補完）
↓
Excelマクロで個人ブックへ転記
すべて無料ツール（Google＋Excel）で構築できます。
📱 Step1. Googleフォームで入力
社員がスマホから簡単に入力できるフォームを用意します。
入力項目は最小限：
日付
開始時間
終了時間
勤務内容
URLにIDを付けて配布します。
この「id=001」が社員ごとの識別子になります。
☁️ Step2. スプレッドシートで氏名を自動補完（GAS）
Googleフォームの回答はスプレッドシートに集計されます。
ここで、Google Apps Scriptを使って
社員ID → 氏名を自動入力させます。
const MASTER_SHEET_ID = "社員リストのスプレッドシートID";
function onFormSubmit(e) {
const sheet = e.range.getSheet();
const row = e.range.getRow();
const id = sheet.getRange(row, 14).getValue(); // N列にID
const master = SpreadsheetApp.openById(MASTER_SHEET_ID);
const data = master.getSheetByName("社員リスト").getDataRange().getValues();
for (let i = 0; i < data.length; i++) {
if (data[i][0] == id) {
sheet.getRange(row, 2).setValue(data[i][1]); // B列に氏名を入力
break;
}
}
}
これで、
社員がフォームを送信した瞬間に
自動で「B列（氏名）」が補完されます。
💻 Step3. Excelで自動反映（VBA）
事務担当者は月末にマクロボタンを1クリックするだけ。
スプレッドシートのCSVデータを取得し、
社員名を含むExcelファイルに勤務内容を反映します。
VBA（重要部分のみ）
' GoogleスプレッドシートからCSV取得
Const CSV_URL As String = "https://docs.google.com/spreadsheets/d/XXXX/export?format=csv"
Set http = CreateObject("WinHttp.WinHttpRequest.5.1")
http.Open "GET", CSV_URL, False
http.Send
csvData = StrConv(http.ResponseBody, vbUnicode)
' 社員名でブックを探索して反映
For Each line In Split(csvData, vbLf)
info = Split(line, ",")
empName = Trim(info(1))
workDetail = Trim(info(4))
filePath = FindExcelFile("C:\勤怠実験", empName)
If filePath <> "" Then UpdateExcel filePath, workDetail
Next
このVBAでやっていることは３つだけです：
Googleシートのデータを取得
社員名をもとにブックを探す
「作業日報」シートの該当セルに転記
現場のExcelを一切壊さず、
既存フォーマットのまま自動化が完了します。
📊 Step4. 実際の運用イメージ
役割 操作内容 使用ツール
現場社員 フォーム入力 Googleフォーム
スクリプト ID→氏名補完 Google Apps Script
事務担当 ボタン1クリックで集計 Excel VBA
🚀 効果
項目 Before After
入力 手書き・Excel スマホフォーム
転記 手作業 自動反映
集計時間 丸2日 数分
コスト 有料システム 無料（GAS＋VBA）
💡 現場DXのポイント
この仕組みの最大の特徴は、
「Excelを壊さない」ことです。
新しいツールに置き換えるのではなく、
現場で長年使ってきたフォーマットを活かし、
そのまま自動化する。
これが、現場に根付くやさしいDXの形です。
🧠 まとめ
Excelフォーマットはそのまま
スマホ入力で現場が楽に
集計はワンクリックで完了
無料で導入できる現実的な仕組み
DXとはツールを変えることではなく、
人の手間を減らすこと。
✍️ 執筆：へたれ
プロジェクトエンジニア／システム責任者
「現場を知る人が作るDX」をテーマに発信中。
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