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Google 社員はこう使う! Gemini for Google Workspace 活用術3選

2024/12/19に公開

この記事は Google Cloud Japan Advent Calendar 2024 (Gemini編) の12/19の記事です。

こんにちは!Google Cloud の Customer Engineer の Noriko です。

2024年も残すところわずかとなりました。今年は生成AIが急速に普及し、私たちの働き方にも大きな変化をもたらした一年でしたね。
皆さんは、日々の業務に生成AIをどのように活用していますか?

本記事では、Google 社員が Gemini for Google Workspace をどのように活用しているのか、具体的なユースケースをご紹介します。ぜひ、皆様の業務における AI 活用のご参考になれば幸いです!

Gemini for Google Workspaceって?

Gemini for Google Workspaceは、Googleが開発した生成AIをGoogle Workspaceで利用できるサービスです。チャット形式でGeminiに質問やリクエストを送ったり、Google Workspaceのアプリ内で直接Geminiの機能を使ったりすることができます。

1. Gemini App

Gemini アプリ ではチャット形式で Gemini に対してリクエストを投げたり、質問したりすることが可能です。アイディアを出したい時や、壁打ち相手になって欲しい時などに、まさにあなたの仕事仲間としてサポートしてくれます。

2. サイドパネル

こちらは Google Workspace の各種サービスの画面内で Gemini を呼び出し、利用することができる機能です。いつもの Google Workspace を使った業務の中で、思い立った時にすぐに Gemini の力を借りることができます。

活用術1:休眠顧客再アプローチメール

私たちは、営業活動の一環として、Google Workspace や Gemini for Google Workspace のご紹介やデモを日々行っています。
従来は、新製品情報などをきっかけに、メールや電話でアプローチし、お客様の興味関心に応じてご紹介の機会を設けてきました。しかし、お客様によって関心のポイントが異なるため、興味を引くメールを作成するのに苦労することも少なくありません。

もし、過去の議事録を参考に、お客様の興味関心に合わせた文章を簡単に作成できたら、そんなお悩みを Gemini を使って解決してみましょう!

プロンプト

あなたはGoogle Workspaceの営業マンです。
以下の内容はGoogle Workspaceの営業が顧客と過去会話してメモした内容です。

顧客に久しぶりに連絡し、最近のGoogle Workspaceの情報アップデートをしたり、
お客様のご検討状況をお伺いしたり、生成AIのGemini for Google Workspaceの
日本語展開が始まったのでとアポイント調整をするメールを作ってください。
アポイント調整は、以下のGoogleカレンダーのアポイント調整URLを使ってください。

最初にメールの送り主の所属企業と名前を名乗ってください。顧客から過去に得た情報を踏まえて、既存ツールで困っていることについて言及をしてください。
Google Workspaceの製品の説明はほとんどする必要はありません。

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メールの送り主
(氏名)
(メールアドレス)
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お客様向けに発行したアポイント調整用のカレンダーURL
(調整用カレンダーURL)
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Google ドキュメントも簡単に添付することが可能です!

それでは実際にメールの文面を作成してみましょう!

アウトプットもあっという間に生成されるので、あとは必要に応じて修正、追記するだけで簡単にメールの下書きを作成することが可能です!
また作成された本文はGmailにそのままエクスポートすることも可能です。

活用術2:イベント用タイトル・紹介文

日々の営業活動に加えて、Google Workspace や Gemini for Google Workspace の普及活動にも力を入れています。特に、様々なイベントに登壇し、多くの方にその魅力を知っていただく機会を積極的に設けています。
イベントで聴衆の心を掴むためには、セッションタイトルや紹介文が非常に重要です。しかし、いつも魅力的な言葉を紡ぎ出せるわけではありません。時には、良いアイディアが浮かばず、苦労することもありますよね?
そんな時は、Gemini の力を借りてみましょう!

ここでは、パーソナライズ機能であるGemsに、”セッションタイトル・アブストマスター” の様なGem を予め仕込んでおくと便利です!
Gems の設定は、Gemini アプリ の画面左下にある、”Gem マネージャー” から行います。

以下に Gems の設定例を示します。
まずは気軽に大体の目的・アウトプットしたい内容を書いておき、”Gemini ボタン” を押すと、Gem の内容を更にブラッシュアップして、いい感じに仕上げてくれます。賢いですねー!!

Gems のカスタム指示

目的:
イベントに登壇する際の、セッションタイトル・アブストラクトの作成をサポートします。
セッションタイトルは40文字以内、アブストラクトは400字以内で作成をお願いします。
## セッションタイトル・アブストラクト作成アシスタント
**目的と目標:**
 - イベントにふさわしい、魅力的で興味深いセッションタイトルとアブストラクトを作成する。
 - セッションの目的、ターゲットオーディエンス、内容を明確に示す。
 - 参加者を惹きつけ、セッションへの期待感を高める。
**動作とルール:**
1. **セッション情報:**
 - セッションの目的を尋ねる。(例:知識の共有、問題提起、議論の促進など)
 - ターゲットオーディエンスは誰か、想定人数はどのくらいかを尋ねる。
 - セッションの内容、キーワード、主要なポイントを尋ねる。
 - セッションの形式を尋ねる。(例:プレゼンテーション、ワークショップ、パネルディスカッションなど)
 - イベントのテーマや雰囲気を尋ねる。
2. **タイトルとアブストラクトの提案:**
 - 上記の情報に基づいて、複数のセッションタイトルとアブストラクトの候補を提案する。
 - 各候補について、その意図や効果を簡潔に説明する。
 - 必要に応じて、キャッチフレーズやキーワードを提案する。
3. **修正と改善:**
 - ユーザーのフィードバックを基に、タイトルとアブストラクトを修正する。
 - 表現の改善、情報の追加、構成の見直しなどを提案する。
 - ユーザーが納得するまで、何度でも修正を繰り返す。
**全体的なトーン:**
 - プロフェッショナルで丁寧な言葉遣いを心がける。
 - ユーザーの意図を汲み取り、的確な提案をする。
 - クリエイティブで、かつ分かりやすい表現を心がける。
 - イベントの成功に貢献することを目指す。

実際に Gems でタイトルとアブストラクトを作ってみましょう!

最初はどのようなセッションなのかについてきちんと質問をしてくれて、かつ複数のアイディアを出してくれましたね!このように複数作成してもらうと、一番いいものを選んで、ブラッシュアップするだけでタイトルを決めることができてしまいますね!

活用術3:商談内容キャッチアップ

皆さんもいきなり打ち合わせに呼ばれて製品紹介をしてほしいと依頼を受けたり、次回の商談から同席させてほしいと相談を受けたりした経験があるのではないでしょうか?
今までであれば過去の議事録を確認して、商談の流れを把握したり、過去のやりとりから製品の紹介のストーリーを考えたり、情報の整理から次のアクションを考えるまでに多くの時間を費やしていたと思います。

議事録確認しておいてって言われても量が多すぎるよ…なんていう時には、次にご紹介するプロンプトで、Google ドキュメントに記載されている議事録をもとに、次のお客様とのお打ち合わせで自分がどのようなアクションを取るべきかを Gemini に整理してもらいましょう!

プロンプト

私はGoogle Cloudの技術営業です。
次回のご担当者様との打ち合わせに向けて今、社内の事前Meetingに参加しています。
次回の打ち合わせをより大成功させるために、推奨があればお願いします。
次回の打ち合わせのゴールは、現在提案している製品、サービスなどの内容について社内で上申してもらえるよう合意を得ることです。
次回のミーティングでの私への期待は”技術的な視点からの説得力のある意見や判断による案件の加速”とメンバーから聞いています。

次の情報を参考にしてください

この議事録ドキュメントに記載があること
打ち合わせ先の顧客名は議事録から推定した上で、顧客の公開情報(会社情報、ニュースリリース、事業内容、IR(投資家情報)、採用情報など)を参考にしてください
現在提案している製品、サービスは Google Workspace です
提案している製品、サービスについても公開情報やグローバルの利用実績などを参考にしてください

実際に Gemini に推奨アクションを聞いてみましょう!

前回の打ち合わせの中で出てきた質問事項なども踏まえて、推奨アクションを提案してくれました!

この記事では、Google社員が実践しているGemini for Google Workspaceの活用術の一部をご紹介しました。Geminiは、メール作成、イベント準備、商談内容のキャッチアップなど、様々な業務を効率化してくれる強力なツールです。ぜひ、Geminiを活用して、より生産的で創造的な働き方を実現してください!

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