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会議を減らすためにPMができること｜3つの実践策と図解で理解する
0.はじめに
「また会議か…」「会議ばかりで仕事が進まない」
多くの現場で聞かれる声です。特にPM（プロジェクトマネージャー）は会議を主催・調整する立場にあるため、会議が多すぎることでチームの生産性を下げてしまうリスクがあります。
この記事では、会議を減らすためにPMができることを、図解を交えながら3つの実践策に整理します。
1. なぜ会議が多すぎるのか？
会議が増える背景には、いくつか典型的な理由があります。
- アジェンダや目的が曖昧なまま開催される
- 情報共有を「会議」でやる文化が根強い
- 意思決定の責任が分散しているため、皆で集まらないと進まない
- 報告・確認・相談をリアルタイムでやりすぎている
2. 会議を減らすための3つの実践策
PMが意識すべきは、「減らす」＝「不要なものを削り、必要なものに集中する」 という発想です。
① アジェンダとゴールを明確化する
- 会議前に必ず「目的」「決めたいこと」「必要なインプット」を明記する
- 曖昧な議題はメールやチャットで済ませる
② 情報共有はツール化する
- 進捗や課題は「チャット＋ドキュメント」で常時見える化
- 「共有のための会議」を削減できる
③ 意思決定プロセスを簡略化する
- 誰が決めるのかを明確にする（RACIや責任分担）
- 小さな意思決定は非同期（チャットや承認フロー）で完結させる
3. 会議削減のBefore/Afterイメージ
会議削減による効果を、シンプルに比較します。
4. PMが実践すべきチェックリスト
最後に、PMが会議を設定する前に確認すべきチェックリストをまとめます。
- この会議の目的は何か？（意思決定／情報共有／検討）
- 目的はチャットや文書で代替できないか？
- 決定権者は誰か？会議に全員必要か？
- 会議のゴールは何か？（終わった後に何が決まっていればよいか）
- アジェンダと必要資料は事前に配布されているか？
5.おわりに：会議削減はPMの大切な役割
- 会議が多すぎるのは「目的不明・情報共有依存・責任不在」が原因
- PMは アジェンダ明確化／情報共有のツール化／意思決定の簡略化 で会議を減らせる
- 会議削減は「働き方改革」ではなく、プロジェクト成功に直結するPMの武器
会議を減らすことは、チームの時間を取り戻すこと。PMが主体的に削減策を実行することで、プロジェクトのスピードと質は格段に向上します。
おわりっ！
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