その依頼、締切はいつまででしょうか？

この記事はファンタラクティブ2024年アドベントカレンダー 12月12日の記事です。

はじめに

仕事において「xxxを修正お願いします」と頼まれることや、逆に誰かに「xxxをやっていただきたいです」とお願いすることは日常茶飯事です。しかし、その依頼に締切があるかどうかをきちんと確認したり伝えたりしていないことで、双方にストレスや誤解が生じるケースは意外と多く発生していませんか？

筆者自身、締切確認の重要性を認識しているつもりでも、締切を提示せず依頼したり、依頼されたことをいつまで確認することなく場当たり的に対応してしまうこともあります。

この記事では、依頼する側と依頼される側双方の視点から「締切確認」の重要性を掘り下げ、改めてその重要性についての思想を共有してみようと思います。

締切確認しないことによって生じる問題

依頼される側が締切を確認しないことによる問題

依頼された側が締切を確認せず、場当たり的に仕事を進めてしまうことによって以下のような問題が生じる可能性があります。

• 優先順位の混乱
  締切がわからないと、何から手を付けるべきか判断に困ります。その結果、本来急ぎでない仕事に時間を使い、重要なタスクが後回しになる可能性があります。

• 想定外のタイミングで迫られる
  締切が曖昧だと、「まだ時間がある」と思っていたら急に「今日中に欲しい」と言われ、慌てて修正や追加対応をする羽目になることがあります。

• 依頼者との信頼関係の損失
  締切が曖昧なまま仕事を進めると、「なんで遅れているの？」や逆に「そんなに早く終わらせなくてもよかったのに」と言われ、せっかく対応したのにお互いが気持ちよく終われないこともあります。

依頼した側が締切を提示しないことによる問題

一方、依頼する側が締切を伝えないことで以下のような問題が生じる可能性があります。

• 依頼が放置される
  締切を明確に伝えないと、依頼された側は「今すぐ必要ではない」と思い込み、他のタスクを優先してしまうことがあります。結果として、こちらが必要なタイミングに間に合わない事態に陥ります。

• コミュニケーションコストの増加
  「進捗どうなっていますか？」と逐一確認する必要が出てきます。最初に締切を伝えておけば、余計な確認作業を減らせるはずです。

• 不信感の蓄積
  依頼された側は急ぎなのか急ぎでないかの温度感が伝わらなかったり、忙しい時であればそんなに雑に言われてもと思ってしまうかもしれません。
  特にリモートワークなどで対面でのやり取りではなくチャットベースになると余計に温度感が伝わりにくいのでより注意が必要だと思っています。

「締切確認」の基本対応

依頼がスムーズに進むためには、依頼する側・される側ともに「締切」を意識することが大切です。

筆者としては、依頼する側が仮でも良いので締切を事前に提示してあげることでスムーズなコミュニケーションや心理的安全性が維持できると思っています。

依頼される側の対応

• 依頼を受けたら必ず確認
  「その依頼、締切はいつまでしょうか？」と聞く癖・考える癖をつけましょう。
  もし相手が具体的に提示しない場合は、こちらから提案するのも有効的だと思います。

例：「それでしたら、明後日までの対応でよろしいですか？」

• 優先順位の交渉・調整
  締切が他の仕事とバッティングする場合は、正直に状況を伝えましょう。
  その調整がうまくすることで、必要なタスクがいっぱいでパンクするという事態になる確率を減らすことができます。

例：「現在xxxのタスクで○○日までいっぱいいっぱいなのですが、その後で取り掛かっても問題ないでしょうか？　急ぎの場合は、xxxの方の期日を調整できるか確認してみます。」

依頼する側の対応

• 具体的な締切を提示
  「いつでもいい」は基本的に避けた方が良いと思っています。仮でも良いので、明確な日時を伝えることで、依頼の重要度を伝えられます。
  また、依頼する側も仮の締切を軸に進捗の確認連絡やリマインドを送ったりするタイミングを事前に考えられるので良いと思っています。

例：「○○日中を目処にxxxの対応をしていただくことは可能でしょうか？」

• 優先順位を説明
  複数の依頼を同時に出す場合やすでに別の締切タスクをお願いしている場合は、「これが最優先で」「こちらは急ぎではありません」と優先度を伝えましょう。
  プロダクトバッグログやタスクカンバンなどでタスクを優先度や締切ベースで管理しているチームであれば、それをベースに優先度の調整を行う癖をつけると良いと思っています。

例：「xxxの対応を明日までにしていただくことは可能でしょうか？ 緊急度が高いので現の進行中になっている○○は数日遅らせて問題ありません。」

最後に

エンジニアリングマネージャーとの1on1にて上記の内容が話題になり、自分たちもできてないことあるよねという話になりました。
筆者自身はあまり仕事の思想みたいな記事を書いてこなかったですが、弊社では「技術と思想を共有しよう」という言葉を大切にしていることもあり、普段は技術記事を書くことが多かったですが思想の記事も書いてみようと思い執筆しました。

依頼する側と依頼される側双方が締切を提示・確認することの意識を持てているか改めて見つめ直してみてください。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

明日の記事は、PM兼デザイナーのミサキさんによる「フルリモートワークで海外移住の夢を叶えた、その後のリアル」です！お楽しみに！