はじめに
株式会社フクロウラボで情シスを担当している高島です。
今回は情シスとしてベンダーや社内でのミーティングを成功させるための心構えについてお話しさせていただこうと思います。
具体的に私が心掛けているミーティング時のポイントを皆さんに伝授したいと思います！
この記事の対象者
- 情シス業務に携わっている方
- 特に、ベンダーや社内でのミーティングが多い方
- ミーティングをよりスムーズかつ効率的に進めたい方
【ベンダー編】
事前準備でスムーズな議論を！
ベンダーとのミーティングは、事前の準備が鍵となります。
まず、導入部門の要望をしっかりとヒアリングし、実現したいことを明確化します。その上で、外部ベンダーからシステムチュートリアルや説明書を入手し、自分自身でシステムを操作してみましょう。
実際に触ってみることで、「思っていた機能と違う」「操作が複雑すぎる」といった潜在的な課題に気づくことができます。 また、システムの仕様を事前に理解しておくことで、ベンダーとのミーティングでより具体的な質問や要望を伝えることができ、スムーズな議論に繋がると考えています。
課題の洗い出しと共有を徹底！
ベンダーとのミーティングでは、「システム概要の説明を受けるだけ」 で終わってしまっては意味がありません。
事前に導入部門と協力し、課題の洗い出しとリスト化を行い、ベンダーに共有するようにしましょう。 具体的な課題を提示することで、ベンダーの方からより的確な提案を受けることが期待できます。
また、現場担当者にシステムの実運用イメージを具体的に持ってもらうことで、導入後のミスマッチを防ぐことも重要です。
具体的には、現状の業務フローを可視化し、新システム導入によってどのように変わるのかをイメージできるようにします。 これにより、現場担当者は「自分たちの業務がどのように効率化されるのか」を理解し、システム導入に前向きになることができます。
この 「現場の方が、既存業務がシステム化でどのように変化するのか。具体的なイメージを持っていただき、実際に業務に変化が起きる」
この変化が起きて初めてDXとなるということを意識しておくのが重要と考えます。
時間と費用を無駄にしない！
ベンダーとのミーティングは、時間や費用がかかる場合があります。
無駄な時間を削減するため、事前に議題を共有し、時間配分を決めましょう。 また、ミーティングの目的を明確化し、議論が脱線しないように注意する必要があります。
【社内編】
全体像の共有と役割分担を明確に！
システム導入プロジェクトにおいて、情シスは事務局としての役割を担うことも多いかと思います。その場合、システム全体、スケジュール、タスク、課題をしっかりと理解し、関係者間で共有することが重要です。
※ベンダーとのミーティングにおいて、「課題の洗い出しと共有」という情報共有の重要性について触れましたが、社内でもプロジェクトに関わる情報共有が重要です。
「誰が」「何を」「いつまでに」やるのかを明確にすることで、プロジェクトをスムーズに進めることができます。 また、プロジェクトの進捗状況を可視化し、定期的に共有することで、関係者全員が共通認識を持つことができます。必要に応じてベンダーとも共有を行うと良いでしょう。
私がプロジェクトをマネジメントする際に使用している3点セットをご紹介します。
- スケジュール表 （粒度は荒くて問題ありません。全体のスケジュール感と進捗がわかる程度のもので結構です）
- WBS：「Work Breakdown Structure：作業分解構成図 -プロジェクトのタスクを細分化し、階層構造で管理する手法」（こちらで詳細なプロジェクトのスケジュールとタスクを管理します）
- 課題管理表（プロジェクトを進めて行く間に発生した課題を記載し、進捗の障壁となるものをクリアにしていきます）
情シスの役割を理解しよう！
システム導入プロジェクトにおいて、情シスは単なる事務局ではありません。
他部門の業務フローや既存ツール、システムをヒアリングし、現状における問題点を把握する必要があります。 その上で、新システム導入によってどのように問題が解決されるのかを、システム的な視点から明確に提示することが重要です。
次回日程を確保しよう！
特に他部門が絡む大規模プロジェクトでは、「次回日程」を確定させてからミーティングを終了するようにしましょう。 会議招集や日程調整は、関係者が多いためすぐに決まらないことが多いからです。 議題等の詳細は後日送付しても構わないので、まずは日程だけを確保しておくと、プロジェクトをスムーズに進めることができます。
定例会で進捗状況を共有！
プロジェクトの進捗状況を定期的に共有するため、定例会も有効です。
進捗が芳しくない場合でも、現場の温度感を下げないため、15分〜30分程度のWeb会議を隔週で実施するのが良いでしょう。
提案は複数提示！
社内でのミーティングにおいて、重要な決議を行う場面は少なくありません。そういった場面では 「松竹梅」のように、複数の候補を設けて、それぞれのメリットとデメリットを提示するようにしましょう。 こうすることで、相手が選択できるようにしつつ、こちらの意向に誘導することができます。
まとめ
ミーティングに関するテクニックは数多く紹介されていることと存じますが、今回は、情シスがベンダーや社内でのミーティングを成功させるための具体的なポイントをお伝えさせていただきました。
ベンダーとのミーティングでは、事前の準備と課題の共有が成功の鍵であり、社内では全体像の共有と役割分担の明確化が不可欠です。
これらのポイントは、単なるテクニックではなく、情シス担当者としての心構えそのものだとも考えられます。常に相手の立場に立ち、コミュニケーションを重視することで、より良い結果に繋がると信じております！
Discussion