オフィス移転備忘録 これから移転する方へ
About ME
生まれたて０歳ベンチャーで、コーポレート何でも屋さんをしている相澤です。
法人営業から事業開発を経て、前職で情シスの立ち上げを経験。まだまだ情シス２年生。
気がついたら何でも屋になっているのは情シスあるあるだと思いますが、私は何でも屋が情シスに収まったパターンです笑
はじめに
今回は、オフィス移転の備忘録です。
「来月の頭にオフィス引っ越すから👍 諸々よろしく！」と言われ、
1ヶ月で気合いで乗り切った私のような苦労人が少しでも減るように（笑）
移転時にやったことや、気をつけたことを記していきます。
「ここもっと教えて！」をいただければ解説・追記するので、ご連絡・ご相談もお待ちしております💁♂️
⚠️注意⚠️
本記事は、あくまで私の業務経験に基づく情報です。
地域・時期による違いや、不動産会社による差分などが発生する可能性がありますので、ご了承ください。
今回の移転概要
- 20名→80名規模の移転
- 貸オフィス→貸オフィスのため、基本物件仕様は決まってる
- 移転元→移転先が比較的近距離で、気軽に行き来ができる
- 物理サーバーなどはなく、什器はデスク・椅子・モニターなどがメイン
- 取り組む社内人員は一人（私）
移転作業
計画
移転計画作成
移転するかどうかから検討する場合は、主に予算面の計画
必要な席数や備品の数量を試算して、見積を集める作業
名刺・移転ハガキ・各種配線は漏れやすいので要注意
移転が決まっている場合には、主にスケジュール面の計画
意外と納期の長いタスクが多いので、要注意
１ヶ月以上
・不動産契約
・大型什器
１ヶ月程度
・電話回線移設
・ネットワーク回線移設
・ネットワーク機器手配・構築
２〜３週間程度
・引越し業者手配
・小型什器
・作業申請
・清掃契約
１週間程度
・名刺
・郵便転送処理
・移転ハガキ手配・郵送
・各種契約住所変更
・小物手配
レイアウト検討
必要備品の検討などにおいて、最初の一歩として
事前の内覧で長さを測っておく
管理会社から詳細平面図を取り寄せるのいずれかを行う
レイアウトは部門人数・会議スペース・パントリーなど各会社のニーズに合わせて設計
既存什器の整理
①必要な席数・備品からおおよそのレイアウトの検討
②旧オフィスから持っていくもの・廃棄するものを分類
③不足する（新規購入する）什器を洗い出し
④廃棄業者を選定（引越し業者もやってくれるが、別途手配の方が安いことが多い）
必要什器の手配
追加で手配する什器を発注する
中古だとオフィスバスターズが有名
新品はアスクルやIKEAがおすすめ
LTが長いものだと数週間かかるため、早めに選定して手配しておくと良い
入居日以降で、できるだけまとめて届くように配送日の調整も忘れずに
不動産会社手続き
不動産契約
基本的には個人がプライベートで契約する時と同様の流れ
・申し込み
・与信審査
・重要事項説明（対面で１〜２時間ほど必要）
・契約書締結
・事前入金（敷金・礼金）
入居（鍵の引き渡し）
契約後の引き渡し
設備の説明を受けて鍵を受け取るのが一般的
各種工事や搬入はこの日以降可能なので、大事な期日の一つ
社内向けマニュアルに記載する内容も説明を受けることになるので、
自身の理解だけではなく、しっかりメモを残すのがおすすめ
退去申し込み
旧オフィスの管理会社宛の連絡
書面手続きがあったり、現状復帰料金の請求・違約金の精算があったりするので移転後にまで対応が必要な場合も
退去時見積はいつでも依頼できるので、事前に費用感を確認できているのが理想的
作業申請
ほとんど物件では引越しや工事に作業申請が必要
エレベーターの使用有無や、責任者（引越しの場合は引越し業者）連絡先も必要なので、業者手配の際に連絡先も確認しておく
旧物件宛
・引越し作業の申請
・電話回線撤去工事の申請
・光回線撤去工事の申請
新物件宛
・引越し作業の申請
・電話回線工事の申請
・光回線工事の申請
・大型什器搬入（配送）の申請
回線移設
ネットワーク回線移設
重要なのは移設日の設定
※新規契約して、旧オフィスの回線を解約する場合は例外
基本的には「旧オフィスの回線撤去」「新オフィスの回線開設」を同日で行うので、従業員の稼働していない土日で行うのが一般的
移設工事は直前だと埋まっている可能性が高いので、希望日の２週間前までには手配をかけたい
光回線の移設の後、ルーターやAPを手配していると間に合わないので、以下が理想
①新オフィスにルーター・APを設置して、あとはONUと繋ぐだけ状態にする
②新オフィス利用直前の週末で光回線を移設工事
光回線開通次第、ルーター・APの動作確認
③週末明けから新オフィスで業務開始
ネットワーク移設にあたって、プロバイダー（BIGLOBEなど）にも事前に連絡を行う
大抵は作業は不要で、請求先住所の変更のみですむはず
電話回線移設
重要なのは移設日の設定
※新規契約して、旧オフィスの回線を解約する場合は例外（番号が変わるのでおすすめしない）
基本的には「旧オフィスの回線撤去」「新オフィスの回線開設」を同日で行うので、受電のない土日で行うのが一般的
移設工事は直前だと埋まっている可能性が高いので、希望日の３週間前までには手配をかけたい
ひかり電話の場合は光回線と合わせての実施
引越し
引越し業社手配
ここの日程が一番アンコントローラブル☠️
1ヶ月前の手配が原則で、日程によってはそれでも埋まっている場合も
オフィス移転を対応してくれる引越し業社
・日本通運 ←弊社はここ
・サカイ引越センター
・アート引越センター など
費用に影響する要素
・引越し荷物の量
・書類梱包を自分たちでやるか、業者に任せるか
・什器の解体・組み立てがあるか
価格交渉で費用が変わる可能性は極めて高いので、
「XX円ならすぐ発注できる」「相見積してて最安はX円で・・・」など伝えてみましょう
前日準備
梱包・抜線・指示書
業者によって差がある場合はあるものの、以下は自分たちでやる必要がある
・電源ケーブル類の抜線
・私物（会社資産でないもの）の梱包
・指示書（どこに何を置くか）の作成
床下配線（移転先）
個人的にはこれを引越し前にやっておくのを強くおすすめします
一定什器が入ってからでないと確定できない電源位置もあるかと思いますが、
什器が入った後にどかして床下を開けて配線するのは大変すぎるので・・・・
あと、おすすめグッズは 「突っ張り棒」 と 「硬いメジャー」
ケーブルを棒に固定してグッと押し込むだけで、剥がす床の枚数が半分以下で済む
当日立ち会い
複数人立ち会い（移転元・移転先両方）が必要になる可能性があるので、早めに人を調整
配置の指示などがあるのでちゃんとみておくのが吉
什器・備品・配線整備
引越し業社が運んできたものから、電源の接続などを行う
このタイミングで最終的なケーブルや備品の過不足などを確定して、追加発注も
物品手配
発注タイミングは大きく3つで想定するのがベスト 配送日指定を忘れずに
①大型でLTがかかるもの（なるはや）
例：什器
②計画段階で想定できる備品など（引越し１週間前）
例：ゴミ箱・モニターなど
③引越し作業後に確定させるもの（引越し当日・直後）
例：電源ケーブル・LAN線など
購入品の多いタイミングなので、Amazonのセールなどを活用できると理想
楽天も買い周りマラソンと被せるとポイントが多いが、法人アカウントで購入できないので要注意
移転先住所の名刺作成も忘れずに
各種後続手続き
清掃契約
業者選定
物件で業者が決まっている場合は管理会社の紹介で契約
業者指定がない場合はテナント側での手配
頻度と範囲の決定
清掃頻度：標準は週一回など 出社人数などによって決める
清掃範囲：主に従業員での清掃が困難な床・水回り デスクなどは出社時に拭けるので優先度低め
ゴミ回収：ゴミ箱の許容量にもよるが、臭いなどを考えると週１回は欲しい
郵便転送手続き
転送期間は1年なので、随時各契約住所を変更しつつ、猶予期間として考えるのが吉
転送処理で郵便物が届く場合、通常より１週間程度遅れて届く場合があるので要注意
法人登記情報変更
移転（新オフィス契約）後、なるはやで実施
これをやっておかないと、税務処理の書類などが旧住所に送られ続ける・・・・
DUNS番号変更
登録している場合は変更手続き（１週間程度かかる）
Apple Business Managerを使っている場合、ABM上の住所を変える場合は先にDUNSの更新が必要
各種契約住所変更
SaaSやら、ECサイトやら、保険やら諸々
どれだけ頑張ってもほぼ確実に対応もれが発生するので、
・随時請求書などで旧住所宛のものを検知
・郵便転送処理で延命措置
がおすすめ
移転ハガキ作成・郵送
取引先への移転連絡
今後の郵送等の目的でもありつつ、取引先の掘り起こしとしても有効
移転先での本格運用が始まったタイミングで発送できるよう、早めに全社から送付先を募っておくのがおすすめ
オフィス利用マニュアル
従業員向けの社内マニュアル
・入室/退室方法
・締め作業（セキュリティを有効化するとか）
・水回りの使い方
・清掃・ごみの運用・ルール
・空調・電気の操作方法
・会議室の使い方・予約・運用
・モニターなどの設備
・ネットワーク情報
などなど
これを事前に準備するかどうかで、移転後の問い合わせ対応工数が全然違う
GoogleMapの登録
来客が想定される場合は、会社を登録しておくと便利
場合によってはビル自体の登録がないので、ビルを登録したり写真を投稿したりする場合も
（弊社、同ビルのテナント1号なので私がやりました・・・・・）
初期メンテナンス
実際に使ってみないとわからないことも多いので、随時メンテナンスも必要
例えば
・清掃の頻度
・備品の追加（ドアストッパーとか）
・消耗品の追加設置（ティッシュとか）
・座席の調整
・ゴミ箱の追加・分別の変更
・ネットワークの増強
まとめ
「我ながら色々やったなー・・」と思い出しながら、つらつらと書き記してみましたが、
少しでも参考になりましたでしょうか・・・？
随時更新もしたいと思っておりますので、
疑問点やご相談、「移転手伝ってほしい！」みたいな話がありましたら、いつでもご連絡ください！
▼連絡先
X：https://x.com/aizawa_283
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