タスクを忘れないために、忘れろ。
仕事をしていると、複数のタスクを持たなければならない時があると思います。
特に、管理職やチームのリーダー、マネージャーなどの場合は、定常業務の他に、社外メンバーとのミーティングといった大事なタスクが急に入ることも少なくありません。
そこで、私が実践している「タスクを忘れない方法」を紹介します。それは、
タスクを忘れること。
「お前は何を言っているんだ？」となるかもしれませんが、これの意味するところは
タスクを持ったら、そのタスクを忘れても良い状態にする
ということです。
例えばタスク管理ツールといった「タスクを定期的に確認する場所」を用意しておき、そこにタスクの詳細を書き留めておく、という感じです。
「それくらいやってるよ」という方も多いと思いますが、大事な事は タスクの詳細を忘れても良い状態にする事 です。
メモ書き程度に1行書いただけ、だと作業着手時に「思い出すコスト」が発生します。このコストは時間が経つにつれて大きくなり、やがて思い出せなくなります。未来の自分は他人です。
私の場合は、業務利用しているタスク管理ツールがあるため、やるべき作業が発生したら
- まずタスク管理ツールにタスクを作る
- タスクに、いま把握している詳細を書き残す
- タスクをやるにあたって参照するリソース(資料やチャットのURLなど)をメモしておく
- やるべき内容の他に、何故やるのか、いつまでやるのか、やるという判断に至った経緯、などといったコンテキストも含めて書いておく(5W1H を意識)
をやるようにしています。
このタスク管理ツールは頻繁に確認するようにしているので、大事なタスクであっても忘れることはありません。[1]
属人性の排除にも貢献する
これはチームや組織としての話になりますが、この「やるべき作業は必ずタスクとして詳細を記しておく」を他のメンバーが見えるところで行っておくと、属人性を排除することにも貢献します。
あなたにやるべきタスクがある、ということは、そのタスクは会社の誰かがやらなければならないはずです。
もしあなたが何らかの理由でそのタスクが出来なくなった場合、誰かがそのタスクを行うわけですが、その時に情報(コンテキスト)が何も無ければ情報収集から始める必要があるため、大きなコストになります。
さきほど「未来の自分は他人」と書きましたが、まさに他人がタスクをやる場合でも、詳細情報を書いておく事はチーム・組織にとってメリットになるでしょう。
いちいち詳細を書いている時間なんて無いよ
そうなんです、タスクを忘れるほど忙しいから困ってるわけですからね😇
しかし、これをしばらくやってみると、少しの時間を最初に投資しておくことで未来の時間が節約できることが実感できると思います。
また私の場合は、一旦未来のタスクを忘れる事で、目の前のタスクに集中できるようにもなり、トータルでは時間節約になっているので、仕事としてやらなければいけない事だと認識しています。
これまでタスク管理自体をあまりやってきて来なかった方は、ぜひ一度試してみてください。
全てを完璧にやろうとすると大変なので、少しずつやってみることをお勧めします。
やっているうちに、「どのタスクにどの程度のコンテキストまで書いておくべきか」が徐々にわかってくるので、かける時間も少なくなっていくはずです。
この記事をきっかけに、みなさんの「うっかり」が無くなる事を願っています🙏
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こう書きましたが時々忘れます、それはタスク管理ツールに入力することを忘れた時です😅 ↩︎
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