プロジェクトの決定事項の情報探し、大変ではありませんか？
「過去の決定事項、いつ話したっけ…」「どっかで見たはずなんだけど…」「新メンバーにこれまでの経緯をどう説明しよう…」そんな悩みを抱えている方も少なくはないはず。
それNotebookLMで簡単ですよ、というお話です。
マインドマップの生成についてはよくお話を聞くのですが、レポート機能のほうは、みなさんは使っていますか？
どんな情報が生成されるかは、説明するより一度生成ボタンをポチしてもらう方が早いとは思うのですが、今回は概要説明資料（ブリーフィングドキュメント） と時系列のタイムラインについて説明したいと思います。
架空のプロジェクトの議事録を元にNotebookLMで出力した2つのレポートを出力・比較してみました。
Studioにある「レポート機能」から情報をまとめる
概要説明資料とタイムラインは、ノートブックの画面右側、Studioにある「レポート」から作成します。
プロジェクトの全体像を瞬時に把握する「概要説明資料」
まずは「概要説明資料」これは、プロジェクトの目的、体制、これまでの主要な決定事項、そして今後の課題と解決策を集約・要約してくれます。
以前は「ブリーフィングドキュメント」という名前だったので出力結果にも名称の名残がありますが同じです。
概要説明資料のポイント
プロジェクトの要点が凝縮
プロジェクト「NeXT」が「老朽化した既存システムの刷新と営業活動の効率化」を目的とし、経営層からも高く期待されていることが分かりました。
課題と解決策が一目瞭然
プロジェクトが直面した「開発期間と要求のミスマッチ」や「開発リソースの属人化」といった課題に対し、「段階的リリース」や「エンジニアの増員」といった具体的な解決策がセットでまとめられています。これにより、課題解決の経緯が明確に理解できそうです。
今後のアクションが明確
次に何をすべきかが「今後の重要なタスク」としてリストアップされます。例えば、「今週中に鈴木さんのアサインを正式決定する」といった具体的なタスクが明記されており、チーム全体の目線を合わせるのに役立ちます。
概要説明資料は、途中からプロジェクトに参加したメンバーへの情報共有や、経営層への進捗報告など、プロジェクトの「今」をコンパクトに伝えたい場面で絶大な効果を発揮します。
プロジェクトの流れと人間関係を可視化する「タイムライン」
次に「タイムライン」こちらは、プロジェクトの出来事を時系列に沿って整理し、会議でのやり取りや意思決定の背景を物語のように示してくれます。
タイムラインのポイント
意思決定のプロセスを追体験
第2回定例会議（8月12日）で挙がった営業部門の要望に対し、第3回会議（8月19日）で富井エンジニアが開発期間の懸念を表明し「段階的リリース」を提案、そして第4回会議（8月26日）で営業部門の合意を得る、といった一連の流れを時系列で追うことができました。
議事録内容から2024年8月5日週:三浦PMと伊藤課長が営業部門へのヒアリングを実施していることもタイムラインに記載されています。
そうなんですよ、会議内容以外でのアクションもちゃんとタイムラインに含めてくれているのがすごいです。議事録なので会議での決定事項だけかと思うとそうでは無いのです。
ユニークな「キャスト・オブ・キャラクターズ」
タイムラインには、登場人物の役割をまとめた「キャスト・オブ・キャラクターズ」という面白い項目があります。
例えば、伊藤課長は「プロジェクト全体の責任者」であり「開発体制のリスクを早期に認識」した人物、富井エンジニアは「技術的な観点から懸念を早期に発見し、改善策を提案する」重要な役割を担っていることなどが紹介されています。
これにより、誰がどのような役割で、プロジェクトにどう貢献したのかが分かり、チーム内の相互理解を深める助けになります。
途中からアサインされる若手エンジニア鈴木さんの「まずは約2.5人日参加」の計画も書いてあります。
タイムラインは、「なぜこの決定に至ったのか」という背景や文脈を深く理解したい場合に最適です。議事録を一つひとつ読み返す手間を省き、プロジェクトの物語を直感的に把握できます。
「概要説明資料」と「タイムライン」の違い
2つのレポートは、同じ議事録データを元にしていますが、それぞれに特徴があります。
Geminiに違いを聞いたら
「簡単に言えば、概要説明資料がプロジェクトの「静的なスナップショット」であるのに対し、タイムラインは「動的な物語」を示してくれるものと言えるでしょう」
と説明してくれました。なるほど！
まとめ：NotebookLMでプロジェクト管理を次のステージへ
これまで時間をかけて作成していた報告資料や引継ぎドキュメントが、NotebookLMを使えばわずか数秒で、しかも高いクオリティで完成しますね！
資料として置いておきつつ、まずは目を通してもらうとノートブックにどんな内容があるのかマインドマップと併せて全体がわかりやすいですよね。
その上でわからないことはNotebookLMのチャットで聞けばもう引き継ぎ・キャッチアップは完璧ですね。
- 概要説明資料でプロジェクトの全体像を素早く共有
- タイムラインで過去の経緯と意思決定の背景を深く理解
この2つのレポートを使い分けることで、チーム内の情報共有は格段にスムーズになり、プロジェクトはさらに加速するはずです。
会議だけでなく、不具合対応などの時系列まとめにも非常に良さそうです。
ぜひ一度NotebookLMのレポート機能を試してみてはいかがでしょうか。
更にこれのいいところはGoogleドキュメントを読み込んでいるので同期・最新化が簡単なところですね！
レポートは再生成になってしまいますが、このクオリティの資料がワンクリックで作れるのは非常に効率的です。まずはレポート作成ボタンをポチッと押して試してみてください！
おまけ：架空のプロジェクト議事録作成はGeminiで用意
レポートを試したかったので架空プロジェクトの議事録をGeminiに書いてもらいました。
はい、つづけて
そう上手くいかないわけで。懸念点でてきた
宿題持ち越し
前回の宿題どうなった？
1回1回シミュレーションするの面白かったです😃
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