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Notionで組織全体タスクを個人タスクに複製する方法の調査

Notion
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make
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背景

組織運営を行う上で、年末調整や社内アンケート、勤怠締めなど定期的に社員全体に依頼するタスクが発生する。
私の所属する組織ではイベントが発生する度にSlackメッセージで連絡する運用をとっているが、人によっては期限を忘れるため都度リマインドしなくてはならなず煩雑である。
そこで、Notionに組織全体のタスクを追加したら個人タスクに複製し、そのタスクの締切日などを個人でタスク管理できるよう自動化する。
自動化の手段として、Notion Automationも試したが上記のような複製処理は出来ないようであった。
GASを組むのはメンテナンスコストが発生するため、Make連携で検証する。

実稼働イメージ

  1. 組織タスクボードにタスクを期限とセットで作る
  2. 個人タスクボードにタスクを複製して期限もコピーする
  3. 個人タスクボードのタスクが完了したら組織タスクボードに自動生成された個人一覧のチェックボックスにチェックをいれる(誰が対応していないか管理できる)

想定している作業フロー

  1. Notionの組織タスクボードを作る (ToDo/WIP/DONE)
  2. Notionの個人タスクボードを作る (ToDo/WIP/DONE)
  3. Make連携
  4. 動作確認
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1. Notionの組織タスクボードを作る (TODO/WIP/DONE)

例えばこんな感じの社員共通タスクボード作る。
対象者はテンプレートで社員全員を含めておく。

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2. Notionの個人タスクボードを作る (TODO/WIP/DONE)

先ほどの共通タスクデータベースを複製して個人のデータベースを作成する。

ページ構成はこんな感じ。

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Make連携

Makeと連携して行う。Makeのアカウントセットアップは割愛。
MakeではNotionと連携して以下のことができる。
https://www.make.com/en/integrations/notion?utm_source=notion&utm_medium=partner&utm_campaign=notion-partner-program

そのまま使えそうなテンプレートはなかったので、シナリオを作成する。

セットアップ

手順はmakeのサイトに用意してある。
https://www.make.com/en/help/app/notion

シナリオを作成する。

Notionのmoduleを追加

データベースの変更と連動したいため、「Watch Database Items」を使う。

すると連携情報を聞かれる。

下記ページにアクセスしNotionにIntegrationを追加し、API Tokenを取得する。
https://www.notion.so/my-integrations

※ 筆者は「Make」という名前で作成しましたが、Notion標準で存在するIntegrationと紛らわしいため、「My Make」などがオススメです。

Capabilitiesを一旦全て有効にする。

トークンをコピー。先ほどのMakeの「Internal Integration Token 」欄にトークンを入力。

トークン設定が上手くいくと、MakeでConnectionが作成され先に進める。
しかし、データベースが取れない。。。

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MakeとNotion Databaseの連携

データベースの参照方法は少し特殊で、ここを参考にする。
https://www.make.com/en/help/app/notion#add-databases-to-be-visible-in-make-964748

どうやらDatabaseごとにConnectionを設定する必要があるよう。

連携したいデータベースのハンバーガーメニューから先ほど作ったIntegrationを指定してConnectionを作る。

今回は「社員共通タスク」「太郎さんタスク」のデータベースにコネクションを追加した。

改めてMakeでデータベースを検索。。。取れた！

「Run this module only」を選択すると単体で実行確認できるので試す。

成功してそう！