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会社の部門で使うTeamsのチャネル構成
会社の部門でTeamsを導入して3年以上経ちました。理想の姿になった、とはまだ言えませんが、今のところ「こうするとよかった/よさそう」と思っていることをまとめておこうと思います。
プロジェクト対応というよりは、事務的な、組織運営寄りのTeams活用の話となります。
チャネル構成
方針は以下のように考えています。
- 全員に表示する機能・話題別のチャネルを用意する
- 特定メンバーの活動のためのチャネルを用意する
- チャネル名に番号を付ける（現時点ではチャネルを並べ替えできないため）
- 「一般」チャネルは使わない（消せないし、扱いがよく分からないので）
具体的なチャネル構成は以下のようになります（イメージです）。
- 101 お知らせ：チーム全体への連絡、アナウンス
- 102 勤怠連絡
- 103 雑談・なんでも：本当に何でもいいです。特定の話題が多くなるようならそのときチャネルを切り出せばよいです
- 201 チームリーダー：これ以降の各チャネルは該当するメンバー向けです。該当しないメンバーはチャネルを非表示にしておくことで、チャネルメンションを有効活用できます。チャットに閉じずオープンにすることで他のメンバーからの意見箱にもなります。
- 202 営業チーム
- 203 開発チーム
- 204 ITツール推進WG
- 205 働き方改革WG
Teamsと他のツールとの使い分け
Microsoft信奉企業に所属しているのでOfficeアプリの名前で挙げていきます。
- Outlook：身近なメンバー宛の短文であっても後で見ればいい連絡にはTeamsチャットより有用
- Teamsチャット：リアルタイムな会話に
- Teamsチーム・チャネル：流れてよい情報（フロー情報）の交換に
- OneNote[1]：後から見返したい情報（ストック情報）の掲示に。常に最新化する（古い情報は消す）のがコツ
- OneDrive/ファイルサーバー：ファイル置き場に。ファイルはTeamsにもOneNoteにも直接置かないほうが整理しやすい
チャネルをいつでも消せるように使う
Teamsに限らず何でも、使い続けていくうちに消せない（消しにくい）モノが増えていって整理が付かなくなることがあると思います。特に新しいメンバーにとって、それは「どこに何があるか分からない」を生む大きな要因でしょう。それを防ぐため、チャネルはいつでも消せるように使う、言い換えればチャネルに大事な情報は置かないようにするのがよいと最近考えています[2]。
そのための運用は以下。
- チャネルの投稿には流れて消えてしまってもよい情報だけを載せる。保管しておきたい情報はOneNoteやOneDrive/ファイルサーバーに配置し、Teamsの投稿にはそのリンクを記載する
- チャネルの「ファイル」タブは使わない
- 投稿に添付したファイルが勝手に置かれるだけの場所と解釈したほうがよい
- 投稿へのファイル添付も極力避ける（投稿は消えてよいものにしたいため）
- チャネル名を変更すると、ファイルのパス・フォルダー名も変わってしまうため
それでもTeamsチャネルの「ファイル」を使いたい場合は、以下のやり方が考えられます。
- 「一般」チャネル内の「ファイル」タブを使う
- 裏側はチームのSharePointの「General」フォルダー
- ファイルパス・フォルダー名を維持しやすいのでおすすめ
- 各チャネル内の「ファイル」タブを使うが、直下には置かず、フォルダーを作ってその下に設置する
- 直下に重要なファイルを置くと、チャネルの投稿に添付された適当なファイルと混ざってしまう
たまに整理する
盛り上がっていないチャネルはノイズなので消します。作ったり消したりしていきましょう。
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