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会社の部門で使うTeamsのチャネル構成の例

2023/11/16に公開
Teams
Microsoft Teams
idea

会社の部門でTeamsを導入して3年以上経ちました。理想の姿になった、とはまだ言えませんが、今のところ「こうするとよかった/よさそう」と思っていることをまとめておきます。

プロジェクト対応のためというよりは、事務的な・組織運営のためのTeams活用の話となりますが、共通する部分もあると思います。

チャネル構成の例

チャネル構成については、以下の方針とします。

  1. 「全員が使用するチャネル」と「特定のメンバーが主に使用するチャネル」に大別します
    1. 「全員が使用するチャネル」は、話題別にチャネルを作成します
    2. 「特定のメンバーが主に使用するチャネル」は、特定メンバーのグループごとにチャネルを作成します。なお、グループ外のメンバーであっても、そのグループへの意見投稿などに利用できます
  2. チャネル名に番号を付けます。現時点ではチャネルは名前順に並び、自由に並べ替えできないためです。本記事では、「全員が使用するチャネル」には100番台を、「特定のメンバーが主に使用するチャネル」には200番台を割り当てています
  3. チャネルは最初から増やしすぎないようにします。過疎チャネルが多発し話題が分散すると、投稿先を選んだり情報を探したりするのが難しくなるためです。特定のチャネルが盛り上がりすぎて話題を追うことが難しくなったら、チャネルの切り出しを検討してください
  4. 「一般」チャネルは使用しません。消したり名前を変えたりできず扱いにくさを感じるため個人的にそうしていますが、扱う話題を定めて使用しても良いと思います

具体的には、以下のようなチャネル構成になります（イメージです）。

  • 101 お知らせ … 全体連絡・アナウンス。組織長だけではなく、周知したいことがあれば誰でも使用して良いです
  • 102 勤怠連絡
  • 103 雑談・なんでも … 他に適当なチャネルがなければ全てここに投稿します。以前「雑談」チャネルにしていたら、メンバーに「雑談以外（業務の話）はしたらダメかと思っていた」と言われたため、「なんでも」良いことを強調しておくのが良いです
  • 201 チームリーダー
  • 202 営業チーム
  • 203 開発チーム
  • 204 コンプライアンス委員
  • 205 働き方改革WG

チャネルの表示/非表示について

全員が使用するチャネルは、全員にチャネルを「表示」してもらいます。チームの設定で、各チャネルを「全員に自動表示する」ようにしておく[1]のがおすすめです。

一方で、特定メンバー用のチャネルは必要な人に表示してもらうだけで大丈夫です。

各メンバーがチャネルの表示/非表示を適切に選択することにより、チャネルメンションが効果的に使えるようになります。チャネルメンションは、チャネルを表示している人だけに通知されるためです。

チャネル会議について

チャネルと関連性のあるTeams会議（例えばチームの定例会議）を設定する場合は、チャネル会議としてスケジュールすることをおすすめします。これにより、会議のチャットがチャネル内に投稿され、情報の分散を防ぐことができます。

チャネル会議を開催するには、チャネルを開き、右上の「会議をスケジュール」からTeams会議の開催案内を作成します。

Teamsと他のツールとの使い分け

Teamsと他のツール（Officeアプリ）との使い分けです。

  • テキストメッセージツールとしての使い分け：
    • Teams：リアルタイムなチャットに
    • メール：リアルタイム性が求められない連絡に
    • 文量ではなく、リアルタイムな応答が必要かどうかで区別すると良いと感じます。チャットは一度既読にすると後で見返すのを忘れやすいですが、メールは後でまとめてきちんと処理していく人が多いと思いますので、例えば急がない依頼にはメールが向いていると感じます
  • 情報共有ツールとしての使い分け：
    • Teams：賞味期限の短いテキスト情報（フロー情報）に
    • OneNote：後から見返したいテキスト情報（ストック情報）に
    • OneDrive/ファイルサーバー：ファイル置き場に
    • ファイルは投稿に添付するよりも、OneDrive/ファイルサーバーに整理して保存し、リンクを投稿に添付した方が、後で探しやすいと思います
    • Teamsのチャネル構成と、OneNoteのセクション構成、OneDrive/ファイルサーバーのフォルダ構成はある程度似た構成にすると、各ツールでどの情報がどこにあるかが共通化されるため、情報共有が効率化されると思います

アイデア：チャネルをいつでも消せるように使う

Teamsに限りませんが、使い続けていくうちに消せない・消しにくいモノが増え、整理が付かなくなっていくことがあると思います。特に新しいメンバーにとって、それは「どこに何があるか分からない」を生む大きな要因になります。それを防ぐため、チャネルはいつでも消せるように使う、言い換えればチャネルに大事な情報は置かないようにするのがよいと考えています。

これを実現するには、以下のように運用します。

  1. チャネルの投稿には、流れて消えてしまってもよい情報だけを載せます。保管しておきたい情報はOneNoteやOneDrive/ファイルサーバーに配置し、Teamsの投稿にはそのリンクを記載します
  2. 各チャネルの「ファイル」タブは使わないようにします。ここには、投稿に添付した、保管の必要がないファイルが置かれるだけの場所として使います

それでもTeamsの「ファイル」タブを使いたい場合は、「一般」チャネルのみ使用する方法が考えられます。内部的にはSharePointの「General」フォルダーが使用されます。

たまに整理する

盛り上がっていないチャネルは、投稿先を選ぶときや情報を探すときのノイズとなるため、積極的に削除します。作ったり消したりしていきましょう。

脚注

  1. Microsoft Teams のチーム全体の自動表示チャネル - Microsoft サポート ↩︎

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