Web会議で画面共有する時に気をつけること
これは
Web会議で画面共有するときに、見せちゃいけないものを見せて情報漏洩を起こしそうになってる人をよく見かけてヒヤヒヤするので啓蒙のために書きました。
共有する画面を間違えない
何を当たり前なことをって感じですが、色々なアプリやブラウザウィンドウをたくさん開いてると間違えそうになることがありますし、実際間違えちゃってる人も見かけます。
画面共有しなきゃいけないことが予めわかってる時は開いてるウィンドウを減らしておいたり、仮想デスクトップを活用しましょう。
ブラウザウィンドウを共有するときはタブにも気をつけましょう。
タブに開いてるサイトのタイトルが出るので場合によっては何を見てたかわかっちゃいます、共有前に必要最低限かつ見られてもよいタブに減らしておくこと。
ブラウザのブックマークバーは隠すか無難なのにしておく
ブラウザのブックマークバーで顧客やプロジェクトごとのフォルダを作って関連するURLを整理してる人がいます。
整理するのはいいことですが、ブラウザを画面共有したときにそのフォルダが丸見えになると問題です。
画面共有前にブックマークバーを忘れず非表示にしておくか（ショートカットキーを覚えておくと楽）、そもそもわからないような名前にするとか、フォルダ階層を深くしておくとか工夫しましょう。
これはスクショを取ったときもうっかり映り込みがちで危ないので注意しましょう。
複数のプロジェクトを跨ぐツールの画面を共有する時は気を付ける
例えばBacklogのダッシュボードやプロジェクトのタブを展開すると、色々なプロジェクトの情報が横断して出てきます。
ツールによってそのような画面を見せないように細心の注意を払いましょう。
サジェストや履歴に気を付ける
ブラウザのアドレスバーを使って検索するときに閲覧履歴などから候補のサイトをサジェストしてくれる機能があるが、これも意図せず関係ない情報を見せてしまう恐れがある。
共有していない画面で入力したものをコピー&ペーストすることでこれは防げる。
全画面共有はなるべくしない
画面共有する時は、たいてい画面全体を共有するか、アプリケーションのウィンドウを共有するか選ぶことができます。
大体の場合共有が必要なのはブラウザだったりパワポだったり、１つのアプリケーションウィンドウのことが多いです。
不用意に変な情報を晒すリスクを下げるためにもウィンドウ単位の共有にしておきましょう。
もし画面全体を共有して複数ウィンドウを見せたい時は以下のことに気をつけましょう。
デスクトップは綺麗にしておこう
ブックマークバーと同じ理由でデスクトップに他の顧客やプロジェクトに関わるフォルダやファイルが置いてあるとインシデントの元です。
デスクトップには基本的に見られても無害なものしか置かないようにしましょう。
共有中の通知に気を付ける
全画面共有していると他のアプリケーションから通知が来た場合丸見えになります。
例えばSlackの通知はデフォルトだとメッセージの内容がプレビューで見えちゃいます。
運悪くDMで変なことを誰かが口走って見せてはいけない参加者に表示されたら目も当てられません。
OSの設定や集中モードで一時的に通知オフにするのもいいですが、絶対うっかり忘れるのでそもそも通知されないような設定にするか、Slackならプレビュー表示されないようにできるので設定にしておきましょう。
他にも思いついたら書きます。
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