ワークフローという抽象的な言葉。ちょっとだけ理解を深めよう

はじめに

IT企業に関わらず、働いている中でワークフローという言葉を耳にしたことのある人は多いと思います。ですが、いざワークフローとは何かを説明しようとすると、なかなか難しいのではないでしょうか。
白状しますが、私はIT企業に勤めてもう数年経つのにワークフローのことをよく分かっていませんでした。もし「ワークフローって何？」と聞かれたら、仕事の流れ・・・といった愚直な日本語訳しか答えられない程度の理解度です。
今回アドベントカレンダーを書く機会をいただけたので、「ワークフローとは何か？」をおさらいしたいと思います。また、似た言葉にビジネスプロセスというものがあります。ワークフローとビジネスプロセスの違いについても調べながら解説していきます。

ビジネスプロセスとは

記事のタイトルがワークフローなのになぜビジネスプロセスから話すの？と思われるかもしれませんが、ビジネスプロセスはワークフローよりも大枠の部分を担うものなので先に説明します。

Business processes are procedures developed from a sequence of steps to achieve goals. Each step represents a specific assigned task. Business process workflows may involve people, materials, equipment and other elements needed for a department or individual to meet established goals.

引用：https://www.indeed.com/career-advice/career-development/business-processes

Indeedキャリアガイドのサイトには上記のように説明されています。
かなり要約すると、ビジネスプロセスは目標を達成するための一連の流れのことです。

これだけだとまだ愚直に訳しただけにになってしまうので、採用のプロセスを具体例として考えます。なお、私は人事部に所属したことがありませんので妄想で書きます。
仮に「一年で100人を採用する！」という目標を立てたとき、人事採用のプロセスは以下のように進んでいきます。

1. 採用計画を決める
2. 求人票の作成＆公開
3. 応募者の確認・応募者データの管理
4. 書類選考
5. 面接

例えばプロセス1の採用計画を決める フェーズでは、どんな人材を求めているか？などの採用戦略の明確化が目的となります。次のプロセス2においても、求人情報を提供する・自社を知ってもらうなどの目的があります。
それぞれのプロセスが目的に沿ってうまく回っていくことで、一年で100人を採用するという目標に近づいていきます。

参考：https://www.indeed.com/career-advice/career-development/business-processes

ワークフローとは

次はワークフローについてですが、Asana, Inc.では以下のように解説しています。

ワークフロー (workflow) とは、仕事の開始から終了までをカバーするプロセスのことを言います。このプロセスは、適切なタイミングで適切な人材と情報を結びつけることによって、チームの目標を達成できるようにサポートします。ワークフローを設定すると、理解しやすく、しかも将来的に再現可能な形で情報を整理することができるのです。

ビジネスプロセスと同じじゃん。ややこしいので、先程上げた人事採用プロセスを元に違いについて考えてみます。

1. 採用計画を決める
    - ニーズを特定するために現在の社員数やスキルセットを調査
    - 採用予算を見積もる
    - 採用方法を決める
    - 採用スケジュールを決める
2. 求人票の作成＆公開
    - 職務内容を明確にする
    - 給与や労働時間などを明確にする
    - 求人媒体を選ぶ
    - 求人情報を公開＆周知
3. 応募者の確認・応募者データの管理
    - 採用管理システムの設定
    - 応募書類の確認・共有
    - 進捗状況の管理

長くなりそうだったので4と5については省きました。
1~3のビジネスプロセスの中には、それぞれ細かなタスクが存在しています。これらの具体的で細かいタスクの流れがワークフローです。目標と目的を達成するための、より具体的な仕事の流れといったところでしょうか。

ちなみに、なぜこのワークフローという言葉がよく取り上げられているかについてのヒントをAsana, Inc.が下記のように説明してくれています。

たとえば、平均的なナレッジワーカーは就業時間の 60% を、情報の検索や業務のステータスの追跡といった「仕事のための仕事」に費やしています。一方、業務の 4 分の 1 の締め切りが守られていません。1 日中、真面目に忙しく働いていても、なぜか目標に到達できず、仕事が遅れてしまうのです。

所属部署や業種によっても多少の違いがあるものの、私たちは本来やりたいこと・やるべきこと以外の部分でかなりの時間を取られてしまっているということです。これを改善するための手段として、ワークフローが挙げられています。

引用：https://asana.com/ja/resources/workflow-examples

まとめ

今回この記事を書いていく中で、ビジネスプロセスは目標を達成する一連の流れで、その中の細分化されたタスクがワークフローだということを学びました。

この記事を読んでくれている方が、もしもチェックリストを毎日作っていたり、PCやデスクにタスクの書かれた付箋がたくさん貼ってあったり、「毎回同じことをするのに何故かミスが起きるんだよなあ」という悩みがあるのならワークフローシステムを試しに導入してみるのも良いかもしれません。

最後に（CM）

今回ワークフローについてざっくりと解説しましたが、株式会社コラボスタイルでは業務を円滑に進めるためのワークフローシステムを開発しています。もし「ちょっと気になる」「使ってみたい」などご要望ありましたらぜひ一度ご連絡ください。